Struktur för det dagliga arbetet

I ett team som jobbar i huvudsak digitalt och som kanske inte sitter och arbetar på samma arbetsplats, blir strukturer och visualisering av dessa strukturer extra viktigt. Att välja arbetsytor och arbetsformer som effektivt kan sprida relevant information blir därför centralt. Dylika “information radiators” (en plats för information där varje medarbetare snabbt kan få överblick över processen) kan placeras både analogt och digitalt. Analogt om teamet har en plats där de återkommande faktiskt träffas och digitalt i form av en anslagstavla eller annan samarbetsyta.

Planering över tid

I ett decentraliserat projekt där medarbetarna är utspridda och jobbar med egna mandat blir en översikt över arbetet/projektet extra viktigt. Denna tidsperiod kan givetvis variera. Det kan vara ett år, en termin, en månad eller en vecka. Tidsperioden kallas också olika saker i olika sammanhang. I till exempel mjukvaruindustrin pratas det ofta om en “sprint” men det kan också kallas en fas, en iteration eller dylikt. Oavsett tidsperiod eller namn – sätt upp och visualisera en översikt över arbetet och se till att den innehåller:

• ett tydligt mål med vad som ska åstadkommas i stort
• ett tydligt slutdatum
• en tydlig, kvantifierbar mängd arbete som ska utföras.

Se till att denna översikt är en del av den informationsstruktur som beskrivs i stycket ovanför. På så sätt kan gruppens medlemmar se vilka framsteg som tas varje dag i förhållandet till det som ska åstadkommas under den begränsade tidsperioden.

Daglig planering eller veckoplanering

Det är naturligt att de övergripande stora mål som diskuterades under förra rubriken längs vägen bryts ner i en massa mindre delmål och deluppgifter. Beroende på arbetets omfattning och utförande kan det kräva olika mycket planering och möten. I projekt med hög rörlighet, det vill säga att många förutsättningar (inklusive slutlig målbild) kan komma att ändras längs vägen, kan det vara nyttigt med ett kort möte varje dag. Ett kort daglig möte kallas för daily standup i en projektmodell som kallas Scrum. Hos Geekbots förklaras daily standup ingående. I ett projekt som är mindre snabbrörligt kanske det räcker med ett avstämningsmöte en gång i veckan.

Oavsett mötesfrekvens speglar planeringsmötet den övergripande planeringen i stort och ett antal frågor måste besvaras:

• Uppgifter. Vad ska göras? Vem ska göra det? När ska det vara klart? Behövs något undanröjas för att det ska bli gjort?
• Genomförande. Daglig avcheckning: går det som vi planerat? Behöver något justeras? Behöver någon hjälp? Behöver vi omfördela våra gemensamma resurser?
• Utvärdering. Gick det som vi avsåg? Kan någon del av processen förbättras? Vill vi ha några ändringar?