Kommunikations- och beslutsstrategier
När en gemensam värdegrund och en gemensam målbild är upprättad återstår ett antal olika beslut som är viktiga att ta i en grupp som arbetar digitalt:
- Hur kommunicerar vi?
- Vilken information överförs på vilket sätt?
- Var samlas kunskap?
- Var kan vi överblicka vem som gör vad och när det ska vara gjort?
- Vad krävs för att vi ska kunna fatta beslut, hur fattar vi beslut och vad fattar vi beslut om?
En del av dess frågor kanske är självbesvarande beroende på vilket projekt man genomför medan andra är helt öppna. Helt oavsett är det viktigt att gruppen är överens eftersom det annars kommer att leda till missförstånd och potentiella skav.
Skapa därför dokument som placeras på samma plats som värdegrund om målbild. Svara kortfattat på alla de mest centrala frågorna:
- Vad är vår exakta uppgift och målbild?
- Vilket mandat har vi i gruppen och vilket mandat har vi som individuella medlemmar i gruppen?
- Hur utbyter vi information? I vilka kanaler och på vilket sätt?
- Vad krävs för att vi ska kunna fatta beslut, hur fattar vi beslut och vad fattar vi beslut om?
Exempel på en av Digitekets centrala ytor för kommunikation och enhetlighet.
Oklara mandat, oklara avgränsningar och otydlig kommunikation kan leda till problem och förlorad tid i vilket projekt som helst men i ett digitalt projekt blir det extra viktigt att vara tydlig då missförstånd inte alltid kan upptäckas och lösas genom det mellanmänskliga utbytet.
En del av svaren på ovan nämnda frågor är också lösningen på en del av frågeställningarna. Svaret på frågan “Var kan vi överblicka vem som gör vad och när det ska vara gjort?” kan ju mycket väl vara ett val av digital plattform att jobba i som i sin tur är svaret på frågan “Hur utbyter vi information?”. Hur den digitala kommunikations- och beslutsinfrastrukturen ska se ut är därför centrala beslut för projektet, oavsett om de fattas av projektledaren innan projektet påbörjas eller i samförstånd i projektgruppen.