En ny grupp eller en ny uppgift

Denna lektion kommer att fokusera på utmaningarna med att leda en ny grupp – eller en grupp som getts ett nytt uppdrag/projekt med digitala verktyg och digital kommunikation som sina främsta hjälpmedel. För oavsett om gruppen är ny eller gammal kommer troligtvis nya digitala arbetsformer att skapa förändringar som i viss mån leder tillbaka till den cykel av faser som alla “nya” grupper går igenom. Målet med lektionen är att du ska bli medvetandegjord om några grundläggande grupprocesser och få några verktyg att ha med dig in i detta viktiga skede av det nya samarbetet.

Det finns flera olika teoribildningar kring de faser som nya grupper går igenom. Denna wikisida om grupputveckling visar några modeller som på många sätt är snarlika och vi väljer att presentera Bruce Tuckmans modell enkom för att den språkliga rubriksättningen gör den lätt att minnas:

Fas 1: Forming

Gruppmedlemmarna lär känna varandra (eller den nya kontext i vilken de kommer att arbeta). Gemensamma mål och regler etableras – både formella och informella. I denna fas finns både smekmånadsglädjen över att göra något nytt med andra och osäkerheten som alltid finns när man ska finna sin plats i en ny grupp. Som ledare är det viktigt att ha detta i tankarna och hjälpa till att skapa goda förutsättningar för gruppen att enas och att ge tydliga ramar för det kommande arbetet.

Fas 2: Storming

I nästa steg, när jobbet påbörjats, kommer spänningar och konfliktytor att bli uppenbara. Olika målbilder, olika angreppssätt och problemlösningsstrategier krockar – inte sällan ihopblandat med känslor kopplade till medlemmarnas naturliga jakt på status i gruppen.

I denna fas kan det finnas dålig sammanhållning, dolda målsättningar, konflikter och misslyckanden. I denna fas behövs aktivt coachande och gruppstärkande aktiviteter.

Fas 3: Norming

I normstadiet så etableras gemensamma normer och riktlinjer och en klarare bild av det gemensamma målet uppstår. Här jobbar medlemmarna aktivt med sin kommunikation, klargör målbilder, justerar gruppdynamik, arbetsroller och arbetssätt. Detta är en dynamisk fas och du som ledare bör här hjälpa teamet genom att bana vägen för dem och ge dem möjligheter att lyckas själva. Grunden för det är tillitsbaserat ledarskap där du skapar förutsättningarna för att de ska lyckas på egen hand.

Fas 4: Performing

I denna fas når gruppen sin bästa produktivitet. Det jobb som gjorts tidigare bär frukt och arbetet fortgår med en god mängd kreativitet, egna initiativ, flexibilitet, gruppkänsla och stolthet över vad som åstadkoms. I denna fas behöver du som ledare bara hjälpa till att ge förutsättningar för att arbetet ska kunna fortsätta smärtfritt.

Fas 5: Adjourning

I uppbrottsfasen närmar sig det gemensamma arbetet slutet och gruppen splittras. I denna fas bör du både hjälpa gruppen att hitta ett tillfredsställande avslut på tiden tillsamman och hjälpa individuella medlemmar att finna nya möjligheter framåt – kanske i ledarskapsroller i andra grupper.

Alla dessa faser är utmanande att gå igenom även för en grupp som jobbar nära inpå varandra. När det handlar om grupper som jobbar digitalt finns det än fler hinder och ditt jobb som ledare blir därför extra viktig.

Vad är då viktigast när du ska jobba (digitalt) med ett nytt team? Ja, detta är ju subjektivt men det är svårt att överskatta behovet av att en ny grupp tillåts träffas och lära känna varandra. Så även om du getts ansvar för att leda ett team som är utspridda geografiskt och som du kommer att leda digital, kämpa för att ni i den inledande fasen har ett par tillfällen då ni faktiskt kan träffas fysiskt. Den teambuildingen (medelst samarbetsövningar och annat) som medarbetare ibland kan skratta lite åt (bära stockar, framföra snabbt hopskrivna scener, bryta sig ut ur escape-rooms) handlar ju sällan om själva aktiviteten. Istället är det mötet och att hitta det gemensamma och mänskliga som är centralt. Om detta senare inte sker naturligt varje dag i form av småsnack över datorskärmarna eller i fikarummet blir det extra viktigt att det ges tid i projektets inledningsskede.

Det är lätt att snabbt vilja komma fram till det faktiska jobbandet. Speciellt om uppgiften man har framför sig känns stor och tiden knapp. Trots detta finns det en poäng med att ta det långsamt i början. Att hitta varandra på rätt sätt i forming-fasen kan spara otroligt mycket tid i storming-fasen.