Digitala verktyg

Vi lever i en digital värld och vi omger oss med en myriad av digitala hjälpmedel. Många av dem är så bekanta för oss att de nästan inte ens känns som kommersiella produkter längre utan mer en sorts naturlig infrastruktur som bara finns där – exempelvis produkter från Google, Microsoft och Adobe. Men trots allt består digitalt samarbete i grupp av en massa beslut kring vilka digitala hjälpmedel som behövs och på vilka grunder. Denna lektion ger en kort översikt över ett antal produkter att använda vid digitala projekt och beskriver dess användningsområden och fördelar.

Begränsningar

Folkbiblioteken i Sverige arbetar under mycket olika förutsättningar och regelverk och all form av lokalt, regionalt och nationellt samarbete påverkas av dessa olika begränsningar. Där man i en kommun inte får använda någon produkt i Google-ekosystemet har en annan valt just Google som standard. Samma sak gäller Microsoft och deras system. Att hitta ett sätt att samarbeta digitalt i detta är inte alltid lätt. Denna lektion kommer förhoppningsvis att öppna dörren för några alternativ som gör det lättare.

Val

Att välja vilka hjälpmedel att presentera i detta sammanhang är givetvis inte lätt. Utgångspunkten för kursen har varit följande:

Google och Microsofts produkter = Officepaketet och Googles miljö av online-verktyg

Kunskapen är så god bland biblioteksmedarbetare att vi inte går in på detta i kursen. Vi ser det som en del av en digital infrastruktur som de flesta har god koll på. Eventuellt får program från denna kategori egna, fristående kurser längre fram.

Videokonferensverktyg

I och med coronapandemin har dessa verktyg fått sitt stora genombrott men kanske har inte alla medarbetare använt alla verktyg. Vi gör därför en snabb översikt i en lektion och hänvisar också till andra kurser vi gjort på Digiteket tidigare.

Övriga digitala verktyg för digital projektledning

Vi har valt ut ett antal som vi tycker ger ett bra och brett stöd för olika processer. De vi valt ut har fått en kort översiktspresentation om en lektion vardera. Presentationerna är inte att ses som manualer utan bara en orientering så att du som projektledare ska kunna välja vad du vill fördjupa dig vidare i.

Brasklapp

Självklart finns det otroligt många andra program och hjälpmedel. Att vi valt just nedanstående program att presentera ska inte ses som ett aktivt stöd för dessa framför andra utan snarare som ett tecken på att de är vanligt förekommande och att vi tyckte att de var pedagogiskt lämpliga för denna kurs. Glöm inte heller att även många gratisprogram (open source-program undantagna) kommer med en prislapp i form av reklam, information som ges bort till kommersiella aktörer, och så vidare. Välj med omsorg. Skulle ni sitta inne på expertis om andra digitala samarbetsplattformar så är vi på Digiteket alltid intresserade av att expandera med fler kurser och artiklar.

Den stora översikten

För att du enklare ska kunna välja när du tittar på kursens följande lektioner kommer här en översikt:

Stora och breda projektledarverktyg som tillåter mycket anpassning och innehåller många olika funktioner samlade i ett verktyg

• Miro
• Basecamp
• Monday.com

Verktyg som erbjuder stöd för att hålla koll på flöden (att göra, håller på att göras, gjort)  fördela uppgifter i förhållande till deadlines, och dylikt

• Wrike
• Trello
• Miro
• Basecamp
• Monday.com

Verktyg som tillåter kommunikation i olika kanaler: både chattrum, videokonferenser och privata meddelandefunktioner

• Discord
• Slack
• Basecamp
• Monday.com

Verktyg med en hög grad av visualisering (som en whiteboard)  för att jobba kollaborativt

• Miro

Verktyg som kan ställas mot varandra då deras funktionalitet är liknande

• Discord och Slack – välj något av dem om du behöver dessa funktioner. Du behöver inte båda.
• Trello och Wrike – välj något av dem om du behöver dessa funktioner. Du behöver inte båda.
• Monday.com och Basecamp – välj Monday.com om du driver stora och komplexa projekt med många medlemmar som kräver mycket skräddarsyende och specialanpassningar. Välj Basecamp om du driver mindre projekt och behöver något som både är heltäckande och enkelt.