Genomför workshoppen – från start till slut

Nu är det dags för dig att genomföra din workshop! Här får du veta vad som är viktigt att tänka på – från att förbereda rummet till att avrunda dagen på bästa sätt.

Kom ihåg: Din roll som facilitator är att skapa trygghet och hålla processen levande – inte att styra innehållet.

Använd stödmaterialet för att ta dig igenom workshoppen steg för steg.

Din roll som facilitator

Du behöver inte vara expert. Du behöver inte ha svaren. Men du behöver vara tydlig med din roll – och hålla i processen.

Led utan att styra

Redan från start behöver du visa vilken roll du tar – och vilken du inte tar. Du har redan gjort det i förberedelserna. Nu gör du det också i introduktionen till workshoppen.

Var också tydlig med att deltagarna är medskapare av innehållet – det sänker prestationskrav och höjer engagemanget. Ställ öppna frågor och låt gruppen forma innehållet. 

Här finns frågor som du kan använda under workshoppen: Frågor för att facilitera dialog. 

Håll i strukturen

Som facilitator ansvarar du för att samtalet har en tydlig början, mitt och slut. Det betyder att du:

• öppnar med IDOARRT (se lektion 2)
• påminner om spelregler om det behövs
• hjälper gruppen att hålla sig till frågan
• guidar vidare om samtalet kör fast eller spårar ur
• håller koll på tiden, men utan att stressa
• avslutar varje moment tydligt – exempelvis med summering eller reflektion
• dokumenterar beslut, idéer och mönster som kommer fram.

Men struktur är inte samma sak som stelhet. Du behöver också vara beredd på att improvisera utifrån vad som faktiskt händer i rummet.

Om samtalet tar en oväntad vändning – fråga dig om det bidrar till syftet. Om ja, häng på. Om nej, hjälp gruppen tillbaka på rätt spår.

Skapa trygghet

Trygghet uppstår inte av sig själv. Den formas av tonfall, metodval och små signaler – och du sätter tonen.

Några konkreta sätt att bidra till trygghet:

• Använd SCARF för att förstå gruppens sociala behov (se lektion 2).
• Använd rundor – så vet alla att de får prata.
• Säg att det är okej att vara tyst.
• Bekräfta olika erfarenheter och sätt att delta.
• Sänk tröskeln: ”Du behöver inte ha ett färdigt svar – du kan tänka högt.”
• Uppmuntra tystlåtna deltagare utan att pressa dem.
• Hjälp dominanta röster att lämna plats åt andra. Använd rundor och fördela ordet aktivt.

Mod föds ur trygghet. När människor känner sig lyssnade på, vågar de också utmana sig själva och gruppen.

Lyssna aktivt

Din kanske viktigaste uppgift i stunden är att lyssna efter hur samtalet rör sig. Vad sägs – och vad sägs inte? Vem tar plats – och vem gör det inte?

• Spegla det som sägs.
• Sammanfatta viktiga insikter.
• Synliggör mönster och återkoppla till syftet.

Följ energin

Ge gruppen tid att vila och reflektera. Följ gärna planerade pauser, men läs av behovet i stunden.

Anpassa tempo och metod efter gruppens energi. Behövs en paus, en icebreaker eller en snabb energihöjare? Tveka inte att bryta in! 

• Tips på icebreakers på litteraturtema
• Tips på snabba energihöjare

Kom också ihåg att ta små andningspauser själv som facilitator – det hjälper dig att behålla närvaro och lugn genom hela workshoppen.

Hantera svårigheter

• Hantera sidospår med respekt.
• Hantera dominanta deltagare:
  • Påminn om spelreglerna: ”Vi har sagt att alla röster ska få plats.”
  • Använd rundor där alla får säga något i turordning.
  • Ställ frågor direkt till tystare deltagare: ”Vad tänker du, [namn]?”
• Tystnad: 
• • Låt det vara tyst ibland. Tystnad kan betyda eftertanke. 
  • Bekräfta situationen: ”Jag märker att det är lite tyst – ibland behöver man tid att tänka. Det är okej.” 
  • Utmana tystnaden och orsaken till att det är tyst – det kan leda till eftertanke. “Jag upplever att det inte är så många som säger något – vad beror det på?”
• Motstånd eller ifrågasättande: 
  • Bekräfta känslan: ”Det låter som att det här väcker frågor hos dig – det är helt okej.” 
  • För dialogen vidare: ”Vad tror du att vi skulle kunna vinna på att prata om uppdraget?” 
  • Påminn om syftet och varför ni är där. 
• Konflikter eller känsloladdade reaktioner:
  • Andas. Pausa vid behov. 
  • Spegla vad du ser: ”Det här verkar väcka starka känslor – låt oss stanna upp en stund.” 
  • Ta en paus om du känner att temperaturen behöver sänkas. 
• Hierarkier i rummet:
  • Tydliggör roller i början: ”I dag deltar alla som jämbördiga samtalspartners.” 
  • Använd smågrupper eller anonym insamling för att sänka trösklarna. 
  • Be chefer att vara observatörer i vissa moment om det känns tryggare för gruppen. 

Var flexibel

Planera noggrant. Ha tydliga ramar. Men släpp också tanken på att du kan kontrollera allt. En bra workshop är inte statisk – den är levande. Våga släppa detaljer om gruppen behöver något annat. Stäm av processen.

Det kan bli tyst. Det kan bli rörigt. Det kan bli något annat än du tänkt. Och det är okej – så länge samtalet känns meningsfullt för gruppen.

Lita på processen – och på att du som håller i workshoppen har gjort det du kan för att bädda för ett gott samtal.

Innan deltagarna kommer

Kom i god tid och gå igenom lokalen och tekniken:

• Fungerar allt som det ska?
• Är materialet på plats?
• Behöver du justera något, som exempelvis grupper eller övningar?
• Var klar innan deltagarna börjar droppa in, så att du kan fokusera på dem.

Ställ gärna fram vatten, glas och lite frukt för en välkomnande känsla.

När deltagarna kommer

• Hälsa alla välkomna varmt och vänligt.
• Om gruppdeltagarna inte känner varandra – eller du inte känner dem – be alla skriva en namnlapp.

Små detaljer som dessa hjälper till att snabbt skapa trygghet och närhet i rummet.

När det är dags att köra igång

Det är viktigt att lägga en bra grund från start. Inled och avsluta workshoppen tydligt – det hjälper deltagarna att känna delaktighet och förstå helheten.

Att inleda workshoppen – vikten av att landa in i workshoppen

Använd IDOARRT-modellen för att rama in starten:

• Syfte: Varför vi är här.
• Mål och resultat: Vilka är målen med workshoppen?
• Dagordning: Vilka moment innehåller dagen?
• Överenskommelser: Vilka spelregler gäller i samtalen? Vad är okej att göra och vad är inte okej?
• Roller: Vilken är din roll? Chefers eller observatörers roller?
• Ansvar: Vilket stöd/material finns och vem ansvarar för vad?
• Tid: Hur ser upplägget ut?

Glöm inte incheckningen!

Att avrunda workshoppen och avsluta på rätt sätt

En genomtänkt avslutning skapar en känsla av helhet och tydlighet kring nästa steg.

Så här kan du göra:

• Sammanfatta gemensamt: Vad kom vi fram till? Vad händer nu?
• Utcheckning: Låt varje deltagare säga något kort i avslutningen – det ger värde till varje röst.

När workshoppen är slut

När deltagarna gått – skriv ner dina egna reflektioner direkt:

• Vad hände under workshoppen?
• Vilka reaktioner såg eller hörde du?
• Vad fungerade bra?
• Vad behöver utvecklas?
• Vad vill du komma ihåg till nästa gång?

Det är lätt att detaljer försvinner om du inte skriver ner dem direkt, och dina anteckningar är guld värda inför nästa steg: utvärdering och analys.

I nästa lektion

Bra jobbat! Nästa lektion fokuserar på efterarbetet och hur du utvärderar och följer upp workshoppen.