Planera och förbereda: Skapa rätt förväntningar och goda förutsättningar

Nu har du lärt dig grunderna i workshoppen och det är dags att börja omsätta dina kunskaper i praktiken! I den här lektionen får du lära dig hur du planerar och förbereder en workshop på ett sätt som skapar goda förutsättningar och rätt förväntningar – något som är avgörande för ett bra slutresultat.

Din checklista: Vad du behöver göra

• Förankra workshoppen i verksamheten
• Bestämma roller och ansvar
• Göra en tidsplan
• Boka lokal
• Samla in information
• Planera för uppföljning och fortsatt arbete

Förankra i verksamheten

För att en workshop ska få verklig betydelse måste syftet vara tydligt och levande i verksamheten – både för chefer och medarbetare. För dig som är chef gäller det att få med dina medarbetare på tåget. För dig som medarbetare gäller det att få med din chef och dina kollegor.

Förankring kan ske genom samtal med chef och/eller medarbetare i olika sammanhang. Det är viktigt att förankra för att skapa en förståelse för varför ni gör det här och vilka förväntningar på resultat som kan finnas.

Jag tror verkligen att det är såna här workshoppar som för oss framåt även om det kan kännas som att det går långsamt ibland.

Deltagare i pilotworkshop

Förankra hos deltagarna

Att förbereda deltagarna är viktigt för att skapa rätt förutsättningar för workshoppen.

Använd gärna ett befintligt möte för att:

• berätta om syftet
• reda ut roller och förväntningar
• förklara vad som kan kännas svårt eller utmanande.

I ett sådant möte kan du plocka in delar från den inledande delen av workshoppen. 

Fundera på

• Vad behöver deltagarna veta i förväg?
• Behöver vissa grupper extra information? Till exempel om det är olika yrkesgrupper som samlas där det finns olika förförståelse för uppdraget.

Roller i workshoppen

Du behöver fundera på och fatta beslut om olika roller i workshoppen. Tydliga roller skapar trygghet. Bestäm och kommunicera de olika rollerna.

Deltagare

Alla deltar på lika villkor!

Facilitator

Fundera över att ha en extern eller intern facilitator, tänk på fördelar och nackdelar. Vem kan bäst facilitera workshoppen?

Ibland är det klokt att någon annan än en chef leder workshoppen – inte för att chefen saknar kompetens, utan för att samtalet ofta blir friare och deltagarna slipper känslan av att behöva ”svara rätt” när en person med formellt ansvar håller i rodret.

Observatör

En observatör är inte en aktiv deltagare och behöver vara en person som inte stör eller påverkar pågående samtal med sin närvaro.

Är ni en större verksamhet där flera workshoppar ska genomföras behöver ni ha observatörer i varje workshop. Observatörerna fångar upp vad som sker i workshoppen.

Chefens roll

Fundera kring chefer och verksamhetsledares roller i workshoppen. Chefer kan vara deltagare, men också observatörer.

Om chefer ska vara aktiva deltagare i workshoppen behöver du fundera på hur det kan påverka samtalen, deltagarna och resultatet av workshoppen.

Du kan fundera utifrån följande frågor:

• Hur kan chefers deltagande påverka vilka röster som hörs och vilka som tystnar?
• Finns det risk för att deltagare håller tillbaka åsikter och kan det komma att påverka resultatet?
• I vilka lägen riskerar chefens roll att påverka samtalet mer än att stödja det? Exempelvis om chefen tar ordet först, kommenterar andras idéer eller tolkar tolkningar.
• Vad behöver vara tydligt kring chefens roll för att skapa trygghet och äkta delaktighet? Det handlar både om praktiskt förtydligande (före/under workshoppen) och symboliska signaler i rummet.
• Vilka möjligheter och risker ser du med att en chef deltar i workshoppen?

Risker och möjligheter med en chefs deltagande i workshoppen

Beakta gärna risker och möjligheter med att ha chef som deltagare i workshoppen.

 

Gör en tidsplan

Du behöver göra en tidsplan. Börja med att sätta datum för den eller de workshoppar ni ska genomföra. 

I tidsplanen behöver du ha med och sätta tydliga deadlines.

Inför:

• Planering – glöm inte att boka lokal!
• Insamling av information – olika utskick och påminnelser
• Anpassa workshoppen 
• Praktiska förberedelser

Under:

• Workshoppen

Efter:

• Utvärdering och uppföljning

Lokalens betydelse

I det här steget behöver du ha koll på vilka lokaler som finns tillgängliga och vilken typ av lokal du behöver. Vikten av lokalens utformning ska inte underskattas. Den påverkar hur vi mår och om vi kan delta aktivt under workshoppen eller inte.

Lokalen behöver 

• vara ljus, luftig och ha flexibel möblering
• ha teknisk utrustning på plats
• vara tillgänglig för alla.

Samla in information

När grunden är lagd är det dags att samla in mer information, som du använder för att anpassa workshoppen.

Du gör det genom:

• förberedande samtal med chef eller egen reflektion
• förberedande uppgift för deltagarna.

Förberedande samtal

Om du inte redan har haft ett förberedande samtal med din chef, så är det dags. Boka in i god tid innan workshoppen. Förberedande samtal handlar om att skapa rätt förutsättningar och förväntningar och om att samla in information om verksamheten och om gruppen. Informationen använder du för att anpassa workshoppen och för att skapa bra förutsättningar för dialogerna. Det handlar till exempel om gruppdynamik och verksamhetens och gruppens behov och förutsättningar.

Är du chef och ska genomföra workshoppen själv kan du reflektera över frågorna på egen hand eller tillsammans med en kollega.

Samtalsmall inför workshop

Förberedande uppgift

I samband med att du bjuder in till workshoppen samlar du också in information om deltagarnas behov och förväntningar. 

Din checklista: Vad du behöver göra

• Förbered ett digitalt enkätformulär för att samla in svar på frågor och information om deltagarnas behov. Berätta hur informationen och svaren kommer att användas. Exempel på frågor att använda. 
• Skicka en inbjudan och formulär några veckor före workshoppen.
  Deltagarna behöver tid för att göra uppgiften och du behöver tid för att anpassa workshoppen utifrån deltagarnas behov.

Planera för uppföljning av workshoppen

Det som händer efter workshoppen är minst lika viktigt som själva workshopdagen. Det handlar inte bara om dokumentation, utan om att bekräfta att samtalen spelar roll – att de leder vidare.

Det var uppskattat av deltagarna. De vill att det blir återkommande och kommer in i planarbetet.

Chef i pilotworkshop

Fundera på:

• Hur följer ni upp samtalen?
• Hur fångar ni in deltagarnas feedback?
• Hur hanterar ni dokumentationen?

Planera för fortsättning

Att definiera ett uppdrag tar tid och workshoppen är bara ett första steg i denna process. Ni kommer inte att ha rott allt i land och vara överens om vad ert läsfrämjande uppdrag är efter en workshop, utan det är något som kräver fortsatt arbete. Du behöver därför planera för hur ni håller i arbetet när vardagens alla utmaningar sätter käppar i hjulet.

Planera därför:

• Forum för fortsatt arbete: Vilka forum finns där arbetet kan fortsätta efter workshoppen? 
• Stödstrukturer för att hålla processen levande: Vad behöver ni för att kunna hålla igång arbetet?

Just nu är vi igång med att formulera vårt läsfrämjande uppdrag med avstamp i det som kom fram på workshoppen. Vad vill vi uppnå? Vad är målet, syftet och vilka effekter vill vi uppnå?

Deltagare i pilotworkshop

Lite pepp!

Känns allt stort och omfattande? Det är helt naturligt!
Kom ihåg: Ju bättre du förbereder, desto lättare och roligare blir workshoppen – och desto bättre resultat får ni!

I nästa lektion

Vi går vidare till hur du håller ihop workshoppen och anpassar den utifrån den information du nu har samlat in.