Så är workshoppen uppbyggd – från start till avslut
I den här lektionen får du lära dig om syftet och målen med workshoppen mer i detalj. Du får också lära dig hur workshoppen är uppbyggd och vilka delar som ingår. Tidsåtgång och rekommenderat antal deltagare går vi också igenom. I lektion 5 kommer du att få verktyg för att planera och anpassa workshoppen ytterligare utifrån deltagarnas och verksamhetens behov.
I stödmaterialet till den här kursen hittar du utförligare beskrivningar av övningar och delar som ingår i workshoppen. Liksom checklistor, frågor och förslag på incheckningsfrågor och mycket mer.
Syfte och mål med workshoppen
Syftet med workshoppen är att reflektera, utforska och samtala gemensamt om verksamhetens läsfrämjande uppdrag.
Workshoppens mål är att:
- Initiera samtal i hela arbetsgruppen om vad verksamhetens läsfrämjande uppdrag är.
- Påbörja ett arbete för att skapa samsyn om verksamhetens läsfrämjande uppdrag.
Förväntat utfall
Vad utfallet av workshoppen eller workshopparna blir går inte att säga på förhand. Det ser olika ut från fall till fall.
Tips!
Förbered både dig själv och deltagarna noggrant och skapa tydliga förväntningar inför workshoppen. Deltagarnas motivation och engagemang påverkar utfallet liksom din egen förberedelse. I nästa lektion får du lära dig mer om hur du gör det.
Tid
Grundupplägget för workshoppen är cirka 2,5 timmar. Det går att justera längden, men tänk på att kortare tid kan påverka möjligheterna att nå önskade resultat.
Tänk på: Mindre tid ger mindre utrymme för djupare reflektion och samsyn.
Deltagare
Alla medarbetare ska delta i dialogerna.
Rekommenderat antal: 6–12 deltagare, max 15 i en workshop.
Varför? Mindre grupper skapar bättre förutsättningar för delaktighet och inkluderande samtal. För få deltagare kan däremot försvåra dialogen.
Om ni är fler än 15 medarbetare: Dela upp deltagarna i flera workshoppar. Alla medarbetare behöver delta för att bidra till en gemensam förståelse och samsyn.
Fallgrop att undvika: För många deltagare i samma workshop minskar delaktighet och samsyn! Att samla alla i en stor workshop kan kännas effektivt, men risken är väldigt stor att det kommer att resultera i att ni inte når samsyn.
Facilitatorer
Idealt är att ni är två personer som leder workshoppen:
- En ansvarar för att leda workshoppen och samtalen.
- En ansvarar för dokumentation, hålla tider och praktiska detaljer.
Workshoppens grundstruktur
Workshoppen består av fem delar:
- Förberedande uppgift
- Introduktion och incheckning
- Utforskande av var verksamheten är idag
- Dialoger i mindre grupper
- Delning från gruppdialogerna – grupperna lyfter tankar, insikter eller frågor från sina gruppdialoger till hela gruppen
- Gemensamt samtal i helgrupp
- Vägen framåt
- Avslutning och utcheckning
Strukturen utgår från en successiv rörelse: egen reflektion → dialog i smågrupper → gemensamt samtal i helgrupp.
Workshoppen gav ett bra tillfälle att prata och reflektera gemensamt. Bra med ’trestegsraket’: egen reflektion, diskussion i mindre grupp och diskussion i helgrupp.
Deltagare i pilotworkshop
Vad?
Deltagarna läser en text och svarar på reflektionsfrågor inför workshoppen. Texten är skriven särskilt för den här workshoppen av Julia Pennlert, lektor i biblioteks- och informationsvetenskap vid Högskolan i Borås, på uppdrag av Biblioteksutveckling Sörmland.
Berättelser om läsfrämjande arbete – aktiviteter, definitioner och diskussioner
Varför?
- Förbereder deltagarna inför workshoppen.
- Ger dig underlag till workshoppen.
- Hjälper till att identifiera eventuella särskilda behov inför workshoppen
Viktigt: Deltagarna svarar med namn, eftersom svaren används under workshoppen och för att du ska veta vem som eventuellt inte skickat in sina svar.
Tips! Använd svaren för att anpassa workshoppen och bygga en trygg atmosfär från början. Svaren används i workshoppen och kan också användas senare i processen med att definiera ert läsfrämjande uppdrag.
Innehåll:
- Workshoppens syfte och mål
- Dagordning
- Skapa trygghet genom:
- incheckning
- samtal om förväntningar
- att prata om svårigheter
- att gå igenom eller ta fram spelregler för workshoppen
Obs! Hoppa inte över eller hasta igenom introduktionen! Trygghet är avgörande för en lyckad workshop, vilket vi gick igenom i förra lektionen. Förutsätt inte att ni har tryggheten på plats bara för att ni jobbar tillsammans eller känner varandra.
Mål
Att skapa trygghet i gruppen.
Ovant för oss att diskutera läsfrämjande och sätta ord på det vi redan gör.
Deltagare i pilotworkshop
Tre övningar genomförs för att ta reda på nuläget och främja aktivt lyssnande.
Mål
Att gå från ”Vad betyder detta för mig?” till ”Vad betyder detta för oss?”
Övning 1: Dialog i mindre grupper
Dialoger i mindre grupper om 3–4 personer.
Här ligger fokus på att lyssna och föra dialog. Dialogerna utgår från deltagarnas svar på en eller flera frågor i den förberedande uppgiften.
I slutet av övningen ska gruppen enas om de tre viktigaste reflektionerna, insikterna eller frågorna som de fick av sitt samtal. De utgår sedan från dessa när de delar med sig till hela gruppen i nästa övning.
Ledarroll
- Tydliga instruktioner.
- Se till att grupperna håller tiden.
Mål
Dela och ta del av olika perspektiv på det läsfrämjande uppdraget samt öva på aktivt lyssnande.
Tips! Välj mellan tre förslag på dialogövningar beroende på deltagarnas och verksamhetens behov och förutsättningar.
Övning 2: Delning från gruppdialogerna
Efter dialogerna i de mindre grupperna är det dags för grupperna att dela med sig av sina samtal till varandra. En grupp i taget får kortfattat berätta om vilka reflektioner, insikter och frågor som de fick under sina samtal. De utgår från det som de skrev ner i slutet av föregående övning.
Ledarroll
- Håll tempot.
- Ställ klargörande frågor vid behov.
Mål
Fortsatt utbyte av perspektiv och lyssnande.
Övning 3: Gemensamt samtal i helgrupp
Efter att grupperna delat med sig är det dags att samtala i helgrupp om det som de tagit del av. Utgångspunkten är här att samtala om de reflektioner, insikter och frågor som kommit fram i samtalen kring ert läsfrämjande uppdrag.
Upplägg
- Alla reflekterar individuellt i några minuter över tre frågor.
- Därefter gemensamt samtal i helgrupp.
Ledarroll
- Fördela ordet.
- Ställ fördjupande frågor.
- Förbered övergång till nästa del (Vägen framåt).
Mål
Lyfta gemensamma perspektiv och utforska samsynen.
Tankarna spretade först, men när vi började ställa frågor föll bitarna på plats.
Deltagare i pilotworkshop
Som en sista övning i workshoppen är det dags att fundera på vägen framåt och vad nästa steg kan vara.
Övning
- Deltagarna skriver ner förslag på nästa steg i ett malldokument.
- De deltagare som vill lyfter sina förslag i helgrupp.
- Mallen lämnas till ansvarig chef för vidare arbete.
Ledarroll
- Ställ fördjupande frågor.
- Förbered övergång till avslutande del.
Mål
Fånga upp idéer om hur arbetet kan föras vidare.
OBS! I verksamheter som har fler än 15 medarbetare behöver flera workshoppar genomföras. Den här övningen görs i den sista gemensamma workshoppen.
Den sista delen fokuserar på att sammanfatta resultat och tankar och avsluta workshoppen.
Innehåll
- Sammanfatta nästa steg.
- Klargör ansvar och tidsramar.
- Informera om dokumentation och utvärdering.
- Gemensam utcheckning.
Ledarroll
- Tydliggöra beslut och vad som framkommit under workshoppen
Mål
Avsluta tydligt och knyta ihop workshoppen.
I nästa lektion
Nu när du har en tydlig bild av syfte, mål och struktur för workshoppen kommer nästa lektion att handla om hur du skapar rätt förutsättningar och förväntningar inför genomförandet.