Planera och förbereda: Anpassa workshoppen för just din verksamhet

I den här lektionen får du veta hur du anpassar workshoppen utifrån förutsättningarna i den verksamhet där du ska genomföra den – och utifrån den information du samlat in om deltagarna. Det är nu du kopplar ihop den grundstruktur du lärt dig med verkligheten i just din verksamhet.

Workshoppens grundstruktur

Som du tidigare har lärt dig består workshoppens struktur av:

1. Förberedande uppgift
2. Introduktion och incheckning
3. Utforskande av var verksamheten är idag
   • Dialoger i mindre grupper
   • Delning från gruppdialogerna
   • Gemensamt samtal i helgrupp
4. Vägen framåt
5. Avslutning och utcheckning

Alla dessa delar går att justera – och det är precis det du ska göra här.

Anpassa efter verksamhetens storlek

Det är bra att försöka anpassa workshoppen utifrån gruppens storlek.

Mindre verksamheter (upp till 15 medarbetare):

En workshop räcker. Följ grundstrukturen och anpassa efter deltagarnas behov.

Större verksamheter (fler än 15 medarbetare):

Planera för flera mindre workshoppar (10–12 deltagare per gång) plus en gemensam workshop där alla medarbetare deltar. Fundera på om det går att genomföra de mindre workshopparna parallellt eller om de måste spridas ut.

Tänk på:

• Sprid inte ut workshopparna för mycket över tid – ta vara på det momentum som uppstår.
• Chefer/verksamhetsledare bör delta som observatörer i de mindre workshopparna och sammanställa det som kommer fram inför workshoppen med alla medarbetare.

Anpassa efter deltagarna

Du har samlat in information om gruppen och deltagarna, använd den nu för att planera smart.

Fundera över:

• Behövs anpassningar för deltagare med särskilda behov (till exempel pauser, format eller hjälpmedel)?
• Finns det redan spelregler för till exempel möten i verksamheten? Hur används dessa?
• Hur vana är deltagarna vid att arbeta i workshopform?
• Hur mycket tid behöver varje moment för att alla ska känna sig trygga och delaktiga?
• Behöver jag hjälpa till att bryta isen med en icebreaker?
• Vilken incheckningsfråga fungerar för gruppen?

Spelregler – för att skapa tydlighet och trygghet

Spelregler är centrala för att skapa ett samtalsklimat där alla vågar delta. Om det redan finns etablerade spelregler i verksamheten – utgå från dem och anpassa för workshoppen. Annars får du skapa dem – antingen tillsammans med deltagarna eller på egen hand.

Exempel på spelregler

• Lyssna generöst och med nyfikenhet.
• Bidra med reflektioner, tankar och frågor.
• Tala ansvarsfullt – för dialogen framåt.
• Var öppen för nya perspektiv.
• Tänk ”vi” snarare än ”jag”.

Tidsättning och val av övningar

Workshoppen är i grunden 2,5 timmar lång – inklusive en paus på 15 minuter. Anpassa upplägget och tiden efter deltagarnas förberedelser, vana, gruppstorlek och hur trygga de är med varandra. Om deltagarna ska göra en utvärdering, inkludera tid för det.

Du har också möjlighet att välja olika övningar för dialogerna i mindre grupper. Valet bör baseras på den övning du tror passar gruppen bäst.

• Introduktion och incheckning: 25 min
• Dialoger i mindre grupper: 30–45 min (beroende på övning och antal grupper)
• Fika: 15 min
• Delning från gruppdialogerna: 10–15 min
• Gemensamt samtal: 20–30 min
• Vägen framåt: 12 min
• Avslutning och utcheckning: 12 min
• Eventuell utvärdering: 0–10 min

Bra upplägg med diskussioner i mindre grupper och sen i helgrupp.

Deltagare i pilotworkshop

Delmomenten och övningarna i workshoppen förklaras närmare i kommande avsnitt.

Introduktion och incheckning

Hoppa inte över eller hasta igenom detta steg! Det behövs tid för att grunda och samla sig i en workshop. Alla har olika behov. Introduktionen kan du anpassa utifrån gruppens behov och förutsättningar, och om du redan har gått igenom vissa delar i förankringsarbetet. Du behöver dock upprepa och påminna om vad ni pratat om tidigare.

Delar i introduktionen:

• Välkommen, presentation och allmän information
• Dagordning
• Varför ni gör workshoppen
• Syfte och mål med workshoppen
• Dialogen i fokus – fakta om dialog vs diskussion
• Incheckning
• Förväntningar och roller
• Spelregler
• Parkering och Tysta handen

Utforskande av var verksamheten är idag

Dialoger i mindre grupper

Välj ut vilken eller vilka frågor i den förberedande uppgiften deltagarna ska samtala kring. Vi har upplevt att syftet med det läsfrämjande uppdraget har varit den bästa frågan att utgå ifrån. Men titta på svaren från den förberedande uppgiften och se vad som passar bäst.

Det här behöver du tänka på när du anpassar tiden:

• Hur många grupper blir det? Varje grupp ska bestå av 3–4 personer.
• Vanan att mötas i de här grupperna:
  Är det en grupp som är van att mötas? Ge dem kortare tid i dialogerna i mindre grupper.
  Är det en grupp som är ovan att mötas i den här konstellationen? Ge dem längre tid i de mindre gruppdialogerna. Det krävs mer tid för att komma igång.
• Räkna in tid för inledande instruktioner och frågor!

Olika övningar

Läs mer om de olika övningarna i det länkade stödmaterialet.

Dialogcafé: För grupper med vana att reflektera och växla perspektiv. Passar när ni vill få fram många röster.

Dialogcafé med fokus på aktivt lyssnande och spegling: För grupper som behöver träna på aktivt lyssnande och att ge plats. Kortare, mer styrt format.

Utställning: För grupper med behov av längre egen reflektion. Fungerar bra när samtalsklimatet är nytt eller känsligt.

Så här lång tid behövs: Omkring 30–45 minuter. Det beror på hur många grupper det är och vilken övning du väljer.

Delning från gruppdialogerna

I det här momentet ska grupperna dela med sig från sina samtal. En grupp i taget får berätta om vilka reflektioner, insikter och frågor som de fått under samtalen. 

Här anpassar du tiden utifrån antalet grupper. Det ska gå snabbt, med 3–4 minuter per grupp. Räkna in tid för inledande instruktioner och frågor!

Så här lång tid behövs: 10–15 minuter (3–4 minuter per grupp + inledande instruktioner på 1–2 minuter).

Gemensamt samtal i helgrupp

Här anpassar du tiden efter hur mycket tid du har till förfogande och behov av egen inledande reflektion. 

Så här lång tid behövs: Omkring 20–30 minuter. Räkna in tid för instruktioner, och ett par minuter för egen reflektion.

Vägen framåt

Mot slutet kan ni börja formulera en gemensam riktning. Här finns flera sätt att arbeta:

• Använd mallen Vägen framåt. 
• Skapa en enkel handlingsplan direkt i rummet.

För verksamheter med fler än 15 medarbetare och som genomför flera workshoppar:

• Momentet med Vägen framåt sparas till workshoppen som samlar alla medarbetare.
• Avsluta i stället workshoppen med att sammanfatta de tre viktigaste insikterna på blädderblock. Dessa papper följer med till nästa workshop och används som utgångspunkt i den verksamhetsövergripande workshoppen där alla medarbetare deltar.

Så här lång tid behövs: Omkring 12 minuter. Räkna in tid för instruktioner, tid att fylla i mallen och ett par minuter om någon vill dela sina idéer i helgrupp.

Avslutning och utcheckning

Denna del fokuserar på att samla ihop och avsluta workshoppen. Tala om vad som händer nu, vem som ansvarar för vad och när det kommer att ske. Avsluta med en gemensam utcheckning där alla får sätta punkt.

Så här lång tid behövs: Omkring 12 minuter. Räkna in tid för genomgång och tid för utcheckning.

Ska deltagarna göra en utvärdering?

Ge gärna utrymme för deltagarna att fylla i en enkel utvärdering direkt på plats, men ha också alternativ för dem som behöver mer tid att reflektera.

Vid tidsbrist

Det går att genomföra en kortare variant (90 eller 45 minuter), men det kräver mer förarbete, tydlig förväntansbild och vana hos deltagarna. Se det som en uppvärmning snarare än en fullständig workshop.

Korta versioner når inte samma djup, men kan öppna upp för fortsatt dialog.

• Snabbvariant på 90 minuter 
• Lightvariant på 45 minuter 

Andra användningsområden

Workshopformatet kan också användas för folkbibliotekens andra uppdrag. Behöver ni föra dialoger om och nå samsyn om ert biblioteks MIK-uppdrag? Eller om barns delaktighet och inflytande i bibliotekets verksamhet? Eller om bibliotekets demokratiska uppdrag?

Det du behöver anpassa är den förberedande uppgiften. Du behöver använda en annan text att läsa som start för den egna reflektionen och ändra frågorna så att de passar det nya temat. I övrigt går det att genomföra workshoppens olika delar på samma sätt.

I nästa lektion

Nu när du har anpassat din workshop är det dags att titta på det praktiska: lokaler, material och logistik. Allt du behöver för att vara redo!