Planera och förbereda: Det praktiska som gör skillnad

I den här lektionen lär du dig vad du behöver tänka på i praktisk väg när du planerar din workshop – från lokal till fika!

• Praktisk planering inför workshoppen
• Gruppindelning
• Material och teknik
• Fika och lokal
• Mental förberedelse

I nästa lektion får du tips för själva genomförandet av workshoppen.

Gruppindelning

När du planerar workshoppen behöver du skapa bra grupper – både:

• inom varje workshop och
• mellan flera workshoppar om ni är fler än 15 medarbetare.

Tänk på att:

• blanda kompetenser
• blanda arbetsgrupper (splittra tighta grupper)
• blanda personligheter (stärk varandra!)

Material – det här behöver du förbereda

Förbered allt material i god tid! Anpassa materialet efter vilka övningar du väljer.

Presentation:

• En presentation för introduktionen och första övningen.

Material till dialogerna i mindre grupper:

• Gruppnamnskyltar: Grupp 1, Grupp 2, Grupp 3 osv.
• A3-papper med instruktioner, samtalsfrågor och stöd för övningar.
• A3-papper med deltagarnas inskickade svar på den fråga du valt grupperade utifrån respektive grupp. Förbered också A4-blad med varje deltagares svar. Dessa använder du om gruppindelningen behöver ändras med kort varsel.
• Blädderblocksblad för anteckningar.

Övrigt:

• Blädderblocksblad för rummet med stödfrågor och spelregler (gärna extra tomma blädderblocksblad också).
• Gruppindelning på tavla eller blädderblock.
• Utskrifter: Mall för nästa steg och eventuellt utvärderingsformulär samt er lokala biblioteksplan och bibliotekslagen. De två sista kan användas vid behov.
• Färgpennor, blyertspennor, sudd och tejp (post-it-lappar och små, runda klisteretiketter, så kallade pluppar, är också bra att ha med).
• Namnlappar.

Mat och dryck

Glöm inte deltagarnas välmående. Fika bidrar både till energi och trevligare samtal!

• Beställ fika i god tid.
• Säkerställ att alla deltagares kostbehov är tillgodosedda.
• Se till att det finns vatten, glas och gärna lite frukt.

Förbered lokalen

I ett föregående steg i din planering har du redan bokat lokal. Nu är det dags att se till att lokalen är redo:

• Möblering: Bestäm hur lokalen ska möbleras och vem som möblerar. Se stödmaterialet för möbleringsförslag till de olika övningarna.
• Besök lokalen i förväg om du kan – annars, skicka skiss över möblering och instruktioner till ansvarig person.

Teknik – testa allt!

• Testa teknik på plats, som projektor, ljud och inloggningsuppgifter för internet.
• Ha kontaktuppgifter till teknisk support.
• Förbered backup-plan:
  • Extra kablar, laddare och adaptrar för bildskärm
  • Utskrifter av presentationen om något strular
  • Extra dator om möjligt
• Kolla att du har rätt adaptrar för bildskärm/projektor.

Förbered dig själv

Att vara närvarande och flexibel är din superkraft under workshoppen. Du behöver kunna anpassa dig efter deltagarnas behov och frågor och vad som händer i rummet. Flexibilitet är nyckeln till att skapa en positiv och inkluderande miljö.

Inför:

• Öva på presentation och instruktioner.
• Tänk igenom: Hur kan jag anpassa mig om oväntade saker händer?
• Tänk igenom: Hur kan jag hålla gruppen trygg utan att styra samtalet för mycket?

Nycklar till att framgångsrikt leda en workshop

• Var lyhörd.
• Var lugn och strukturerad.
• Var dig själv.

Praktiska tips

Skapa en checklista över allt du behöver förbereda och gå igenom den noggrant. Det hjälper dig att hålla koll på alla detaljer.

Exempel på saker på checklistan:

• Material 
• Teknik
• Lokal och möblering
• Fika 
• Backup-plan om tekniken strular

Exempel på checklista.

I nästa lektion

Nu när du har planerat och förberett allt, är det dags för dig att lära dig vad som är viktigt när du genomför själva workshoppen.