Begrepp, metoder och verktyg

I den här lektionen får du lära dig om teorierna bakom att skapa engagerande och inkluderande workshoppar och hur dialog skiljer sig från diskussion. Du får också lära dig hur du omvandlar teori till praktik i en workshop.

När du leder en workshop om bibliotekets läsfrämjande uppdrag är din viktigaste roll att skapa förutsättningar för goda samtal. Det handlar inte om att ha svar, utan om att öppna upp för gemensamt utforskande.

För att lyckas med det behöver du en metodik – något att hålla dig till när du planerar och genomför din workshop. I den här lektionen får du bekanta dig med fyra centrala delar i det arbetet:

• Dialog – en metod för gemensam förståelse
• Facilitering – att leda samtalet utan att styra innehållet
• IDOARRT – en modell för att skapa struktur och tydlighet
• SCARF – en modell för att bygga trygghet och delaktighet

Tillsammans bildar de en verktygslåda för att skapa engagerande, trygga och meningsfulla workshoppar där alla röster får höras. Du kommer att få förståelse för när och hur du kan använda dessa verktyg, och varför.

Som en deltagare uttryckte det:

”Det var värdefullt att få ett modererat och lite styrt samtal, det är annars lätt att fastna i små detaljer eller spåra in på ämnen som inte är helt relevanta för frågan.”

Dialog – mer än ett samtal

Dialog är grundmetoden i workshoppen och utgångspunkt för samtalen som ni ska föra.

En dialog är inte en diskussion. Den handlar inte om att övertyga eller vinna argument – utan om att utforska. En dialog handlar om att lyssna öppet och aktivt, tänka tillsammans och låta olika perspektiv berika varandra.

Alla röster behövs för att det ska bli en dialog.

En dialog kan också kännas annorlunda än ett vanligt arbetsplatssamtal. Tempot är ofta långsammare, det kan finnas utrymme för tystnad och eftertanke. Fokus ligger på att bygga vidare på varandras tankar snarare än att argumentera emot. När det lyckas kan en dialog leda till att helt nya perspektiv blir synliga – sådana som annars riskerar att aldrig komma fram.

Målet med dialog är att skapa ny förståelse och frigöra gruppens samlade intelligens – en grund som nya tankar och handlingar kan växa fram ur. Det handlar om att öppna möjligheter, se nya alternativ och väcka insikt, skriver forskaren och organisationskonsulten William Isaacs i Dialogen och konsten att tänka tillsammans. Han beskriver hur dialoger kan skapa miljöer där skillnader mellan människor tas tillvara och bearbetas på ett tryggt och konstruktivt sätt.

Skillnaden mellan dialog och diskussion kan beskrivas så här:

Som filosofen David Bohm uttrycker det i sin bok On dialogue:

I den här kursen använder vi dialog som metod för att lyfta blicken från vardagens aktiviteter till bibliotekets övergripande uppdrag. När arbetsgruppen tillsammans skapar en gemensam förståelse för vad läsfrämjande betyder hos er, läggs grunden för samsyn – och för ett mer långsiktigt, strategiskt arbete.

Så får du dialogen att fungera i praktiken

Att skapa en verklig dialog kräver mer än att låta folk prata. Det kräver att vi tänker igenom hur vi pratar – och varför.

Här är fyra nycklar som hjälper dig som workshopledare att skapa rätt förutsättningar.

Dialog är alltså en form – men den sker inte av sig själv. Någon behöver sätta och upprätthålla ramarna. Det är här faciliteringen kommer in. Din roll är att bädda för samtalet, lyssna efter det som uppstår och hjälpa gruppen att hålla riktningen.

Dialog är vad vi strävar efter. Facilitering är hur vi kommer dit.

Facilitering – att leda utan att styra

Facilitering är konsten att leda en grupp genom en process för att uppnå gemensamma mål på ett sätt som uppmuntrar deltagande, ägarskap och kreativitet. Det handlar om att skapa en inkluderande miljö där alla röster hörs och där gruppen tillsammans hittar lösningar och idéer.

Facilitering innebär att skapa en struktur där samtalet kan flöda – på ett tryggt, fokuserat och inkluderande sätt.

Facilitering är alltså rollen du tar i workshoppen. Du som facilitator ansvarar för hur samtalet går till – men inte vad som sägs. Du skapar ramarna – deltagarna fyller dem med innehåll.

Vad skiljer facilitering från annan mötesteknik?

Till skillnad från ett traditionellt möte där man följer en dagordning och fattar beslut, handlar facilitering om att skapa utrymme. Det betyder att du strukturerar samtalet, ställer frågor och hjälper gruppen att hålla sig till syftet – utan att själv ta över.

Facilitering handlar om att:

• hålla fokus utan att styra innehållet
• skapa former där fler vågar prata
• fånga upp det som sker i rummet – energi, tystnad, oväntade vändningar.

Det kräver närvaro, övning – och ibland mod att släppa kontrollen.

Två modeller som hjälper dig i rollen som facilitator

Alla har vi deltagit i möten eller workshoppar där vi känner att mycket är otydligt – allt från syfte och mål till avsaknad av dagordning och spelregler. Eller att vi inte känner oss inkluderade i samtalen och att vi bemöts olika beroende på vilken roll eller vilka erfarenheter vi har.

IDOARRT och SCARF är två modeller som kompletterar varandra när du arbetar med workshopdesign och facilitering. Tillsammans ger modellerna stöd för att skapa både struktur och psykologisk trygghet – viktiga förutsättningar för meningsfull dialog och aktivt deltagande.

IDOARRT – skapa tydlighet från början

IDOARRT är en enkel modell som du använder i början av ett möte eller en workshop för att alla ska förstå varför ni är där, vad ni ska göra – och hur. Det är ett verktyg för att minimera missförstånd, fördela ansvar och bygga gemensamma förväntningar.

Du använder dig av modellen i förberedelser (till exempel i utskick och inbjudningar) och under uppstarten av workshoppen. Det ger deltagarna både riktning och lugn.

IDOARRT står för:

• I – Intention (Syfte) – syftet med mötet eller workshoppen.
  Så här kan du göra: Förklara syftet med varför ni träffas och vad det ska leda till.
• DO – Desired Outcomes (Resultat) – vad vi ska ha uppnått när vi är klara.
  Så här kan du göra: Tydliggör vad deltagarna ska ha med sig, ha skapat eller beslutat efter workshoppen.
• A – Agenda (Dagordning) – vilka steg vi ska gå igenom.
  Så här kan du göra: Gå igenom de olika momenten så att alla vet vad som väntar.
• A – Agreements (Överenskommelser) – spelregler och hur vi vill samarbeta.
  Så här kan du göra: Sätt gemensamma ramar för hur ni ska bete er mot varandra genom att ta fram gemensamma spelregler för workshoppen.
• R – Roles (Roller) – vem som gör vad.
  Så här kan du göra: Berätta om vilka roller som finns – till exempel facilitator, deltagare, tidsvakt, observatör och vad de olika rollerna innebär.
• R – Responsibilities (Ansvar) – vad som förväntas av varje roll.
  Så här kan du göra: Berätta vem som har ansvar för vad under och efter workshoppen (till exempel vem som följer upp).
• T – Time (Tid) – hur länge vi håller på.
  Så här kan du göra:  Berätta om både total tid för workshoppen och eventuell tidsram för varje del som ingår.

SCARF – skapa trygghet och motivation

SCARF, en metod utvecklad av hjärnforskaren David Rock, visar vad som påverkar vår känsla av trygghet och delaktighet i sociala sammanhang.

Den bygger på fem mänskliga behov:

• S – Status – att känna sig respekterad och viktig.
  Så här kan du göra: Tydliggör att alla deltar på samma villkor, använd reflektion, smågrupper och rundor så att alla får sina röster hörda och minska eventuellt dominanta röster.
• C – Certainty – att förstå vad som ska hända.
  Så här kan du göra: Presentera mötets syfte och dagordning tidigt.
• A – Autonomy – att ha viss kontroll över sin situation.
  Så här kan du göra: Ge deltagarna möjligheter att delta i de olika delmomenten utifrån sina önskemål och förutsättningar.
• R – Relatedness – att känna samhörighet med andra.
  Så här kan du göra: Använd smågrupper och rundor.
• F – Fairness – att uppleva att allt går rätt till.
  Så här kan du göra: Bemöt alla lika, oavsett roll.

SCARF hjälper dig att förstå hur du skapar trygghet, motivation och delaktighet i gruppen.

Att samtala om uppdrag kan väcka både nyfikenhet och motstånd

Att föra goda dialoger handlar inte bara om frågor, modeller och metoder – utan om känslan i rummet. Hur trygga vi känner oss påverkar hur ärliga vi vågar vara. Hur vi blir bemötta påverkar hur vi lyssnar. Samtalsklimatet avgör hur öppet, tryggt och meningsfullt samtalet blir.

Din roll som workshopledare är därför inte bara att hålla strukturen, utan också att läsa av rummet och skapa ett klimat där fler vågar delta. Det kan handla om att sänka trösklarna, bromsa dominans, ställa frågor på ett inbjudande sätt – eller bara låta det vara tyst en stund.

I en arbetsgrupp kan det finnas många faktorer som gör att det känns ovant eller sårbart att prata om uppdrag och värderingar och därför påverkar samtalsklimatet:

• Hierarkier som gör det svårt att prata öppet
• Olika nivåer av erfarenhet eller självkänsla
• Gamla motsättningar eller oro för förändring
• En ovana att prata om uppdrag och värderingar

Det är helt naturligt att sådant dyker upp – särskilt när vi pratar om något så grundläggande som vad vi gör, varför vi gör det och vad som är viktigt.

I förberedelser inför workshoppen är det därför viktigt att du tar reda på så mycket som möjligt om gruppen för att möjliggöra goda dialoger där alla känner delaktighet och engagemang. Läs mer om det i lektion 4.

I lektion 7 får du konkreta verktyg för att hantera vanliga utmaningar som tystnad, dominans eller motstånd – men redan här är det bra att ha med sig att ett öppet samtal om uppdrag kräver både ramar och lyhördhet.

Hur det hänger ihop – från struktur till dialog

• Med dialog bygger ni förståelse.
• Med facilitering leder du samtalet utan att styra.
• Med IDOARRT skapar du ramar och tydlighet.
• Med SCARF bygger du trygghet och engagemang.

När du använder dem tillsammans får du en helhet och en workshopmetodik där människor vågar bidra, lyssna, tänka – och förändra.

I nästa lektion

Du har nu lärt dig skillnaden mellan dialog och diskussion och hur du kan använda facilitering och andra metoder som verktyg i din workshop. Nästa lektion kommer att klargöra målen med workshoppen och workshoppens olika beståndsdelar där dialogen är i fokus och facilitering är ditt verktyg.