Skapa trygga digitala rum

Att hålla i och delta i digitala möten och workshops är nytt för oss alla. Och även de som är mer erfarna, använder kontinuerligt nya verktyg och kämpar med strulig teknik och bristfällig uppkoppling.

För dig som vill skapa trygga digitala rum, där så många som möjligt vågar säga vad de tänker och där vi lyssnar på varandra, kommer här några tips:

• Erbjud ett testtillfälle innan. Antingen ett individuellt tillfälle eller ett öppet gemensam direkt innan mötet börjar. 
• Om ni är flera arrangörer eller presentatörer, boka in ett digitalt möte för att prata ihop er och testa verktygen, så att ni är trygga med hur allt fungerar. Testa både på hur det är att sitta i ”arrangörsstolen” (rollen Host/Värd i ditt mötesprogram), vilket ofta ger dig fler möjligheter, och att vara en deltagare.
• Ställ denna fråga i möteskallelsen innan mötet: Är det något jag som mötesledare behöver veta, eller något du behöver, för att du till fullo ska kunna ta del av mötet? Inled en individuell dialog för att hitta lösningar.
• Försök att titta in i kameran när du pratar. Tänk extra mycket på att prata långsamt.
• Uppmana alla att ha sin kamera påslagen. Om kameran är avstängd kan det kännas som att personen spionerar, vilket skapar otrygghet i det digitala rummet.
• Ta inte för givet att alla kan, så gå igenom verktygen vid varje tillfälle. Poängtera att vi lär tillsammans.  Gör slides med skärmdumpar på de olika verktygen du använder och skapa din egna rutin för att gå igenom tekniska funktionaliteter.
• Hitta lekfulla sätt för deltagarna att testa nya verktyg, det gör att första upplevelsen av tekniken blir lustfylld och kravlös. Du kan exempelvis skapa ett klotterplank i Mentimeter eller Mural och låta deltagarna lägga in ”strunt” där. Låt deltagarna  bekanta sig med tekniken innan du också för in en mer kognitivt belastande workshopaktiviteter.
• Gå igenom dagordningen tillsammans. Struktur ger trygghet.
• Visa dig sårbar för att andra ska kunna vara det – var ärlig med misstag du gör under mötets gång istället för att ”skyla över”. Eller gör medvetna misstag, det kan få andra att slappna av.
• Reflektera kring mötesformen och beröm processen. Anlägg ett metaperspektiv och reflektera kring vad som fungerade bra och mindre bra i mötet. Be om återkoppling från deltagarna, vad tyckte de fungerade bra? Vi behöver lära oss att hålla i och delta i digitala möten.
• Ställ krav. Ovillighet maskeras ofta bakom en självbild av teknisk inkompetens. Att mötas digitalt är en del av jobbet och en nödvändig kompetensutveckling. När du varit tydlig med vad som förväntas, gått igenom verktygen och erbjudit möjlighet till att testa kan du också förvänta dig att deltagaren i en professionell kontext ska kunna delta.
• Fundera på vilka möjligheter du har, i och med det digitala formatet, att presentera innehåll på olika sätt så att olika typer av personer kan ta del av det på sina villkor. Ju fler moment man får in under ett kreativt möte desto fler personer kan man aktivera. Skriv, läs, prata, titta, lyssna, skapa – variera dig med hjälp av olika metoder och verktyg.

Tekniktips: Se dubbelt så mycket

Är du mötesarrangör, överväg att använda dubbla skärmar. Dubbla skärmar gör det möjligt att exempelvis dela en presentation via ena skärmen och ändå se det digitala mötesrummet och mötesdeltagarna på den andra skärmen.