Är du säker på att du behöver ha ett digitalt möte?

Många möten handlar framförallt om att sitta tillsammans och arbeta fram ett gemensamt material. Att samskriva digitalt gjordes länge genom att man e-postade dokument fram och tillbaka. Detta ledde ofta till att det i slutändan var svårt att veta vilket det mest uppdaterade dokumentet var. 

Numera är det möjligt att arbeta i gemensamma dokument via webben, där man kan samskapa i realtid, eller när det passar var och en bäst. 

Om ditt kreativa möte framförallt handlar om att spåna eller skriva i ett dokument, överväg att hoppa över det kalenderinbokade mötet. Arbeta istället i ett gemensamt dokument. Var tydlig med syfte och målsättning med det gemensamma arbetet, samt deadline.

Verktyg för gemensamma dokument

Undersök om ni har tillgång till ett sådant verktyg via arbetsplatsen. Microsoft Office 365 gör det exempelvis möjligt att samskriva i Word. Du kan också använda gratis webbaserade verktyg som exempelvis Google Drive. Kursen om samskrivande och samarbete i Google Dokument lär dig hur du gör.

Arbeta asynkront

Består mötet framförallt av presentationer eller dragningar, där en pratar och många lyssnar? Överväg att spela in en video med din presentation och dela denna istället. Fördelen med detta är att du kan dela din kunskap när det passar dig, och mottagaren kan ta del av den när det passar denne bäst. Man får också tillfälle att pausa för lite frisk luft  eller fylla på kaffekoppen. Genom att lyfta ut presentationer ur mötet ger vi deltagarna möjlighet att vara mer flexibla.

Spela in dig själv

De flesta videomötesverktyg tillåter dig att spela in mötet. Bjud in dig själv ensam till ett möte, klicka på Spela in och dela din skärm, precis som vanligt. Dela inspelningslänken eller ladda upp filmen på Youtube (välj olistat om du inte vill att vem som helst ska hitta den), och skicka länkadressen till mottagarna.