Digitala möten behöver hjälp på traven

I ett möte behöver någon se till att mötet flyter på, att alla kommer till tals och att de som delar eller presenterar något håller sig till mötets syfte och mål. Denna facilitatorroll tar ofta mötesarrangören, men det behöver inte vara så. Har du som mötesarrangör också sakkunskap och ska bidra med denna under mötet är det en klar fördel om någon, eller några andra, fokuserar på mötesprocessen och faciliterar mötet. På så sätt deltar alla i mötet på lika villkor.

Facilitering

Facilitatorn stöttar en grupp att nå sitt syfte och önskade resultat genom att fokusera på processen och hur gruppen samarbetar. 

Linda Sävhammar, Region Östergötland, har spelat in en film särskilt för denna kurs, där hon berättar mer om facilitering och vad det innebär att ta en faciliterande roll i ett möte. 

I grunden handlar det om vara tydlig med vart gruppen vill ta sig under mötet eller workshopen. Det blir facilitatorns roll att planera för mötets upplägg, och att stötta gruppen under mötet, så att de tar sig hela vägen i mål.  

Innehåll- och processmodellen

Som grund för en sådan planering och stöttning kan facilitatorn planera tillfället med hjälp av innehåll– och processmodellen. Den beskrivs i detalj av Linda Sävhammar i filmen ovan. I korthet behöver mötet planeras utifrån frågorna Varför? och Vart? – alltså varför gruppen samlas (syftet) och vad som är målet och det önskade resultatet med mötet.

När denna grund är på plats är det sedan möjligt att planera för de frågeställningar som mötet behöver besvara (Vad?) och vilka metoder som ska användas för att skapa ett så kreativt möte som möjligt (Hur?).

Facilitator-roller

Man kan också fördela olika faciliterande roller bland deltagarna. Be deltagarna anta någon av dessa nedanstående facilitator-roller. Genom att fler sätter på sig faciliteringsglasögonen arbetar man mer tillsammans med att skapa ett så givande möte som möjligt:

• Intervjuaren. Vill ni ta del av någons erfarenhet eller verksamhet? Vanligtvis ber vi hen att förbereda en presentation. Ett alternativ till detta är att istället genomföra en intervju. Det gör det möjligt att styra fokus under mötet och avlastar presentatören, som inte behöver förbereda sig på samma sätt.
• Sammanfattaren. Lyssnar aktivt på det som sägs och skrivs under mötet och sammanfattar kontinuerligt under mötet, så att alla ser den röda tråden och har möjlighet att komplettera med ytterligare perspektiv.
• Deltagaradvokaten. Ser till att alla kommer till tals under mötet. Allas perspektiv är viktiga, och vi behöver arbeta för att så många som möjligt formulerar och delar med sig av sin åsikt. Ibland behöver man också avbryta långrandiga resonemang (”Nu skulle jag vilja höra andra perspektiv på den här frågan”) och notera om man märker att något blir fel. 

Fördjupning

Vill du fördjupa dig ytterligare i facilitering rekommenderas boken Facilitera! Allt du behöver veta för att framgångsrikt leda människor i workshops av Anna Gullstrand.