Förberedelser är a och o

Ganska ofta dyker vi upp till fysiska möten oförberedda, där även upplägget för mötet är oförberett. När vi ses i ett fysiskt rum går det att improvisera kreativt samskapande, genom att låta upplägget växa fram i samtal. Försök inte göra detta i digitala möten! Ett digitalt möte kräver förberedelse av mötesorganisatören, såväl som av deltagaren. Nödvändigheten i att planera och förbereda mötet är en fördel med digitala möten, och ett sätt att visa respekt för samtliga mötesdeltagares tid.

Tänk igenom ordentligt vad som måste ske live och vad som kan läggas före eller efter tillfället. Finns det uppgifter som man kan göra i förväg för att komma till mötet förberedd? Du kan till exempel lyfta ur introduktionen till ett förinspelat videoklipp och skicka ut innan. Våga ifrågasätta: vad är syftet med det vi gör? Vilka delar av det här syftet uppnås bäst genom ett möte och vad uppnås bäst genom andra metoder?

Du har konstaterat behovet av att mötas. Toppen, nu behöver du förbereda mötet. Formulera vad syftet och målet med mötet är.

• Syfte: varför ska ni träffas? Ett syfte beskrivs ofta som något övergripande, en inriktning och är inte alltid mätbart.
• Mål: vad är målet för mötet? Vad ska ni ha uppnått när mötet är slut? Ett mål är det resultat man vill åstadkomma med sin insats.

När du skrivit ned syfte och mål med mötet, behöver du fundera på vägen från syfte till mål. Hur ska ni gå tillväga för att nå målet? Vilka metoder kan användas? Vilka verktyg kan underlätta? Detta behöver du ha klart för dig i god tid innan mötet, då även deltagarna behöver få ta del av detta innan mötet. 

Är du en van mötesorganisatör har du säkert en verktygslåda med metoder för att skapa kreativa möten. Behöver du hjälp på traven, eller vill du fylla på din verktygslåda, finns det flera resurser tillgängliga på internet.

Metodbanker

Planerar du ett större möte, se till att ni är flera som ansvarar för mötet. Överväg om mötet behöver dessa roller:

• Teknisk support – löser tekniska problem under mötets gång. Dela dennes telefonnummer med mötesdeltagarna.
• Pausansvarig – håller koll på att pauser tas, genomför check-ins och aktiva pauser.
• Ansvarig för chatt och talarlista – håller koll på vad som skrivs i chatten och om någon räcker upp handen.
• Frågeställaren – ska ni ha en diskussion eller frågestund i en större grupp? En kritisk fas i ett sådant moment är ofta inledningen, där gruppen kan behöva lite hjälp på traven för att komma igång. Genom att ha en frågeställare, som förberett några frågor eller reflektioner, bryts isen och samtalen kommer igång lättare. 
• Sidekick – i större digitala möten har alla deltagare micken avstängd och du som mötesledare får inga aktiva svar på retoriska frågor, sådana som i fysiska möten skulle generera nickningar och hummanden. En sidekick kan flika in bekräftelser och fånga upp om någon deltagare verkar tycka något annat eller söker uppmärksamhet. 
• Tidshållare – ser till att dagordningen hålls och att allt hinns med. 

Rollfördelningen kan se olika ut beroende på vilka som deltar i mötet. Är ni vana vid digitala möten och känner ni redan varandra? Fördela rollerna bland deltagarna. Det är ett bra sätt att aktivera deltagarna. Om du bjuder in personer externt som inte känner varandra, eller är ovana vid digitala möten, är det bra om ni skapar en arrangörsgrupp som tar ovanstående roller.

Är ni flera som arrangerar mötet, glöm inte att skapa en gemensam chatt, så att ni kan hålla kontakt bakom kulisserna. Använd exempelvis Teams, Messenger, Jitsi Meet eller liknande.

Ta paus!

När du planerar mötet, kom ihåg att också planera in pauser. I ett fysiskt möte kan du lägga in pauser när du ser att deltagarna börjar skruva på sig, men det kommer du inte se i ett digitalt möte. Bryter du inte mötet för regelbundna pauser riskerar du att ha mötesdeltagare som tappar fokus, jobbar med annat eller verkligen behöver gå på toaletten – utan att du vet om det. Tumregel: Max 50 minuter innan ordentlig paus där deltagaren har möjlighet att hälla upp kaffe, gå på toaletten eller ta lite frisk luft. En annan tumregel är att ha max 7 minuter mellan interaktiva inslag. Ett interaktivt inslag kan exempelvis vara ett gruppsamtal utifrån en frågeställning eller ett workshopinslag. Det kan också vara kortare moment som uppmanar till aktivitet, exempelvis frågor som: Hur många tror ni…? / Vilka tror att det är mer eller mindre…? / Räck upp en hand om ni tror att…? 

Möteskallelse

I möteskallelsen behöver du vara mycket tydlig med vad som förväntas av mötesdeltagaren innan, under och efter mötet. 

Se till att du i din kallelse får med information om såväl teknik som förberedelseuppgifter, så att mötesdeltagaren har möjlighet att förbereda sig. Detta behöver deltagaren veta senast en vecka innan mötet för att ha förutsättningar för att planera sin tid.

Förslag på punkter i en möteskallelse

• Syfte med mötet
• Mål med mötet

Se till att du vet hur du gör följande:

• Går in i ett möte i verktyget X
• Sätter på och stänger av din mikrofon och kamera
• Öppnar och skriver i chattfönstret
• Byter visningsvy
• eller  använder andra funktioner som en mötesdeltagare behöver behärska för att vara delaktig i ditt möte

Denna utrustning behöver du:

• En dator med webbkamera eller en extern webbkamera
• Headset med bra mikrofon och hörlurar
• Egna enheter åt alla som ska delta individuellt.
• Eventuell specifik webbläsare installerad

Om deltagarna ska förbereda sig, skriv då “Det förväntas att du lägger X timmars förarbete innan mötet och detta är vad du ska göra:”, med påföljande punktlista. 

Delad mapp för gemensamma dokument

Ett interaktivt och kreativt möte behöver en yta att samla dokument inför, under och efter mötet.

Skapa en mapp på gemensam server eller i Sharepoint, Google Drive eller annan lämplig webbaserad yta. Namnge mappen med datum och namn för ditt möte och dela sökvägen eller länken med mötesdeltagarna.

Genom att lägga dagordningen i den gemensamma mappen, snarare än att bifoga den som dokument i möteskallelsen, har du möjlighet att justera in i sista minuten.

Dela en översikt av de verktyg som kommer användas under mötet, med direktlänkar.

Gör det möjligt för andra att ladda upp och ändra i dokument, och skapa en mapp för presentationer som delats under mötet. På så sätt kan presentatörerna ladda upp sin presentation där direkt under mötets gång, istället för att de ska passera din e-post och sedan vidarebefordras till deltagarna.

Tänk säkert! Efter mötet, avsluta möjligheten att ladda upp och ändra i dokument, så att inte utomstående kan få tag på länken och redigera dokumenten eller på annat sätt sabotera.