Definiera

För att kunna arbeta aktivt med lokalsamlingen krävs att ett tydligt syfte formuleras. Hur och varför ska biblioteket jobba med sin lokalsamling och vad ska lokalsamlingen innehålla? Hur kan biblioteket uppfylla lokalsamlingens syfte inom ramen för sin verksamhet?

Prioritera

Att definiera samlingen handlar om att tänka över dess roll inom verksamheten och i förhållande till andra kulturarvsresurser i närområdet. Dessutom behöver definitionen formuleras med hänsyn till rådande förutsättningar på varje bibliotek. Samlingens omfattning och inriktning bör anpassas efter tillgänglig plats, budget och personalsituation.

Ställ er dessa frågor:

Vad är samlingens syfte?
Vem vill vi att samlingen ska nå?
Hur mycket plats har vi?
Finns det personal som kan jobba med lokalsamlingen utan att den blir personbunden?

För att sedan kunna besvara följande fråga:

Vad kan och bör lokalsamlingen innehålla för att både uppfylla sitt syfte och ta hänsyn till våra förutsättningar?

Formalisera

Definitionen bör sedan formaliseras i skriftliga riktlinjer. Att ha tydliga skriftliga riktlinjer ger trygghet för personalen som då kan utveckla arbetsrutiner inom definierade ramar. Riktlinjer ger också medborgarna insyn i beslutsprocessen. Med en tydlig och formaliserad definition av samlingen kan ni bygga upp hållbara och tidsparande rutiner som inte är personbundna utan professionella och grundade i bibliotekets verksamhetsplan. Riktlinjerna kan inkluderas i bibliotekets medieplan eller tas fram som ett separat dokument men ska vara tillgängliga för personal och medborgare.

Riktlinjerna bör klargöra samlingens syfte, innehåll och avgränsning. Riktlinjerna bör även fastställa på vilka grunder förvärv och gallring kan ske och vilka kriterier och rutiner som gäller för mottagande av donationer till lokalsamlingen. Att biblioteket övertar förfoganderätten över det donerade materialet är viktigt att poängtera.

Som komplement kan det vara bra att ta fram en mall för kvittens eller protokoll som kan användas vid mottagande av donationer.

Den bör innehålla fält för:

Namn och kontaktuppgifter till donerande verksamhet/person
Namn och kontaktuppgifter till mottagande verksamhet
Beskrivning av det material som överlämnas
Datum och underskrift av donerande verksamhet/person
Datum och underskrift av mottagande verksamhet

Applicera

Gå igenom det katalogiserade och okatalogiserade materialet och bedöm vad som faller inom lokalsamlingens syfte och avgränsning. Gallra katalogiserat material, respektive låt bli att införliva okatalogiserade material, som faller utanför definitionen.

Illustration som visar hur katalogiserat och okatalogiserat material leder fram till en definition av samlingen, som sedan mynnar ut i fyra beslut: gallra, behålla, införliva eller inte behålla.

Lokalsamlingen i Svedala

Lokalsamlingen i Svedala syftar till att låta medborgarna närma sig kulturarvet och lokalhistorien. Samlingen begränsas till att röra Svedala kommun, de småkommuner som historiskt legat inom kommungränserna och – om det tillför samlingen ett större sammanhang – hela Skåne.

Vi valde att prioritera litteratur och färdiga sammanställningar om lokalbygden i vår lokalsamling. Detta på bekostnad av tidskrifter – som vi valde att inte ha i lokalsamlingen.

Det innebär att vi inte kommer att införliva “samlat material” om specifika ämnen ifall de inte sammanställts i ett tillgängligt format. Även arkivhandlingar faller utanför vår prioritering då vi inte har förutsättningar att bevara sådant material på ett ansvarsfullt sätt.

Vi beslutade också att vi i första hand ska ha litteratur för vuxna. Barnböcker om närområdet eller av lokala författare är inte prioriterade i lokalsamlingen men kan införlivas i beståndet på barnavdelningen ifall de kan bidra till barnens möjligheter att lära känna sin hembygd.

Vår definiering formaliserades i Riktlinjer för lokalhistorisk bibliotekssamling i Svedala kommun som antogs av Kultur- och Fritidsnämnden i Svedala i december 2018.