Projektledning – så gör du!

I den här lektionen lär du dig hur du gör i praktiken när du projektleder – alla steg från start till färdigt projekt. Stegen är:

Ha ett tydligt mål
Planera projektet
Sätt ihop ett team
Genomför
Utvärdera

Nedan följer en transkribering av filmens innehåll

Ett projekt kan vara allt från ett grupparbete i skolan till att du bygger en sajt, gör en film eller bygger ett hus. Alla de här sakerna har en tydlig start, ett tydligt slut och ett tydligt mål med vad man vill uppnå. Du har antagligen också begränsade resurser. Du har inte hur mycket tid, pengar eller människor som helst för att jobba med projektet. Här är en enkel guide till hur du kan leda ett projekt från start till slut.

Steg nummer ett: sätt ett tydligt mål.
Det är viktigt att du redan från början kommer fram till exakt vad det är som du vill uppnå och varför du ska uppnå det. Ett konkret mål ska vara mätbart. Exempelvis: “Jag ska anordna en föreläsning med 50 personer i publiken den 12 januari.” Eller: “Jag ska lämna in fem sidor väl genomfört grupparbete den 14 mars”. Sätt en deadline och bestäm vad som räknas som ett lyckat resultat. Skriv gärna en kort sammanfattning av uppdraget och vad det är du ska göra som du kan titta på, och gå tillbaka till, under arbetets gång.

Steg nummer två: planera projektet.
När du väl har satt ditt mål ska du bestämma vad som behöver göras och vilken ordning du ska göra det. Du listar alla delmoment. Om du till exempel ska arrangera en föreläsning behöver du göra saker som att boka en lokal, kontakta föreläsaren, marknadsföra, fixa fika och så vidare. Sen skapar du en tidslinje med deadlines för varje steg. Då behöver du också bestämma hur du och de andra som jobbar i projektet ska hålla kontakt. Ska ni ha avstämningar en gång i veckan? Ska ni använda någon gruppchatt? Hur ska ni egentligen jobba?

Steg nummer tre: sätt ihop ett team.
När allt det här är klart bestämmer du vem som gör vad. Att du är projektledaren innebär inte att du ska göra allting själv, utan att du har kontroll över vad som ska göras och när arbetet ska vara klart. Välj personer med rätt kunskap för varje uppgift och fördela tydliga roller. “Du är ansvarig för marknadsföring”, ”du är ansvarig för ekonomi” och så vidare. När du sätter ihop teamet är det viktigt att ni pratar igenom förväntningar och mål, så att alla förstår exakt vad som förväntas av dem.

Steg nummer fyra: genomför projektet.
Nu genomför ni projektet enligt din plan. Ni följer tidslinjen och du håller regelbunden kontakt med alla för att se om någon hamnar efter. Du håller också koll på budgeten löpande och du justerar budgeten om det behövs. Under genomförandet kommer antagligen massor av problem att uppstå och det är upp till dig att agera snabbt. Du ska lösa problemen så fort det bara går. Det är din uppgift att lösa problem.

Steg fem: avsluta och utvärdera.
Som sista steg ska du utvärdera projektet. Hur gick det? Vad lärde du dig? Vad lärde ni er till nästa gång? Här ska du summera resultatet. Nådde ni målen? Skriv gärna en kort liten rapport. När allting är klart är det också din uppgift att tacka alla som varit med, för du är lagledaren.