AI på jobbet. Tankar och praktiska exempel

Så! Som avslutning kan vi diskutera lite grann på vilket vis du konkret kan använda de här verktygen under din arbetsdag.

Vilken AI-tjänst ska jag använda?

Den första frågan som du kanske ställs inför är: Vilken AI-tjänst ska jag använda? I mångt och mycket är de tjänster som presenteras i den här kursen väldigt snarlika. Gratisversionerna erbjuder ungefär samma funktioner, och är ungefär likvärdiga i kvalitet. Eller så uppdateras de med jämna mellanrum i en ständig kapplöpning. 

Det du i första hand bör tänka på är faktiskt det rent estetiska perspektivet. Vilken av tjänsternas layout trivs du bäst med? Om du tycker att layouten och designen är lätt att använda och intuitiv, så är det en sänkt tröskel till att du kommer att använda den. Men om du tycker att den är krånglig, att det är svårt att hitta funktioner och navigera, då kommer du inte att använda den oavsett hur bra den är.

Det andra du bör tänka på är ifall du är en Google-användare sedan tidigare. Om du har använt Gmail eller Google Drive i många år och har mycket tillgängligt material där som du kanske använder i ditt arbete, så har du många stora fördelar av att använda Gemini. Det är otroligt smidigt att använda AI för att söka igenom e-post, eller att väldigt snabbt kunna länka in ett Google-dokument och arbeta vidare på det.

Sen finns det naturligtvis inget skäl till att begränsa sig till att använda en AI-tjänst. Du får iallafall ut det bästa av dem när du har två eller flera som du använder aktivt. Då kan du också testa samma prompter i båda tjänsterna och se vad du får för resultat. Du kommer också så småningom att upptäcka att du föredrar att använda olika tjänster för olika ändamål. En kanske du vill använda mer inom arbetet, och en kanske du föredrar att använda mer privat. 

Slutligen. Om du ska använda en AI-tjänst i ditt arbete, så är det ju förmodligen din arbetsgivare i viss mån som styr. Vissa arbetsgivare har valt att jobba inom Microsoft-sfären och en del andra har valt att gå via Google-sfären. De har fattat beslutet åt dig och det är bara att försöka vara glad med det.

Vad ska jag tänka på om jag väljer att använda en AI-tjänst i mitt arbete?

Dela inte känslig information

Ladda aldrig upp eller dela information som omfattas av sekretess, affärshemligheter, konfidentiella uppgifter eller annan skyddsvärd information med en AI. Detta inkluderar även interna dokument som inte är avsedda för extern spridning.

Skydda personuppgifter (GDPR)

Var ytterst försiktig med personuppgifter. Ladda inte upp data som kan identifiera individer, om det inte är strikt nödvändigt och du har fullgott samtycke samt följer alla relevanta dataskyddslagar som GDPR.

Filer och externa mottagare

En bra tumregel är att inte ladda upp filer till en AI-tjänst som du inte skulle vara bekväm med att skicka till externa, obehöriga användare. Utgå från att allt du laddar upp potentiellt kan bli en del av AI:ns träningsdata eller på annat sätt bli tillgängligt.

Källkritik

Var alltid källkritisk till den information AI:n presenterar. Kontrollera fakta, siffror och argument mot pålitliga källor. Kom ihåg att det yttersta ansvaret för det arbete som utförs med AI-stöd alltid ligger på dig som användare.

Transparens

Om ditt arbete involverar AI-genererat innehåll som ska presenteras externt, överväg att vara transparent med att AI har använts. Detta bygger förtroende och undviker missförstånd.

Håll dig uppdaterad

Kanske din arbetsgivare har en AI-policy, eller så har er IT-avdelning speciella riktlinjer för AI och säkerhet. Kolla upp det innan du börjar använda AI i arbetet. 

Vad kan du använda AI till på din arbetsdag?

Den professionella och neutrala tonen

Det här är ett lite tråkigt tips, eftersom det nästan alltid är det första som dyker upp i hur man kan använda AI på arbetet. Men jag tar det eftersom det är så pass användbart. När du ska formulera och skicka mejl i professionella sammanhang och du funderar på hur du ska uttrycka dig på ett professionellt, neutralt och personligt vis, så kan du helt enkelt bara skriva in och tala utifrån ditt hjärta och sedan be den att omformulera det till en professionell ton så är problemet löst.

Textproduktion av tidskrävande generisk text

Eftersom AI lämpar sig väldigt väl för att skapa generisk snarare än unik text så är den alldeles utmärkt i sammanhang där du behöver producera text som ska vara tydlig, informativ och opersonlig. Exempel på detta är programbeskrivningar eller marknadsföringsmaterial för biblioteksaktiviteter, presentationer, förklaringar av olika bibliotekstjänster och sammanfattningar av böcker för boktipslistor. Hur lätt det är att skapa den här typen av texter beror lite grann på hur vanligt förekommande just det formatet på text du försöker skapa är. Om det är ett väldigt vanligt format så finns det gott om exempel i träningsdata och då kommer AI-tjänsterna att leverera bra resultat. I annat fall mindre bra, men eftersom du alltid kan ladda upp filer så kan du ladda upp filer på något tidigare exempel av text som du är nöjd med och sedan be den att kopiera den textens stil.

Första hjälpen vid digitalt stöd

Har du tänkt på hur många gånger du stöter på tekniska problem i ditt arbete? Har du också någon gång tänkt på hur otroligt många hjälpsamma små manualer och videor det finns på nätet? Har du gott om tid kan du alltid googla dig fram till lösningen på dina problem. Har du lite mer ont om tid så är det ett alldeles utmärkt sätt att använda AI. Helt enkelt eftersom den här typen av texter är så vanligt förekommande i träningsdatan. Den här funktionen har också blivit ännu enklare att använda sig av nu för tiden när söka på nätet-funktionen har blivit integrerad i alla olika tjänster. Om du arbetar på ett bibliotek som har digitalt stöd eller datorhjälp för att hjälpa biblioteksbesökare med digitala frågor, så är det här också ett otroligt användbart redskap för att snabbt kolla upp lösningar på problem åt besökare.

Brainstormingassistent

Det finns många tillfällen i ens arbetsliv då man har behov av att diskutera igenom olika typer av problem i arbetet, och det är inte alltid kollegorna är tillgängliga. I sådana här situationer så är det ett alldeles utmärkt tillfälle att kunna använda sig av AI-tjänster. Behöver du förslag till olika teman för boktips eller programaktiviteter till barnbiblioteket? Behöver du diskussionsfrågor till din bokcirkel? Denna AI-assistent ersätter ju såklart inte kollegors erfarenhet och expertis, men kan vara bättre än inget.

Dokumentation

Är du trött på att föra mötesprotokoll? Inga problem. Om du istället spelar in ditt möte, så kan du använda exempelvis Ragnar som är en lokalt installerad GDPR-säkrad gratistjänst för att få samtalet transkriberat. Sedan kan du helt enkelt ladda upp det transkriberade mötet tillsammans med en mall för ett mötesprotokoll och låta AI skriva mötesprotokollet åt dig. Vill du hellre använda en smidig och gratis webbtjänst? Då kan du ladda upp dina inspelningar till TextaMig Och få en transkriberad text av ljudfilen skickad till din e-post, eller till och med få en ljudinspelning att transkriberas i realtid.

En annan variant är att använda en anpassad GPT, till exempel Projekt i ChatGPT eller Gems om du använder Gemini. Där använder du helt enkelt tal-till-text-funktionen för att prata in och komma ihåg saker på stående fot. Det kan vara tankar alldeles efter en aktivitet eller små, löpande idéer som du har i ett projekt du jobbar med. Och sedan, då och då, ber du helt enkelt AI att sammanfatta chatten. Sedan lägger du in den sammanfattningen i ett dokument som du laddar upp till den anpassade GPT:n, så att det blir en del av dess kunskapsbas. Då har du plötsligt ett externt minne med alla dina tankar, knutna till ett speciellt projekt eller arbetsuppgift, som du kan ta och ställa frågor till, eller få hjälp att analysera dina erfarenheter i.

Gemensam kunskapsdatabas för din arbetsplats

Ett sista tips är ju också att om din arbetsplats hanterar väldigt stora mängder dokument för intern träning eller rutiner eller liknande, så kan ett sätt att tillgängliggöra dem för medarbetare vara att lägga dem i en anpassad GPT som gör att man då kan ställa frågor om innehållet. Låt oss säga, till exempel, att ni har en arbetsuppgift som delas av väldigt många, men där man är inne och gör den ganska sällan, så att man ofta behöver uppdatera sig på hur den går till. Då kan ni ta alla rutiner och instruktionsdokument knutna till den här arbetsuppgiften, lägga till dem i till exempel en egen Gem om ni använder Gemini. Sedan, när behov uppstår, kan ni bara gå in och ställa frågor: Hur ska man göra den här arbetsuppgiften? Ett litet varningstecken här bara är – om ni hängt med hittills i hur generativ AI fungerar – att ni kommer inte att få en total återgivning av informationen. Ni kommer att få en sammanfattning. Om ni vill använda er av det här tricket och tycker att det är viktigt att få all information totalt återgiven, så föreslår jag att ni istället använder den här tjänsten: Notebook LM.

Tips på prompter och användningsområden?

Vill fördjupa dig lite granna i hur olika prompter skulle kunna se ut och vad man kan ha för användningsområden för dem? Kika in den här samlingen på sidan AI-folkbildaren som uppdateras kontinuerligt.

Avslutning

Det var det! Du kommer säkerligen att kunna komma på många fler användningsområden som passar just för dig eller för din arbetsplats. Men nu har du tillräckligt för att kunna komma igång på egen hand. Det viktigaste att tänka på är ju att det här är ett verktyg som kan bli vara väldigt hjälpsamt och där du kan hitta många personliga applikationsområden. Men det är ingenting som ska ta över ett arbete, ersätta dig i ditt arbete eller överhuvudtaget tvinga dig att använda de här verktygen i ditt arbete. Det ska vara ett hjälpredskap som är roligt att använda. Ingenting annat. Lycka till!