Lärosätesbibliotek och beredskap

Kungliga biblioteket har under 2024 tittat närmare på om och hur lärosätesbiblioteken arbetar med att skapa beredskap. Behovet av säkrad tillgång till forskning, möjligheter och utmaningar kring öppen vetenskap samt vikten av MIK-arbete är några viktiga infallsvinklar som framkommer i kartläggningen.

De senaste årens globala och nationella händelser har gjort oss medvetna om hur sårbart vårt samhälle kan vara i krissituationer. Pandemin, klimatförändringar och säkerhetspolitiska händelser har alla bidragit till en insikt om vikten av att stärka vår beredskap. I Sverige har detta resulterat i återaktivering av totalförsvaret 2015, en funktion som varit vilande sedan kalla krigets slut. Denna utveckling återspeglas också i den nationella biblioteksstrategin från 2022, där biblioteken beskrivs som en viktig del av det civila försvaret: “I grund och botten handlar det om att värna tillgången till faktabaserad och trovärdig information i såväl fredstida normallägen som vid fredstida krissituation och krig.”

Det är framförallt folk- och regionbibliotek som deltagit i den offentliga diskussionen kring bibliotekens roll i det civila försvaret. I och med att beredskap blev ett tema i allt fler kommunala biblioteksplaner genomförde KB under 2023 en kartläggning av folkbibliotekens arbete med beredskap inom uppdraget om att ha nationell överblick över bibliotekssektorn.

KB har under 2024 vidgat kartläggningen till att också omfatta lärosätesbiblioteken för att undersöka om och hur de arbetar med att skapa beredskap i sina verksamheter. Artikeln inleds med en beskrivning av lärosätenas roll i totalförsvaret, samt en redogörelse för hur de intervjuade biblioteken förstår begreppet beredskap och hur arbetet organiseras idag. Efter det presenteras ett antal viktiga infallsvinklar på beredskap som framkommer i intervjuerna. Detta sammantaget ger dels en bild av hur lärosätesbiblioteken arbetar idag, dels insikter om möjligt utvecklingsarbete.

För en bakgrundsförståelse av KB:s uppdrag, totalförsvaret, civilt försvar samt hur samhället har organiserat sin beredskap, se den tidigare publicerade kursen Beredskap och totalförsvar ur ett biblioteksperspektiv.

Lärosätenas bidrag till totalförsvaret

Bibliotekens arbete med beredskap behöver vara följsamt mot den nationella beredskapsplaneringen för den sektor som de är verksamma i. Lärosätesbibliotekens beredskap behöver därför förhålla sig till högre utbildnings funktion i totalförsvaret. Högre utbildning spelar förstås en avgörande roll för samhällets möjligheter att hantera komplexa och utmanande situationer, men högre utbildnings roll inom totalförsvaret har trots det ännu inte fullt ut definierats eller utvecklats.

Det civila försvaret är indelat i tio olika beredskapssektorer utifrån viktiga samhällsfunktioner, där varje sektor leds av en ansvarig myndighet. I dagsläget utgör inte högre utbildning en beredskapssektor och det finns inte heller någon ansvarig beredskapsmyndighet för området. Högre utbildning har också varit frånvarande i de många nationella policydokument som producerats de senaste åren. Försvarsberedningens utredning Kraftsamling, som beskriver den framtida utformningen av det civila försvaret, innehåller inget alls om högre utbildning. Inte heller MSB:s rapport Erfarenheter från Ukraina innehåller något om högre utbildning, trots att Ukraina strävar efter att upprätthålla högre utbildning.

Utifrån detta kan konstateras att viss utbildning och forskning ska upprätthållas vid höjd beredskap.

Däremot lyftes högre utbildning in i den uppdaterade listan över viktiga samhällsfunktioner som MSB presenterade hösten 2023. Där konstateras att den högskoleutbildning och forskning som “andra viktiga samhällsfunktioner är direkt beroende av” utgör samhällsviktig verksamhet. Utifrån detta kan konstateras att viss utbildning och forskning ska upprätthållas vid höjd beredskap.

För lärosätesbibliotekens del är ytterligare en funktion på MSB:s lista viktig att ta med till lärosätets beredskapsplanering. Numera beskrivs kulturarv som en samhällsviktig funktion. Det som ska upprätthållas är “förmågan att samla in, skydda och bevara det materiella, immateriella och digitala kulturarvet och dokumentation av kulturarvet”. Inom funktionen ingår också att upprätthålla biblioteksverksamhet.

Utvecklingen av Campus totalförsvar

För att möta behovet av att definiera och utveckla universitetens och högskolornas roll inom totalförsvaret bildade Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF) 2023 Arbetsgruppen för lärosätenas bidrag till totalförsvaret.

Arbetsgruppen består av representanter från olika lärosäten runt om i landet och har som mål att identifiera universitetens och högskolornas specifika bidrag till totalförsvaret, inklusive behov av forskning, utbildning och kompetensförsörjning inom relevanta områden. Johan Schnürer, rektor vid Örebro universitet, är ordförande i arbetsgruppen.

Schnürer bekräftar att lärosätena varit frånvarande från den nationella planeringen av totalförsvaret: “Vi är 75 000 anställda och har 350 000 studenter. Man har liksom inte tänkt på oss alls.”

Arbetsgruppen har fokuserat på att skapa samarbetsformer mellan lärosäten och med andra myndigheter för att stärka totalförsvarsförmågan. De har arbetat fram förslaget om Campus totalförsvar, som fick finansiering i 2025 års budgetproposition. Campus totalförsvar utgår från Försvarshögskolan men syftar till att skapa noder som kan utveckla och upprätthålla högre utbildning runt om i landet i en kritisk situation. Till en början samlar Campus totalförsvar Luleå tekniska universitet och Örebro universitet utöver Försvarshögskolan med syfte att “kompetensförsörja totalförsvaret”.

Schnürer menar att Campus totalförsvars decentraliserade organisation kan stärka hela landets kapacitet att hålla igång viktiga samhällsfunktioner i krissituationer, även på utbildningsområdet:

“Idén är att bygga upp en struktur som på sikt drar nytta av alla Sveriges lärosäten. Det minskar sårbarheten i och med att vi är utspridda i landet. Att ha saker och ting koncentrerade är en fara för motståndskraften.”

Han konstaterar att de ännu inte tagit in lärosätesbiblioteken i arbetsgruppens diskussioner om totalförsvaret.

Intervjuer med lärosätesbibliotek

Med denna förförståelse har KB intervjuat chefer för sex lärosätesbibliotek: både större universitetsbibliotek med eller utan specialsamlingar och mindre högskolebibliotek. Även chefer för bibliotek som är specialiserade på försvarsfrågor har intervjuats. Under intervjuerna har vi frågat om tips på verksamheter och personer som är engagerade i frågorna. På så sätt har vi hittat till de bibliotek som aktivt arbetar med beredskap. Det innebär förstås att materialet inte är representativt, men att det ger en insikt om viktiga infallsvinklar på beredskap för lärosätesbiblioteken. I den kommande texten framgår inte vem som sagt vad, men i vissa fall kan det vara möjligt att dra slutsatser om vilka bibliotek som har intervjuats. De intervjuade har gett sin tillåtelse att bli citerade.

Förståelse av begreppet beredskap

Varför ska man arbeta med beredskap i biblioteksverksamheten? Biblioteken beskriver beredskap som ett brett och ibland otydligt begrepp som innefattar olika scenarion beroende på sammanhanget. Flera bibliotek ser covid-19-pandemin som en viktig referenspunkt när de talar om beredskap. Erfarenheter från pandemin har format mycket av deras nuvarande krisplanering, där de arbetat med att säkerställa kontinuitet i utbildning och tillgång till information trots störningar.

En informant beskriver pandemin som en praktisk övning i att hålla verksamheten igång under krävande förhållanden. Sådant som tidigare tagits för givet i verksamheterna utmanades och det har exempelvis påverkat förståelsen av det fysiska rummet och möjligheterna med distansutbildning:

“Pandemin var ett strålande exempel på väldigt mycket. […] Ska man ha verksamheten igång så kan man hjälpligt skicka hem studenterna och läsa hemifrån och så. Så länge elen och nätet fungerar jättebra så går det.”​

Andra scenarion som kopplas till beredskap är mer praktiska och lokala, såsom översvämningar, bränder och andra typer av fysiska skador på byggnader eller samlingar. Flera bibliotek arbetar med beredskapsplaner för hur de ska skydda viktiga samlingar vid sådana händelser.

IT-säkerhet är ett återkommande tema, där flera är medvetna om risken för cyberattacker. Detta har gjort att de prioriterar säkerhetsarbete kring digitala system och forskningsdata. Dessa hot utgör både direkta och indirekta risker för verksamheten, och flera bibliotek har erfarenhet av cyberattacker de senaste åren.

Flera informanter nämner risken för krig som ett viktigt scenario att planera sin beredskap efter, särskilt efter Rysslands invasion av Ukraina. Dock upplever många att det saknas tydliga instruktioner kring detta från huvudmannen och det är därför inte ett scenario man arbetar utifrån i dagsläget.

En viktig lärdom från pandemin var att biblioteket behöver delta i lärosätets krisledningsgrupp. Ett exempel är hur ett bibliotek inte deltog i universitetets krisledningsgrupp i början av covid-19-pandemin, vilket ibland ledde till problematiska beslut för biblioteksverksamheten vad gällde publik verksamhet:

“Pandemin var ju en lärandeprocess där vår chef först inte var med i universitetets krisledningsgrupp. Och då fattades det lite tokiga beslut. Och sen kom [hen] med där och nu tänker jag att det är givet att biblioteket ska vara med inför beslut som påverkar den fysiska platsen eller universitetets uppdrag.”

Säkerhetsfrågor och kontinuitetsplanering är centrala för flera lärosäten. Våra informanter beskriver hur säkerhetsavdelningen arbetar systematiskt med att identifiera risker, inklusive interna och externa hot som cyberattacker, försök till spionage och elavbrott. Säkerhetsavdelningarna arbetar ofta med att tillhandahålla dokumentation och vägledningar för kontinuitetsplanering, där varje enhet själv ansvarar för att genomföra sina analyser och planera för sin verksamhet:

“Det pågår ett arbete men allt det arbetet trycks ut på varje enskild enhet. Själva systemet ska vara detsamma men det är varje enskild enhet som är ansvarig enligt ansvarsprincipen. […] Så att alla arbetar på samma sätt med samma metod men utifrån sin egen verksamhets förutsättningar och innehåll.”​

Flera informanter reflekterar kring hur man från högre utbildning generellt kan ha varit något naiv, då man inte sett att konflikter i världen också kan leta sig in i forskning och högre utbildning. Politisk aktivism har exempelvis tagit sig nya utmanande uttryck:

“För det händer ju just nu. Det skapar också en konfliktliknande situation på en nivå som jag inte skulle gissat. […] Det är säkerhetshot och det är allmänstörande verksamhet på ett sätt som i värsta fall sätter ner universitetets funktion.”

Små och medelstora bibliotek tycks generellt arbeta närmare den centrala säkerhetsavdelningen. Det kan exempelvis handla om ett nära samarbete kring skyddsvärda samlingar, utvecklingen av beredskapsplaner och att man stämmer av inför viktiga beslut kopplat till beredskap. I dessa fall beskrivs samarbetet med säkerhetsavdelningen som en kontinuerlig och viktig del av bibliotekens beredskapsarbete.

Viktiga infallsvinklar på beredskap för lärosätesbiblioteken

Under intervjuerna har ett antal av lärosätesbibliotekens verksamheter som på olika sätt har bäring på beredskap synliggjorts. Tillsammans skapar detta en bild av viktiga infallsvinklar på beredskap för lärosätesbiblioteken.

Att säkra lärosätenas tillgång till forskningspublikationer

En central del av bibliotekens verksamhet är informationsförsörjning – att tillhandahålla forskningspublikationer till forskare och studenter vid respektive lärosäte. En erfarenhet från covid-19-pandemin var att det är av högsta vikt att ha tillgång till forskningspublikationer för att lösa komplexa samhällsproblem. I samtliga intervjuer påpekar informanterna att de idag är starkt beroende av licensierade digitala resurser och att de kommersiella leverantörerna och förlagen upprätthåller sin verksamhet. Även bibliotekens tillgång till internet och hög IT-säkerhet blir här viktigt: “Om vi förlorar tillgången blir det problematiskt”, säger en av de intervjuade.

Lärosätesbiblioteken förhandlar gemensamt och tecknar via KB avtal för tidskrifter och databaser genom det så kallade Bibsamkonsortiet, vilket samordnas av KB och leds av en styrgrupp med representanter från SUHF/lärosätesbibliotek, specialbibliotek och KB. Inom denna konstellation har man ännu inte lyft dessa frågor: “Man har inte ställt de kraven riktigt. Och det bör vi ju göra tillsammans för att oftast är det ju så att det här upphandlas gemensamt av Bibsam.”​

Ett par av de intervjuade diskuterar också om fysiska kopior kan bidra till stabil tillgång. Tryckt material har ofta gallrats om det finns en digital version, konstaterar en informant:

“I diskussionen om bevarande och gallring så har vi sagt att i Sverige bevarar vi en uppsättning tryck, om det finns en digital version. Det är naturligtvis problematiskt ur detta perspektiv. Men det finns ju också många, många tidskrifter där ingen har den tryckta versionen eftersom många tidskrifter inte trycks längre.”

Under pandemin öppnades många forskningsresurser tillfälligt upp, vilket lyfts fram som en positiv utveckling. Men de intervjuade menar att detta inte är en lösning man kan räkna med vid kommande kriser.

Öppen vetenskap

Det finns ett politiskt uppdrag till samtliga forskningsaktörer om att sträva efter att publicera forskningsdata och publikationer som öppet tillgängliga. KB har ett uppdrag om att samordna och främja denna utveckling. Öppen vetenskap syftar till att göra forskningen öppen, inkluderande och användbar för fler. Att forskningsdata och publikationer finns fritt tillgängligt utan att forskare och studenter behöver ha tillgång till databaser bakom betalvägg är en styrka i ett kritiskt skede.

En av de stora utmaningarna med öppen vetenskap, enligt våra informanter, är risken för att känslig information kan bli tillgänglig för fel aktörer.

De intervjuade ser både möjligheter och utmaningar med övergången till öppen vetenskap. Den stora möjligheten är att öppen vetenskap främjar jämlik tillgång till information. Det kan ses som “en form av demokrati” enligt en informant, där alla får samma möjlighet att ta del av information, även allmänheten och beslutsfattare:

“Att vi fortsätter att jobba för mer och mer öppenhet i forskningen tror jag är jätteviktigt. Inte bara i kris och krig utan för samhället generellt. Det har blivit en av våra kärnfrågor kan man säga på forskningsbiblioteket. Både tillgången till data, som också blev en stor grej under pandemin, men också publikationerna.”

En av de stora utmaningarna med öppen vetenskap, enligt våra informanter, är risken för att känslig information kan bli tillgänglig för fel aktörer. Det är svårt att förutsäga vilket material som kan nyttjas av en antagonist, särskilt när det blivit lättare att bearbeta stora datamängder med hjälp av AI. Men flera menar att det är viktigt att inte skapa en konflikt mellan öppen och låst data:

“Frågan har ju kommit upp. […] För det finns naturligtvis data som kan vara öppen och som inte behöver vara säker. Sen finns det data som måste vara säker och som inte bör publiceras öppet. Det är klart att man ska tänka på båda de här sakerna när man funderar över sin data. Men det betyder inte att de är i konflikt med varandra och att vi ska slänga bort den öppna frågan i och med säkerhetsläget. Utan vi måste ha med båda, det måste vi kunna hantera.”

Informanterna menar att biblioteken behöver utbilda forskare och studenter i källkritik och hur man kan bedöma om en källa är pålitlig eller ej för att övergången till öppen vetenskap ska bli framgångsrik. Detta är särskilt viktigt nu eftersom nya öppna publikationsformer växer fram och kan skapa osäkerhet kring vad som är vetenskapligt pålitligt:

“Det är väl alltid så att det finns två sidor av ett mynt, i någon mening. Det är klart att det är positivt att det är öppet, men det gör ju också att man behöver jobba med frågor som desinformation, till exempel. Finns det processer och strukturer som kan skydda oss från att vi också bygger in felaktig information i de här systemen? Det finns alltid risker med stora, öppna system.”

Skydd eller undanförsel av samlingar

Flera av de intervjuade biblioteken bedömer att deras fysiska samlingar inte är så skyddsvärda att dessa behöver vara en del av beredskapsplaneringen. Detta gäller dock inte de stora pliktbiblioteken som har samlingar som de bedömer som unika och skyddsvärda. Det finns också mindre bibliotek som är kopplade till specialiserade lärosäten som informanterna bedömer har unika samlingar som kan kopplas till särskilda kunskapsfält. Flera bibliotek beskriver sina samlingar som en del av kulturarvet med unika och skyddsvärda samlingar som är av nationellt och ibland internationellt värde:

“Det är svenskt kulturarv kan man nästan säga. […] Vi skulle tycka att är vi under attack så är det här superviktigt att det bevaras och finns kvar.”

Det arbete som idag pågår på biblioteken tar höjd för att skydda samlingarna mot exempelvis stöld, brand, vattenskador och skadedjur. Planeringen omfattar även kontinuitetsplanering för att hantera hot som elavbrott och cyberattacker. Flera bibliotek arbetar med att digitisera sina mest värdefulla och unika samlingar som en säkerhetsåtgärd. Prioritering ges till material i dåligt skick eller som riskerar att förstöras. Informanterna reflekterar dock kring att digitala samlingar i sig kan vara sårbara och att informationssäkerheten behöver vara särskilt hög om det ska vara en beredskapsåtgärd.

Identifiering och prioritering av skyddsvärda samlingar sker lokalt, ofta med hjälp av metodstöd från Riksantikvarieämbetet och Riksarkivet. Detta material uppfattas som användbart men inte alltid anpassat för att omhänderta boksamlingar. Inom kulturarvsområdet diskuteras undanförsel av skyddsvärda samlingar mycket. Undanförsel som metod för skydd av samlingar finns exempelvis reglerat i förordningen om undanförsel och förstöring (1993:243). Flera intervjuade funderar på huruvida undanförsel av bibliotekssamlingar är en ändamålsenlig metod. Kanske skyddas samlingarna bäst av att vara kvar på plats, i säkra och ändamålsenliga lokaler?

“Så fort vi gör sådana saker så tillför vi nya risker till materialet som vi kanske inte alltid är bekväma med. Så fort vi rör en bok i våra hyllor så finns det någon procents chans att vi förstör den faktiskt eller gör den värre, någon sida rives eller något sådär.”

Regeringen har skapat ett Råd för skydd av kulturarv för att ge “förutsättningar för samordnade och kostnadseffektiva beredskapsinsatser” där KB ingår. Flera informanter ser KB som en potentiellt viktig aktör för nationell samordning och vägledning, särskilt när det gäller att definiera vad som är skyddsvärda samlingar och hur de kan skyddas. Samtidigt påpekar flera att KB:s uppdrag idag inte inkluderar en direkt samordnande funktion. KB leder idag samarbetet Nationellt ramverk för bevarande och gallring som framförallt samlar lärosätesbibliotek och specialbibliotek. Beredskapsfrågor har ännu inte diskuterats här, men ett flertal informanter lyfter det som en naturlig plats för frågan:

“Det nationella perspektivet är liksom avgörande för också det här: Vad är det för samling av material vi ska spara? Vem gör det? Hur mycket? Och liksom också koppla till faktiska kostnader för lokaler och utformningen av de här lokalerna. […] Att man lyfter ur det från den organisatoriska enheten och tänker större. Att man gör en ansvarsfördelning.”​

Ett bibliotek nämner ett studiebesök i Tyskland där ett medskick var att förlusten minskar om man sprider sina samlingar geografiskt: “Och de sa att de har lärt sig efter andra världskriget att aldrig ha ett bibliotek i en enda lokal. Sprid ut det så mycket som möjligt, för de vårdar ju fortfarande sina bombskadade böcker. Så det kan ju hända att det är bra att det är samlingar i olika delar av landet.”

Eftersom bedömningen av vad som är skyddsvärda bibliotekssamlingar görs lokalt innebär det att samlingarna redan idag är distribuerade ur ett nationellt perspektiv, vilket potentiellt skulle kunna göra dem mindre sårbara. Samma bibliotek betonar också vikten av att skydda KB:s samlingar: “Det är ju bergrum och annat, och det är jättebra. Det är viktigt att KB finns kvar. Våra samlingar är extremt små i förhållande till KB.”

Enligt förordning om undanförsel och förstöring (1993:243) ska länsstyrelserna planera för undanförsel av skyddsvärda arkivhandlingar, böcker, konstverk, natur- och kulturhistoriska föremål i respektive län. Denna kontakt ser olika ut i olika delar av landet. De flesta bibliotek säger att de inte har någon kontakt med länsstyrelsen. Vissa bibliotek har själva kontaktat länsstyrelsen, med begränsad framgång.

Undervisning och MIK

Alla biblioteken arbetar med undervisning som syftar till att stärka studenters informationskompetens. Fokus och omfattning kan skifta, men tycks generellt vara ökande enligt våra intervjuer. Alla bibliotek ser det som sitt ansvar att hjälpa studenter och forskare att utveckla förmågor för att hantera, söka, och kritiskt värdera information, vilket också kan benämnas medie- och informationskunnighet (MIK). Särskilt i utmanande situationer är det viktigt att kunna värdera information korrekt. En arbetsgrupp för MIK, som arbetat på uppdrag av SUHF:s expertgrupp för lärosätesbibliotek, har publicerat en vägledning för hur medie- och informationskunnighet kan integreras i undervisningen.

Informanterna menar att den konfliktfyllda världen och utvecklingen av generativ AI och AI-verktyg förändrar undervisningen redan idag. Det blir allt svårare att skilja mellan mänskligt skapad och AI-genererad information. Det gör att det blir ännu viktigare för bibliotek att undervisa i hur man bedömer källors trovärdighet och hanterar information kritiskt. Frågor kopplade till hur studenter kan använda AI-verktyg på ett ansvarsfullt sätt hamnar idag på bibliotekens bord:

“Det som hände med AI och ChatGPT är ett bra exempel. Nästan direkt började vi få frågor om hur man ska använda och förhålla sig till AI. Det visar att universitetet förlitar sig mycket på oss för att lösa sådana frågor, eftersom vi har den expertis som behövs.”

Detta bibliotek arbetar nära övriga lärosätet för att utveckla policyer för AI-användning. Flera bibliotek har integrerat AI-relaterade ämnen i sina MIK-kurser. Målet är att vägleda både studenter och personal i hur AI kan användas på ett lämpligt sätt, och att ge verktyg för att granska AI-genererat material kritiskt.

Informanterna menar att den konfliktfyllda världen och utvecklingen av generativ AI och AI-verktyg förändrar undervisningen redan idag. Det blir allt svårare att skilja mellan mänskligt skapad och AI-genererad information.

Denna utveckling innebär att bibliotekspersonalen måste hålla sig uppdaterad om AI-teknikens möjligheter och risker. I intervjuerna beskrivs det som en pågående process där personalen kontinuerligt lär sig och utvecklar sin kompetens för att bättre kunna stödja både studenter och forskare i att navigera i ett landskap av AI-genererad information.

Biblioteksrummet

Biblioteksrummet används idag främst som en studiemiljö för studenter. Det har blivit mer av ett “studenternas vardagsrum”, där studiemiljön är viktig för trivsel och effektivt lärande.

Under covid-19-pandemin anpassade sig biblioteken snabbt till att tillhandahålla digitala tjänster och samtliga informanter konstaterar att detta fungerade i huvudsak bra. Flera av de intervjuade biblioteken höll ändå biblioteksrummet öppet för att ge studenter en plats att studera och mötas på:

“En del av mig skulle säga att det fysiska biblioteket inte är kritiskt, eftersom de flesta av våra transaktioner och interaktioner med användare sker digitalt. […] Men det finns ändå studenter, särskilt de som inte har någon annan plats att studera eller arbeta på, som behöver en fysisk plats. Det är alltså inte helt enkelt att säga att det fysiska biblioteket saknar betydelse. Särskilt för vissa grupper, som internationella studenter eller de med svårare boendesituationer, blir biblioteket en viktig fysisk resurs där de kan studera eller få lite lugn och ro. Så jag tycker att det fysiska biblioteket spelar en viktig roll, även om det kan vara mer flexibelt.”

Enligt ett par informanter blir det fysiska biblioteket en slags informationscentral eller samlingspunkt för studenter och personal vid kris, oavsett om biblioteket bjuder in till det eller ej eftersom biblioteken ses som generella problemlösare:

“Det händer ofta att folk kommer till biblioteket med frågor som kanske inte direkt rör våra kärnområden. Våra informationsdiskar får ofta frågor som kan verka oväntade, men det känns som att folk ser oss som problemlösare, och vi kan ofta hjälpa till på något sätt.”

Flera bibliotek arbetar just nu med att definiera i vilken utsträckning biblioteket ska vara ett offentligt rum.

En majoritet av de intervjuade säger att antalet besök från allmänheten minskat de senaste åren. Allmänheten är exempelvis gymnasister som studerar, pensionerade forskare som fortsätter att forska med hjälp av bibliotekens samlingar och walk in use-tillgång till databaser samt tidningsläsare. En effekt av pandemin tycks vara att allmänhetens nyttjande av biblioteksrummet har minskat:

“Efter pandemin så har det minskat jättemycket. Vi får inte alls lika många besök från allmänheten. […] Den här gruppen som besökte oss var lite äldre farbröder och de kanske inte är pigga nog att komma till oss eller inte finns med oss längre.”

Flera bibliotek arbetar just nu med att definiera i vilken utsträckning biblioteket ska vara ett offentligt rum. Som exempel nämns här huruvida biblioteket ska vara en vallokal eller ej. Det tycks vara kopplat till en generell höjd säkerhetsnivå på lärosätena till följd av hotnivån i samhället.

“Man kan inte hyra biblioteket på samma sätt och det är mycket tydligare hur användningen får vara i våra lokaler. Det är en av alla de här processerna som vi har gjort om och styrt upp, kan jag säga, där det var väldigt fritt och löst förut. Vi har gått från att vara en allmän plats […] till att användningen ska gå i linje med vårt uppdrag och gynna studenter och forskare.”

En annan informant tycker att biblioteket är en lämplig plats för att diskutera aktuella samhällsfrågor, exempelvis klimat, som kan belysas från många olika vetenskapliga infallsvinklar. Men detta kan också vara utmanande i en politiskt polariserad tid.

“[…] men ska vi också vara platser där man kan ha de här diskussionerna? Det är nåt som är aktuellt just nu. Vi har en alldeles ny publik miljö […] där det är möjligt att ha såna här diskussioner. Vi är precis inne i en strategisk planering där vi funderar över var vi ska sätta in vår kraft. Vi har fakulteter som har väldigt stark forskning inom de här områdena och vi som bibliotek ska vara de som tar den mest tvärvetenskapliga anblicken.”

Kompetensbehov

Hur tänker biblioteken kring vilka kompetenser som behövs för att på ett bra sätt kunna jobba med beredskap? Flertalet konstaterar att de är vana att arbeta med kompetensutveckling. Det personalen inte kan, kan de lära sig:

“Jag tycker att det hör till bibliotekarieprofessionen. Jag tänker att det inte har varit något vi har behövt särskilt lyfta utan att det är ett lärande i det man gör och så händer det saker. Kompetens är som sagt ett rörligt mål.”

Flera konstaterar att en generell medvetenhet om kris och krig och kunskap om hur samhället är organiserat för att möta dessa utmaningar är under utveckling hos personalen. Pandemin och Rysslands invasion av Ukraina har varit ögonöppnare för personalen. Men generellt tycks det vara så att ju mer aktivt beredskapsarbete som pågår på biblioteket desto större kompetensbehov hos personalen ser man. Ett av de biblioteken med mest aktivt beredskapsarbete beskrev kompetensbehoven på följande sätt:

“Ja, det är ju både högt och lågt höll jag på att säga, men dels är det ju en förståelse för vem gör vad? Alltså hur fungerar myndigheter i en kris, i en katastrof? Och sen hela vägen ner till hur ska vi säkra våra samlingar på bästa sätt? Då är vi nere på konservatornivå kanske. Det finns så många frågor här emellan också. Men att skapa en medvetenhet också hos var och en av oss. Hur gör man det? Hur skapar man en delaktighet så att var och en förstår sin roll i det här sammanhanget? […] Alltså det finns hur många frågor som helst som är relativt nya för oss.”

I ovanstående citat konstateras också behovet av specialistkompetenser. En ökad hotnivå ökar behovet av specialistkompetenser. En hög digital informationssäkerhet förutsätter exempelvis IT-specialister, och för att skydda de fysiska samlingarna kan biblioteket behöva kompetens kopplat till lokalsäkerhet och konservering av tryckt material.

Möjliga gemensamma insatser

Alla intervjuerna har avslutats med frågan om vilka beredskapsfrågor som eventuellt skulle kunna hanteras gemensamt inom bibliotekssektorn.

Samtliga informanter menar att lärosätesbiblioteken är vana vid att samarbeta med varandra. När det gäller tillgång till digitala forskningsresurser föreslås gemensamma lösningar på nationell nivå. Behovet av att upprätthålla Bibsamkonsortiet är avgörande under kris eller krig när internet och annan infrastruktur kan vara instabil.

Det finns förhoppningar om att KB skulle kunna vara en aktör som samordnar bibliotekens beredskapsarbete. 

Flera pekar på värdet i att dela erfarenheter och kunskap inom sektorn. Det skulle exempelvis kunna handla om att utveckla gemensamma scenarier och beredskapsövningar som är biblioteksrelevanta. Sådana samarbeten skulle kunna ge vägledning om best practices och öka kompetensen på ett sätt som enskilda bibliotek kanske inte har resurser för att hantera själva.

“Erfarenhetsutbyte tror jag är väldigt viktigt. Vi har begränsade resurser för de här frågorna. Det kommer liksom bara ovanpå. Det är inget som vi tillförs nya resurser för att hitta tid och utrymme att arbeta med. Kompetensfrågan är jätteviktig. Erfarenhet att skissa på scenarier som är gemensamma oavsett om man finns i Stockholm eller i Uppsala eller i Lund eller var man är. Just för att identifiera de viktiga frågorna och då kan vi också identifiera i vilka frågor är det helt nödvändigt att vi faktiskt samverkar på nationell nivå och vilka andra frågor hanteras bäst lokalt. Jag tror det finns väldigt många skäl till att vi börjar närma oss varandra i de här frågorna.”

De informanter som har kunskap om utvecklingen av Campus totalförsvar ser en möjlighet att detta skulle kunna utgöra en plattform för gemensamma utbildningar och stöd för biblioteken.

Det finns förhoppningar om att KB skulle kunna vara en aktör som samordnar bibliotekens beredskapsarbete. Det efterfrågas särskilt riktlinjer, vilket i sin tur skulle underlätta för varje enskilt bibliotek att veta vilka åtgärder som bör prioriteras. Samtidigt finns en viss skepsis kring KB:s resurser och nuvarande mandat: “Riksarkivet och Riksantikvarieämbetet har tagit en mer aktiv roll. Det kan handla om en oförmåga hos KB men också en skillnad i uppdrag.”

Här kan KB förtydliga att uppdragen skiljer sig åt mellan myndigheterna. Riksarkivet och Riksantikvarieämbetet har uppdrag med starkare mandat gentemot arkiv- respektive museiområdet.

Samtidigt konstaterar en informant att beredskap behöver organiseras på alla nivåer. Vissa saker görs bäst lokalt: exempelvis omedelbara praktiska åtgärder vid en krissituation, skydd av fysiska samlingar och lokala kontinuitetsplaner.

“Sen finns det ju andra typer av samlingar inom universitetet, så där finns ju också ett värde i att man på lokal nivå diskuterar samlingssäkerhet och att vår säkerhetsavdelning har en medvetenhet om vad säkerhet innebär när man arbetar med samlingar och så. Samverkan behövs både lokalt, regionalt och även nationellt.”

Avslutande diskussion

Utifrån intervjuerna är det tydligt att lärosätesbiblioteken befinner sig i en tidig fas i arbetet med beredskap, åtminstone vad gäller beredskap inför höjd beredskap eller krig. Generellt är detta en ny fråga som väckts genom ett förstärkt fokus på säkerhet inom lärosätet och på beredskap i det omgivande samhället. Bibliotekens arbete med beredskap begränsas av att det saknas en nationell bild av lärosätenas verksamhet vid höjd beredskap.

Genom KB:s nationella överblick ser vi flera likheter inom bibliotekssektorn vad gäller beredskap. 

Utvecklingen av det civila försvaret sker snabbt och inrättandet av Campus totalförsvar är ett konkret exempel på hur lärosätena själva organiserar sig för att påskynda den utvecklingen. Utifrån de infallsvinklar på beredskap som redogörs för ovan är det uppenbart att (delar av) lärosätesbibliotekens verksamhet kommer att vara kritiska att upprätthålla när samhället utmanas till sitt yttersta.

Genom KB:s nationella överblick ser vi flera likheter inom bibliotekssektorn vad gäller beredskap. Oavsett bibliotekstyp behöver vi alla förhålla oss till samma samhälleliga planering för hur samhället är tänkt att fungera i en kritisk situation. Vi noterar också att bibliotekariens roll som flexibel problemlösare gentemot sin målgrupp beskrivs på liknande sätt på folk- och lärosätesbibliotek. Här finns möjlighet att gemensamt stärka kompetensen när det gäller bemötande av människor i kris inom sektorn. MIK är ett centralt begrepp oavsett bibliotekstyp, även om infallsvinklarna kan vara olika. Här finns mycket att lära av varandra, inte minst hur MIK-verksamhet kan utformas i praktiken. Svensk biblioteksförenings expertnätverk Bibliotekens roll i totalförsvaret samlar hela bibliotekssektorn och kan vara ett forum där sådana samtal med fördel kan föras.

För de verksamheter som KB ansvarar för har myndigheten ett generellt uppdrag om att planera för sin verksamhet vid höjd beredskap enligt förordning (2022:524) om statliga myndigheters beredskap. Eftersom KB bedriver flertalet verksamheter för och med lärosätesbiblioteken finns här både möjlighet till och uppdrag om att arbeta med beredskapsplanering som kan bidra till likvärdig tillgång till lärosätesbibliotek vid landets universitet och högskolor i kris eller krig. Förutom de verksamheter som har nämnts tidigare i artikeln handlar det också om Librissystemen som är ett nav för bibliotekens informationsförsörjning. Men det behöver noteras att biblioteken ännu inte ingår i en beredskapssektor och inte har någon beredskapsmyndighet kopplad till sig, något som regeringen säger sig vilja återkomma till enligt totalförsvarspropositionen 2025–2030. KB:s möjligheter att samordna biblioteksväsendet eller bidra med rekommendationer eller allmänna råd vad gäller beredskap är därför begränsade.

Vi noterar också att bibliotekariens roll som flexibel problemlösare gentemot sin målgrupp beskrivs på liknande sätt på folk- och lärosätesbibliotek.

I slutredovisningen av Stärkt samverkan välkomnar KB regeringens initiativ för att fortsätta utvecklingen av bibliotekens roll i totalförsvaret. KB kommer att påbörja en kartläggning av sårbarheterna runt de digitala forskningspublikationerna, så som de beskrivs under rubriken Att säkra lärosätenas tillgång till forskningspublikationer ovan.

Denna kartläggning ringar in lärosätesbibliotekens infallsvinklar för att kunna åstadkomma det som biblioteksstrategin framhåller som bibliotekens roll i totalförsvaret, nämligen att “värna tillgången till faktabaserad och trovärdig information”. Tack till alla informanter som generöst delat med sig av sin kunskap och sina reflektioner kring beredskap, ett ämne som inte alltid har tydliga rätt eller fel.

Arbetet med beredskap har gjorts inom KB:s regeringsuppdrag om att ha nationell överblick och främja samverkan inom bibliotekssektorn.