
Digital tillgänglighet och upphandling
Myndigheten Digg har ansvar för frågor kring digital tillgänglighet och ser till att offentliga aktörer uppfyller kraven i tillgänglighetslagstiftningen. Vid upphandling av tekniska system är det viktigt att ställa och kontrollera krav på detta. Många bibliotek står inför utmaningar när det kommer till upphandling av olika former av biblioteksteknik. Ilias Bennani från Digg ger i en film goda råd kring hur man bör tänka om upphandling med fokus på tillgänglighet, och Digiteket har sammanfattat filmens viktigaste punkter.
Myndigheten Digg (Myndigheten för digital förvaltning) är ansvarig för digital tillgänglighet och är de som utför tillsynen och kontrollen över att offentliga aktörer uppnår kraven i tillgänglighetslagstiftningen. Ett sätt att säkerställa att man gör rätt är att man kravställer och kontrollerar den digitala tillgängligheten vid inköp av nya tekniska system. Många bibliotek brottas dock med frågor kring hur de ska hantera digital tillgänglighet vid upphandlingsförfarandet.
Ilias Bennani på myndigheten berättar mer om vad som är viktigt att kunna kring upphandling med tillgänglighetsperspektiv och Digiteket har sammanfattat de viktigaste lärdomarna ur filmen.
Vem ansvarar?
Den upphandlande parten har alltid det fulla ansvaret för att produkten följer aktuella krav på digital tillgänglighet. När Digg genomför ett tillsynsärende så är det omöjligt att skylla på leverantören. Om du tillhandahåller en tjänst så är du alltid ansvarig för den digitala tjänst som du tillhandahåller.
Lagstiftningen
Alla som finansieras av offentliga medel ska följa DOS-lagen. Digg är tillsynsmyndighet för den lagen.
Sedan 2017 har man också varit tvungen att ta hänsyn till Lagen om offentlig upphandling där det står:
“När det som ska anskaffas ska användas av fysiska personer ska de tekniska specifikationerna bestämmas med beaktande av samtliga användares behov, däribland tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning.”
Krav på tillgänglighet gäller endast upphandlingar som överstiger aktuella tröskelvärden vid direktupphandling. Görs det en offentlig upphandling gäller tillgänglighetskraven. För den absoluta majoriteten av upphandlingar gäller dock att man behöver ta hänsyn till lagkraven.
Utmaningar vid offentlig upphandling
- Avsaknad av egen kompetens.
- Svårt att formulera krav.
- Ingen leverantör kan leverera på grund av för höga krav.
- Svårt att kontrollera leverantörers utfästelser.
- Ansvaret att kontrollera ligger på den upphandlande parten.
- Svårt att göra om en upphandling.
Att inte ha egen kompetens för att kunna bedöma vilka krav man ska ställa eller att kunna bedöma de anbud som inkommer är en utmaning. Någonting som också är väldigt vanligt är att bristerna upptäcks först efter genomförd och godkänd leverans. En misslyckad upphandling är väldigt svår och kostsam att göra om.
Praktiska tips för upphandling
Säkra upp med egen kompetens:
- Anställ personer med kompetens inom digital tillgänglighet.
- På samma sätt som ni har egen kompetens inom till exempel it-säkerhet och GDPR.
- Gärna personer som själva använder hjälpmedel.
- Ta in konsulter på längre uppdrag (gärna 2 år eller längre).
- Kommer lära känna hela er verksamhet i detalj.
- Kommer kunna hjälpa er med mer än upphandlingar.
- Är ni en liten organisation – dela resursen med andra.
- Kan flera småkommuner dela på en anställd expert?
- Mer komplicerat om flera organisationer ska dela på en konsultresurs.
Det viktigaste av allt är att försöka säkra upp kompetens inom organisationen vilket är svårt i mindre verksamheter där man kanske behöver ta konsulthjälp.
Tydliga krav i upphandlingen
Ställ tydliga krav i upphandlingen:
- “… skall följa EN301549 och WCAG 2.1 nivå AA …”
Att formulera tydliga krav i upphandlingen är väldigt viktigt. Att bara skriva att produkten eller tjänsten ska följa EN301549 och WCAG 2.1 nivå AA är korrekt ur lagstiftarens hänseende men för oklart för att kunna kontrolleras. Det är svårt att kontrollera att en produkt som leverantören offererar verkligen följer de många krav som ryms i de här två begreppen.
Tydligare upphandlingskrav:
- Lista alla krav som berör digital tillgänglighet, till exempel:
- Produkten går att använda enbart med tangentbordet.
- Rubriker/rubriknivåer är semantiskt korrekta.
- Inga inaktiva (disabled) komponenter förekommer.
- Låt anbudsgivare ange om vart och ett av dessa krav kommer uppfyllas:
- Vid leverans.
- Efter x antal månader.
- Kommer inte kunna uppfyllas.
- Låt anbudsgivaren beskriva:
- Hur leverantören vet att de möter kraven.
- Vad leverantören kommer göra för att säkra upp att de krav som kommer uppfyllas inom x månader skall möta kraven
- Exempel:
- “Vi kommer genomföra användartester med personer som använder hjälpmedel …”
- “Vi jobbar med företaget X som är specialister på digital tillgänglighet.”
- Exempel:
Tips för tydligare upphandlingskrav
Använd till exempel Arbetsförmedlingens tillgänglighetslista för att specificera vilka krav upphandlingen ska innehålla:
Arbetsförmedlingens tillgänglighetslista
Funktionen låter er specificera vilka krav i tillgänglighetskravspecifikationen WCAG som är tillämpliga för er produkt eller tjänst och skapa en checklista specialiserad för er som sedan kan användas vid upphandlingen. Om ni inte har video eller ljud kan ni till exempel välja bort det.
Bedöma inkomna anbud
Använd egen kompetens inom verksamheten för att bedöma inlämnade anbud:
- Låt en expert gå igenom inkomna anbud.
- Gör en bedömning utifrån lämnade uppgifter.
- Kom ihåg: Den upphandlande parten bär hela ansvaret.
Be om en testmiljö för utvärdering:
- Går det att prova systemet “live” för att utvärdera om produkten/tjänsten uppfyller krav på digital tillgänglighet?
- Låt er egen expertresurs gå igenom de system som uppfyller kraven i upphandlingen (er egen undersökningsplikt).
Skriv tydliga avtalstexter
Tydligare avtalstext besvarar frågor som:
- Vilka krav ska vara uppfyllda redan vid leverans?
- När ska resterande krav vara uppfyllda?
- Hur ska leverantören säkerställa att alla krav är uppfyllda?
- Hur säkerställer den offentliga aktören att alla krav är uppfyllda?
- Hur hanteras avvikelser, till exempel efter leveransgodkännandet?
Inför incitament och sanktioner i avtalet
Att säkerställa att digitala produkter och tjänster är tillgängliga handlar mycket om att ha rätt inställning från början. Det är centralt att uppmuntra leverantörer att korrigera eventuella tillgänglighetsfel. Genom att erbjuda ett högre timpris kan man motivera leverantörer att fokusera på dessa buggar, och på så sätt göra det lönsamt för dem att prioritera rättningar.
Trots att en leverans kan vara godkänd kan problem fortfarande uppstå. Det är därför viktigt att ha verktyg i avtalet som hanterar dessa situationer. Ett balanserat avtal bör ha både positiva incitament och potentiella sanktioner om leverantören inte gör korrigeringarna.
Ett genomgående tema är vikten av att undvika så kallade “tillgänglighetsanpassningar”. Istället för att justera i efterhand bör tjänster och produkter designas med alla användares behov i åtanke redan från start. Ett bra exempel är att om man bygger en fastighet med en storslagen trappa, borde en ramp inkluderas i designen direkt istället för att läggas till som en eftertanke.
- Hur hantera avvikelser efter godkänd leverans?
- Brister i tillgänglighet kan uppstå under produktens livscykel.
- Inför incitament för leverantören att prioritera rättning av tillgänglighetsbuggar.
- Till exempel högre timtaxa för att rätta buggar inom en viss tid.
- Inför sanktioner om leverantören inte prioriterar rättning av tillgänglighetsbuggar.
- Till exempel vite om leverantören väljer bort att rätta buggar inom en viss tid.
- Det ska löna sig för leverantören att rätta brister i tillgängligheten
Undvik “tillgänglighetsanpassningar”.
- Anpassning = ändra i en redan fungerande produkt/tjänst.
- Höga kostnader i förhållande till skapad nytta.
- Resultatet blir sällan bra, varken för användaren eller produktägaren.
- Bygg rätt från början.
Upphandlingsmyndighetens checklista för tillgänglighet är också en bra resurs att använda i arbetet.
På Digg hittar du mängder av information om digital tillgänglighet. Också Digiteket har ett flertal resurser som behandlar ämnet.
Upphovsrätt och licens för innehåll på aktuell sida
Observera att innehållet (texten, bilder, video och så vidare) på sidan kan vara licensierad i enlighet med olika licenser.
Sammanfattningen av texten på denna sida är licensierat enligt Creative Commons Erkännande 4.0 Internationell (CC BY 4.0).
Detta innebär att du:
- får kopiera och dela vidare materialet i vilket medium eller format som helst
- får remixa, återanvända och bygga på materialet
- får använda det i kommersiella syfte och sammanhang
- inte behöver fråga om lov.
Om du bearbetar, delar eller använder texten:
- Ge ett korrekt Erkännande
- ange verkets namn,
- ange vem som skapat verket,
- ange länk till verkets ursprungsplats,
- ange länk till upphovspersonens webbsida (frivilligt, men trevligt),
- ange vilka delar som eventuellt är bearbetade
- länka till licensen.
Ett korrekt erkännande skulle kunna se ut så här:
Allt du skulle vilja veta om Creative Commons, men varit för skraj att fråga om, av Ola Nilsson. Texten är licensierad med Creative Commons Erkännande 4.0 Internationell (CC BY 4.0).
Filmen är producerad av Digg och används med tillstånd. Kontakta myndigheten för mer licensinformation.
