Gallra med CREW – riktlinjer för gallring och medieplanering

Förra hösten arrangerade Sveriges depåbibliotek och lånecentral ett webbinarium om gallring där de bland annat presenterade gallringsmetoden CREW. Nedan följer en sammanfattning av vad som sades samt länkar till relevanta resurser.

Varför behövs egentligen gallring på ett bibliotek? Gallring skapar en attraktiv samling som är lätt att hitta i för både personal och besökare. Det skapar också utrymme, vilket är en förutsättning för att kunna köpa in nya medier. Gallring stärker alltså hela samlingen, både utseendemässigt och innehållsmässigt. Det är därför minst lika viktigt som inköp.

Presentationen från webbinariet finns att läsa och ladda ner här.

Webbinariet om gallring och medieplanering hölls av Victoria Edman och Ingalill Stenmark, som arbetar på Sveriges depåbibliotek och lånecentral. Följande text är en sammanfattning av vad de tog upp.

Ett aktivt beståndsarbete

Beståndets livscykel kan liknas vid ett kretslopp:

Aktivt beståndsarbete handlar om såväl förmedling och exponering av samlingarna som urvalsprocessen med både inköp och gallring. Ett kontinuerligt och strukturerat arbetsflöde underlättar gallringsarbetet. Det är en komplex uppgift att gallra och många avvägningar behöver göras. Statistik är ett bra stöd, men beslut behöver inkludera även andra aspekter som litteraturkunskap och kännedom om uppdrag och målgrupper. Det finns många format och medietyper att förhålla sig till. Man behöver ibland ta hänsyn till utgivning och hur möjligt det är att ersätta det gallrade med nytt.

Målet är ett relevant och uppdaterat mediebestånd som motsvarar bibliotekets uppdrag och målgruppernas behov. Ett tips är då att testa att vända på frågan: ”Vad sparar vi, varför och för vem?” Det är naturligtvis sådant som är i ständig förändring, därför är ett kontinuerligt och systematiskt arbete viktigt. Låt frågorna få ta tid och skapa utrymme för diskussion. Reflektera gärna över yrkesrollen i förhållande till den personliga smaken.

Strukturera upp arbetet tillsammans

Starta en diskussion om gallring och samlingsutveckling på ditt bibliotek! Det är värdefullt om alla i personalgruppen är delaktiga. Låt samtalen och diskussionen om gallring och samlingsutveckling ta sin tid, och formulera egna riktlinjer. Ibland är det endast en person som ansvarar för gallringsarbetet av ett bestånd på ett bibliotek, vilket kan leda till att resten av personalen står som frågetecken kring frågan. Det är därför bra att engagera fler i samtalet för att komma fram till gemensamma överenskommelser kring hur arbetet ska ske.

Om det finns en gallringsplan eller medieplan för bibliotekets bestånd så kan den vara en trygghet för personalen när det dyker upp svåra frågor, som till exempel om allmänheten ifrågasätter varför vissa medier köps in, medan andra inte köps in eller gallras. Det kan även fungera som ett stöd för kompetensöverföring när ny personal börjar.

Viktiga frågor att ställa sig är:

• Vad ska behållas över tid?
• Vad kan/ska gallras?
• Vilka prioriteringar ska göras?

Utgå från styrdokument och målgrupper

Bibliotekslagen säger att “folkbibliotekens utbud och tjänster ska präglas av allsidighet och kvalitet”. Detta är en grund för beståndsarbetet. När det kommer till facklitteratur kan man ställa sig frågan om boken innehåller korrekta och vederhäftiga fakta. I beståndsarbetet kan det även hända att man möter åsikter som man inte är van vid att hantera och då är det bra att under processen ha med sig vad som egentligen står i lagen. Annat stöd för sin medie- eller gallringsplan kan man hitta i till exempel kommunala biblioteksplaner, strategiska dokument eller, när det kommer till skolbibliotek, i läroplanen. Biblioteken ska bidra till fri åsiktsbildning, vilket ställer krav på saklighet och likabehandling. Bibliotek får inte styras av rent tyckande eller andra värderingar.

Lästips:

Var börjar man då? Utgå från det egna bibliotekets målgrupper. Vilka är biblioteket och mediebeståndet till för och vad ska prioriteras? Undersök vilka åldersspann och språkgrupper som finns i området. Finns det kanske många förskolor, några speciella arbetsplatser eller utbildningar? Vad betyder dessa faktorer för er samling, mediebudget och ert biblioteksutrymme?

Glöm inte att se över om ert bibliotek faktiskt prioriterar bibliotekslagens prioriterade målgrupper:

• personer med funktionsnedsättning
• nationella minoriteter
• personer med annat modersmål än svenska
• barn och ungdomar

CREW – en metod som kan förenkla

CREW är en akronym för “Continuous Review, Evaluation, and Weeding” och kan ungefär översättas till kontinuerlig granskning, utvärdering och gallring. Det är en gallringsmetod som ursprungligen kommer från USA men som numera används även i bland annat Norge. Metoden går i enkla drag ut på att jobba kontinuerligt med översyn och utvärdering utifrån ett antal kriterier för att veta vad man ska gallra. Metoden utgår från Dewey-systemet, men den kan användas oavsett klassifikationssystem.

Gallra med CREW – en handledning

Riktlinjer för ämnesområden och prioriterade målgrupper

Olika ämnesområden har olika krav på aktualitet. En bok om medicin och hälsa blir snabbt inaktuell jämfört med en bok om religion. I handledningen finns konkreta riktlinjer listade för de olika Dewey-klasserna, ett resonemang om vad som är bra att tänka på för respektive ämne, kombinerat med ett förslag på en formel för varje klass. Det är dock viktigt att komma ihåg att riktlinjerna endast är förslag på hur man kan tänka, de kan ändras och anpassas utifrån det egna bibliotekets förutsättningar och prioriteringar. Under webbinariet går Victoria Edman och Ingalill Stenmark igenom ett antal ämnen, såsom riktlinjer för hem- och familjekunskap, barn- och ungdomslitteratur, skönlitteratur, klassiker, biografier samt medicin och hälsa.

Skapa egna riktlinjer

Ingalill Stenmark ger ett exempel på hur man kan skapa sina egna riktlinjer utifrån det egna bibliotekets behov och prioriteringar. Ett bibliotek i Västerbotten skapade egna riktlinjer för sin regnbågshylla och deras formel var då 10 / 5 / MUSTIE. Utöver detta hade de följande riktlinjer:

“Regnbågshyllans bestånd behöver inte vara statiskt utan kan anpassas – för att få plats med nytt i regnbågshyllan men likväl för att medier med hbtq-perspektiv också ska kunna återfinnas i vår övriga samling.” och “Hbtq-klassiker som inte lånats ut på 5 år kan magasineras.”

Detta är ett bra exempel på hur kriterierna kan anpassas för specifika samlingar eller delar av en samling. I detta fall såg man en poäng med att ha en längre “livstid” för medier just på regnbågshyllan.

Lämna in gallrade böcker – och låna dem när ni behöver!

Var inte rädd för att gallra det som inte längre behövs på det egna biblioteket. Böcker som ni gallrar kan doneras till Sveriges depåbibliotek och lånecentral, som sedan tillgängliggör dem som fjärrlån via Libris. De sparar ett exemplar av varje upplaga av svenskt tryck enligt förvärvsplan, så innan du donerar en bok rekommenderas att söka i deras samling för att se om de redan har boken. Så dubbelkolla gärna i deras katalog, dvs. Libris, innan ni slänger eller säljer utgallrade medier. Tanken med ett depåbibliotek är att det ska vara ett fjärrlånemagasin för alla att ta del av och som biblioteken bygger upp tillsammans. På så sätt kan även gallrade böcker få liv igen vid efterfrågan.