Bli specialist på fjärrlån och gallring

För dig som arbetar på bibliotek finns flera nationella tjänster för medieförsörjnings- och kompetensstöd som Kungliga biblioteket finansierar. En av dessa resurser är Sveriges depåbibliotek och lånecentral, vars uppdrag är kompletterande medieförsörjning, det vill säga att underlätta för bibliotek att ge en effektiv och jämlik informations- och litteraturförsörjning till sina låntagare.

Depåbiblioteket är ett nationellt fjärrlånemagasin som byggs upp av donationer från bibliotek runt om i landet. Lånecentralen förmedlar lån både från depåbibliotekets och Umeå stadsbiblioteks samlingar till bibliotek i Sverige och ibland också utlandet. Tillsammans utgör dessa båda Sveriges depåbibliotek och lånecentral (SDLC).

Verksamheten håller till i Umeå. Personalen består av sju personer (fem årsverken) som arbetar både i depåbibliotekets lokaler i centrala Umeå och på Umeå stadsbibliotek i kulturhuset Väven. Utöver förmedling av fjärrlån stöttar Sveriges depåbibliotek och lånecentral folk- och skolbibliotek med utlandslån, inköp av smalare litteratur och kompetensinsatser kring fjärrlån och gallring. Målgruppen är det allmänna biblioteksväsendet, men majoriteten av de som använder SDLC:s tjänster är folk- och skolbibliotek.

Bertine Pol Sundström, bibliotekarie på Sveriges depåbibliotek och lånecentral, svarar i den här artikeln på vanliga frågor de brukar få om sitt arbete med fjärrlån, kompletterande inköp och stöd till bibliotekspersonal.

Fjärrlån

Vad är ett fjärrlån egentligen?

– Enligt definitionen på Kungliga bibliotekets webbplats är ett fjärrlån ett lån mellan två bibliotek med olika huvudmän och därmed ett samarbete mellan bibliotek som ställer sina samlingar till förfogande för låntagare vid andra bibliotek.

Finns det regler för fjärrlån?

– Tiderna ändras – för länge sedan var det en strikt ordning, den så kallade lånekedjan, som bestämde vilken väg fjärrlånebeställningarna skulle gå. Filialbiblioteket vände sig i första hand till sitt huvudbibliotek, som i sin tur kunde be länsbiblioteken om hjälp. Som sista instans fanns det lånecentraler som kunde bistå med att belägga en bok och ge förslag på varifrån man kunde låna böcker.

Detta var i en tid då det inte fanns datorer och katalogerna inte fanns online. Man var tvungen att använda sig av tryckta källor och senare av mikrofiche. Det fanns en tjock bok med detaljerade rekommendationer om hur man skulle hantera ett fjärrlån. Nuförtiden finns det bara två lånecentraler kvar, vi och Mångspråkiga lånecentralen, katalogerna finns på nätet och Libris fjärrlånemodul har förenklat proceduren väsentligt.

Det finns fortfarande fjärrlånerekommendationer och dessa finns att läsa på Kungliga bibliotekets webbplats. Det som gäller är i korthet följande:

• Alla fjärrlån ska betraktas som ett inköpsförslag
• Generöst förhållningssätt
• Snabb hantering av fjärrlån
• Inlånande bibliotek ansvarar för inlånat material till dess det är tillbaka på hyllan

Varför skulle man vilja låna medier från ett annat bibliotek?

– Alla bibliotek kan inte ha allt, det är omöjligt. Dessutom är förhållandena på biblioteken olika för olika kommuner. Budget, antal invånare, bibliotekens storlek och kommunpolitiken är bara några faktorer som kan avgöra hur beståndet på det lokala biblioteket ser ut. När en låntagare har ett önskemål om en bok som inte finns är det väldigt bra att biblioteken samarbetar och kan dela med sig av sina samlingar. Genom fjärrlån mellan biblioteken får bibliotekens användare en bra och jämlik informationsförsörjning. Var man bor i landet ska inte spela någon roll för litteraturtillgången.

Minskar fjärrlånen?

– Bibliotekens arbetssätt har ändrats, många ingår i lånesamarbeten vilket gör att synen på fjärrlån har förändrats. Enligt den nationella statistiken minskar fjärrlånen, men det beror bland annat på hur man definierar fjärrlån. Många böcker tillbringar lång tid i transport och lånas flitigt mellan bibliotek i regionala samarbeten utan att det alltid blir en pinne i den nationella statistiken.

På vilket sätt bidrar Sveriges depåbibliotek och lånecentral med fjärrlån?

– Vi förmedlar lån till andra bibliotek från både depåbibliotekets och Umeå stadsbiblioteks samlingar. Samlingarna är stora och nästan allting, fack- och skönlitteratur, vuxen-, barn- och ungdomslitteratur, är tillgängligt för fjärrlån.

Hos oss har vi märkt en markant ökning av antalet utlån, och vi har funderat över vad det kan bero på.

• En förklaring är att biblioteken inte har någon ”lagerhållning” längre, man minskar och tar bort magasin, men både depåbiblioteket och Umeå stadsbibliotek har en stor äldre samling.
• En annan förklaring kan vara att bibliotekens inköp mer och mer liknar varandra och att den smalare litteraturen inte köps in i lika stor utsträckning.
• Forskningsbiblioteken köper mycket digitalt, som inte kan fjärrlånas.
• Vi ser att en del bibliotek inte vill låna ut på fjärrlån, utan hänvisar till oss istället.

Lånar ni verkligen ut allt?

– Alla bibliotek kan låna från Sveriges depåbibliotek och lånecentral. Lånetiden är olika lång beroende på vad som lånas men är i regel en månad. Böcker med lång reservationskö brukar ha en kortare lånetid.

I undantagsfall blir det inte hemlån utan läsesalslån på beställarbiblioteket. Det gäller framför allt äldre eller skört material och det bedöms då från fall till fall.

Som tidigare nämnts förmedlar vi lån från Umeå stadsbiblioteks samling, men Umeå ingår också i ett regionalt samarbete. Ibland får vi beställningar på böcker som endast finns i kranskommunerna eller på gymnasiebiblioteken. Då får vi tyvärr avslå fjärrlånebegäran.

Om böckerna inte finns i Sverige, hur gör man då?

– Om boken inte finns i Sverige kan beställningen skickas till lånecentralen, antingen via Libris eller via e-post. Vi söker i kataloger och databaser för att se om det eftersökta materialet finns att tillgå. För lån utanför Norden tar vi ut en förmedlingsavgift. Priset är 200 kr för ett lån och 75 kr för en artikelkopia och vi står då för alla omkostnader för inlånet. 

Biblioteken behöver inte anlita oss, men det kan vara ganska krångligt att låna från utlandet: tullhandlingar, rutiner för inlån, betalning för inlånet, dyra frakter.

Vad händer om boken kommer bort?

– I fjärrlånerekommendationerna står det att ”inlånande bibliotek ansvarar för inlånat material till dess det är tillbaka på hyllan”. Det kan kännas surt att få en faktura när boken har kommit bort i transporten. Ett sätt att undvika det är att skicka tillbaka fjärrlånen som en spårbar försändelse. Det blir lite dyrare, men det kan det vara värt.

---

Inköp

Hur ser ert inköpsstöd ut?

– Biblioteken, främst folk- och skolbibliotek, kan vända sig till oss med inköpsförslag på titlar som de själva inte anser passar in i mediebeståndet av en eller annan anledning. Vi köper inte allt, men väldigt mycket. Vårt huvuduppdrag är den smala eller svåråtkomliga litteraturen. Dyr och smal är dock inte alltid samma sak.

Vårt uppdrag är inte att vara kompenserande, så om boken finns att köpa för en billig peng och det är en titel som är av mer allmänt intresse, då avstår vi från köp. Det kostar också att skicka ett fjärrlån fram och tillbaka.

Ibland kommer inköpsförslag som biblioteken ställer sig tveksamma till att köpa in på grund av att innehållet är kontroversiellt. På ett mindre bibliotek är det nog lite lättare att tacka nej till sådan litteratur och man kan vidarebefordra inköpsförslaget till en större filial eller huvudbiblioteket, medan man på det stora biblioteket vrider och vänder sig för att hitta ett svar som inte är fördömande och kan tolkas på fel sätt. På vår hemsida kan man läsa mer om svåra urvalsbeslut och bibliotekens ansvar. 

Vår utgångspunkt är att låntagaren har rätt att bilda sig en uppfattning i ämnet, vilket det än är. Vi vet inte alltid varför någon lämnar ett inköpsförslag. Trots det händer det att vi inte köper en bok på grund av att den brister i trovärdighet eller att den är för smal även för lånecentralsuppdraget. Även vi har en budget att förhålla oss till.

Vad gör ni med böckerna som ni köper, läggs de in i Sveriges depåbiblioteks bestånd?

– Böckerna som vi köper hamnar på Umeå stadsbiblioteks hyllor i Väven, och sedan ingår de i stadsbibliotekets mediebestånd. Bibliotekspersonalen på Umeå stadsbibliotek är väldigt medvetna om det nationella lånecentralsuppdraget. Det står inskrivet i bibliotekets medieplan, och när personalen gallrar tas hänsyn till uppdraget. Depåsamlingen däremot växer endast genom gåvor och donationer.

Var köper ni, vilka bokhandlare använder ni er av?

– I första hand köper vi från bokhandlarna som vi har avtal med, men det är inte alltid som böckerna finns där. Är det gamla böcker försöker vi köpa antikvariskt via Bokbörsen, Antikvariat.net eller Tradera.

Många gånger kontaktar vi författaren eller förlaget direkt när det rör sig om egenutgivning, det kan vara ett riktigt detektivarbete! Vi köper också en del från utlandet, oftast via Amazon, men vi är också kunder hos flera mindre nätbokhandlare.

Köper ni böcker på andra språk?

– Ja, det gör vi. De flesta inköpsförslagen är på svensk- eller engelskspråkig litteratur, men vi får även förslag på andra europeiska språk. Ibland hänvisar vi till Mångspråkiga lånecentralen, det kan vara om det handlar om ett språk som inte finns sedan tidigare på Umeå stadsbibliotek eller om vi inte hittar någon inköpskanal.

Kan ni ge några exempel på böcker som ni köpt under året?

– Ja, ett exempel på en både smal och dyr bok var Viveka Lidströms lärobok Vårt Vatten: grundläggande lärobok i vatten- och avloppsteknik.

Ett annat inköpsförslag var Silvia Avallones roman En vänskap. Boken är varken smal eller dyr, men i detta fall var önskemålet att få läsa den på italienska.

---

Referensfrågor

Får ni många referensfrågor nuförtiden?

– Nej, antalet referensfrågor sjunker för varje år. Så är det väl för alla bibliotek. Många människor nöjer sig med svaren man får när man googlar, och tycker kanske inte att det är värt besväret att ta sig till biblioteket för att få mer information. Många bibliotek vet kanske inte heller om att man kan skicka vidare frågan till oss om det egna beståndet inte räcker till.

Är ni referensspecialister?

– Det ingår i vårt uppdrag att ge våra kollegor runtom i landet stöd och råd vid medieförsörjningsfrågor, och referensfrågor är en del av det. Tack vare gedigen erfarenhet kan vi ägna oss åt svåra frågor och vi har oftast mer tid och är idoga. Biblioteksprofessorn R. David Lankes påstod en gång att det som skiljer vanliga människor från bibliotekarier är att bibliotekarier orkar bläddrar vidare till nästa sida när de googlar.

Vilka källor brukar ni använda?

– Både Umeå stadsbibliotek och Sveriges depåbibliotek har stora samlingar, och många svar kan man hitta där.

Vi använder oss förstås också av digitala källor. Ett sätt är att ta hjälp av webbplatser som samlar kvalitetsgranskade internetresurser inom många ämnesområden. På vår webbplats har vi till exempel referenshjälp för fjärrlån. Universitetsbiblioteken brukar ha LibGuides, ämnesguider med tips på databaser, böcker, länkar med mera inom ett visst ämne, men tyvärr länkar de ofta till sidor som man endast har tillgång till om man är student eller forskare.

Det var nog vanligare förr med samlingssidor för bibliotek, men det kräver mycket tid att underhålla dem och se till att länkarna är aktiva. 

Om vi inte hittar svaret försöker vi ge kontaktuppgifter till andra instanser, som museer, arkiv eller liknande, så att frågeställaren kan komma vidare.

Vilka frågor kan ni få?

– Det är väldigt blandat. Vi får många översättningsfrågor, till exempel ifall en diktrad eller ett citat är översatt eller tolkat sedan tidigare. Det kan gälla dikter från Goethe eller Wordsworth eller textrader från Rousseau, Nietzsche eller de Beauvoir.

En del frågor handlar om offentligt tryck, till exempel gamla riksdagsprotokoll eller förarbeten till lagar, domstolsbeslut eller något liknande. Vi får även en del tidningsfrågor, där man är intresserad av gamla dödsannonser eller olyckor. Ibland letar personer efter en dikt eller några versrader de minns och vill veta mer om.

Kan vem som helst skicka frågor till er?

– Nej, vi vänder oss i första hand till personal på folk- och skolbiblioteken.

---

Fortbildningsinsatser

Berätta mer om de webbinarier och utbildningar som ni arrangerar.

– De flesta förfrågningarna som vi får om kompetensstöd gäller områdena fjärrlån och gallring. Vi har under årens lopp byggt upp en kunskapsbank på vår webbplats, vilken vi hänvisar till. Vi har också åkt ut till bibliotek och regioner när de har önskat kompetensdagar för personalen.

För att så många som möjligt ska kunna ta del av våra fortbildningsinsatser erbjuder vi webbinarier. Det digitala formatet är tidseffektivt och hållbart för både deltagande bibliotek och för oss som föreläsare, och det kräver inga resor eller övernattningar. En timmes webbinarium är också ett format som passar bra för att på kort tid få ett hum om vad det handlar om. Förutsättningar för att kunna ta del av dessa ökar också i och med att de numera spelas in och finns tillgängliga efter livesändningen.

Bistår ni även med hjälp vid gallring?

– Vi bidrar med föreläsningar genom årliga webbinarier om gallringsmetoden CREW. Metoden bygger på en systematisk arbetsprocess som underlättar för biblioteken i det praktiska arbetet och sätter gallring i sitt sammanhang utifrån bibliotekens uppdrag. Målet med gallring är i korthet att kunna erbjuda ett uppdaterat bestånd och uppfylla bibliotekslagens ändamål.

Inspirationen till handboken Gallra med CREW – riktlinjer för gallring och medieplanering, 2023, kommer från USA där CREW har använts i decennier och från Norge som introducerade metoden 2018. I vår nya uppdaterade och utökade upplaga av riktlinjerna har vi tagit med erfarenheter från de workshops och fortbildningar vi haft om CREW-metoden och ytterligare anpassat riktlinjerna till svenska förhållanden.

Vi ser att det är en framgångsfaktor att skapa ett kontinuerligt arbetsflöde för gallring. Det bidrar till ett kvalitativt mediestrategiskt arbete. Vi har också producerat kortare introduktionsfilmer om gallring och CREW. Vi kan också erbjuda ”skräddarsydda” workshops eller fördjupning på temat gallring och medieplanering i samarbete med en kommun eller region. Biblioteken kan givetvis kontakta oss för specifika frågor, men själva grundjobbet med gallring och det mediestrategiska arbetet behöver biblioteken själva genomföra.

Om ni vill veta mer om vårt arbete med fjärrlån, kompletterande inköp eller stöd till bibliotekspersonal finns mer information på Sveriges depåbibliotek och lånecentrals webbplats eller se vår film