Checklistor för material och planering

Innan workshoppen

Planering

  Välj datum och tid.

  Boka lokal.

  Skapa tidsplan och mötesagenda.

  Utse eventuella medfacilitatorer eller ansvariga för workshoppens olika delar.

  Sätt upp en plan för dokumentation och uppföljning.

Förberedelser

  Skicka ut inbjudan med information, dagordning och förberedande uppgift.

  Beställ fika och eventuellt lunch.

  Skapa presentationsmaterial (presentation, övningar etc).

  Skriv ut och förbered material (tolkningar, spelregler, instruktioner till övningar, blädderblocksblad).

  Förbered eventuell utvärdering (fysiska eller digitala).

  Förbered och testa teknik (projektor, ljud, wifi, digitala verktyg).

  Ordna material (namnlappar, pennor, post-it-lappar m m).

  Se till att lokalen är tydligt skyltad och möblerad enligt behov.

Lokalen

  Projektor eller skärm synlig för alla

  Mikrofon (tänk på tillgängligheten!)

  Tillgång till eluttag och eventuella förlängningssladdar

  Bordsyta för material och anteckningar

  Whiteboard

  Blädderblock

  Bra ventilation och belysning

  Möblering utifrån val av gruppövningar: Cafémöblering samt stolar framför projektorskärm och whiteboard

OBS! Glöm inte att räkna in alla i rummet – inte bara deltagarna i incheckning och utcheckning

Det här behöver du ha med dig

  Dator och laddare

  Adapter (HDMI till USB-C)

Material: 

• Gruppnamnskyltar: Grupp 1, Grupp 2, Grupp 3 osv
• A3-blad med instruktioner, samtalsfrågor och stöd för övningar
• A3-blad med deltagarnas inskickade svar (eller A4 vid förändringar), grupperade utifrån gruppindelningen
• Blädderblocksblad för anteckningar
• Blädderblockspapper för rummet med stödfrågor och spelregler (gärna extra, tomma också)
• Gruppindelning på tavla eller blädderblock
• Övriga utskrifter: Mall för nästa steg och eventuellt utvärderingsformulär + den lokala biblioteksplanen, bibliotekslagen

  Post-it-lappar i olika färger + pluppar (extramaterial som används vid behov)

  Pennor och whiteboardpennor

  Tejp och häftmassa för att sätta upp papper på väggarna

  Namnlappar

  Timer, klocka eller mobiltelefon

  Backup-plan för teknikstrul (till exempel USB-stickor, pappersversioner)

Under workshoppen

Kom i god tid och gör teknik- och lokalkoll.

Välkomna deltagarna.

Var flexibel: Var beredd att anpassa dig efter deltagarnas behov och frågor. Flexibilitet är nyckeln till att skapa en positiv och inkluderande miljö. Stäm av processen.

Håll tiden: Håll koll utan att stressa. Var tydlig men flexibel, justera om det behövs men kommunicera det till gruppen.

Ta pauser: Enligt plan.

Led utan att styra: Styr processen, inte innehållet. Ställ öppna frågor.

Lyssna aktivt: Spegla och sammanfatta det gruppen säger.

Se och inkludera alla: Uppmuntra tystlåtna att bidra, utan att pressa.

Läs av gruppen: Använd SCARF-tänk LÄNKA – uppmärksamma behov av trygghet, delaktighet och rättvisa.

Följ energin: Justera tempo och upplägg efter gruppens behov. Är energin låg eller märker du att det behövs en paus? Här hittar du tips på snabba energihöjare.

Hantera svårigheter: Ha strategier för sidospår, tystnad, konflikter eller dominanta deltagare. 

Våga tystnad – det föder tänkande.

Att fånga det som händer: Dokumentera insikter, beslut och idéer. Synliggör mönster och återkoppla till det gemensamma uppdraget under workshoppen.

Efter workshoppen

  Skicka tackmejl till deltagarna. 

  Dela material och anteckningar.

  Skicka ut utvärdering och feedbackformulär.

  Följ upp beslut och nästa steg.

  Utvärdera workshoppen.