Vidare anpassningar av e-post – för individen

Personliga anpassningar

Utöver förändringar på organisationsnivå av hur man gemensamt ska hantera e-postande kan du som individ givetvis underlätta din egen hantering genom att använda de system som moderna program har för olika sorters automatisk sortering. Nedanstående exempel kommer från Outlook, men de flesta andra program har liknande system med snarlika namn. Ta dig tid att gå igenom ditt e-postprogram och lär dig alla sätt som du kan göra livet lättare för dig själv. Det är väl investerad tid.

Regler

Genom att sätta upp regler som “Lägg alla e-postmeddelanden till gruppen ‘Läslistan’  i mappen ‘Läslistan’ ” eller “E-post med ämnesrad som innehåller ordet ‘digitalt’ till mappen ‘Lågprioriterat’ “.

Tilldelade principer

Genom att tilldela principer kan du styra hur ditt e-postprogram automatiskt rensar post i din inkorg utifrån de principer du sätter upp.

Filtrering

Med hjälp av filtreringsverktyget kan du sedan lätt gå igenom och hitta det du letar efter genom att filtrera enligt olika principer.Vill du hitta den där bilagan som du minns att någon lite ospecifikt skickade till någon av alla listor du är med i? Filtrera efter bilagor, och så vidare.

Övning

Hur ser din egen inkorg ut? Gå igenom den och fundera på hur den ser ut. Är den sorterad på ett sätt som hjälper dig i din vardag? Finns det regler och principer som du skulle kunna tillämpa för att underlätta ditt dagliga arbete? Ge din inkorg lite kärlek: rensa den, skapa mappar och principer för sortering som gör att den känns mindre som något stressande och mer som en hjälpsam kompis.