Möten eller e-post

På Amazon säljer de muggar med texten “I survived another meeting that should have been an email”, stulet från en populär mem. Det faktum att denna fras har nått en sådan spridning att den hamnar på kommersiella produkter borde vara en ögonöppnare för alla med makten att kalla människor till möten.

Möten är svåra att slå i kvalitet. Vi människor är otroligt effektiva kommunikatörer. Vi använder oss av flera nivåer av kommunikation samtidigt: ord, röst, intonation och kroppsspråk. Allt detta används effektivt på ett möte men kan inte på samma sätt överföras i e-post. Samtidigt är vi sociala varelser och när vi träffas påverkas vi av en massa andra faktorer också: glädjen att träffas och umgås riskerar alltid att ta fokus från det vi faktiskt ska diskutera. Är vi stressade för att vi har mycket att göra blir vi därför lätt irriterade om vi kallas till möte där vi inte upplever att vår tid respekteras. Eller att mötet präglas av envägskommunikation. Utmaningen blir därför att först utröna: är ämnet jag vill avhandla bäst för ett möte eller ett mejl?

Det finns ett antal enkla förhållningsregler som du kan hålla dig till när du funderar om du ska kalla till ett möte eller inte:

E-post

• Du behöver nå ut med information. Information är envägskommunikation och lämpar sig mycket bättre i en form där mottagaren kan ta till sig informationen när de har tid. Genom att mejla ut informationen blir den också kvar hos mottagaren på ett annat sätt än om det överförs muntligt.
• Du behöver ställa frågor. Du vill inte peppra mottagaren/mottagarna med frågor de inte är förberedda på utan istället ge dem en chans att reflektera och ta fram relevant information och sedan svara i sin egen tid.
• Du behöver återkoppling. Du skickar materialet först och ger dem tid att bearbeta det i sin tid. Deras respons kan vara mer lämplig än ett möte.
• Mötet kräver ingen handling. Om medarbetarna inte ska aktiveras utan bara vara passiva mottagare så är det bättre att de får ta del av informationen via e-post  och sedan återkoppla när de har tid.
• Det är dags för  ett möte men du har inget nytt att säga. Att ha möten för mötens skull är förödande. Bättre då att skicka ett e-postmeddelande och säga att det just nu inte finns något att hålla möte kring.
• Nu är det dags för ett möte men du är inte förberedd och har ingen tydlig agenda – skicka e-post. Ett dåligt möte riskerar att förstöra mer än det åstadkommer. Bättre då att skicka ett e-postmeddelande med kort information och schemalägga mötet på en tid då du hunnit förbereda dig ordentligt.

Möte

• Du vill utnyttja den resurs som finns hos människor i grupp genom att brainstorma – håll då ett möte. Den effekt som händer när människor i ett rum bollar idéer med varandra går inte att uppnå i en mejltråd.
• Du vill få olika infallsvinklar och/eller sortera och prioritera bland olika alternativ. Detta går att göra via e-post men processen riskerar att ha lägre kvalitet och ta mycket längre tid.
• Du vill fatta demokratiska beslut i frågor som kräver diskussion. Återigen går det att föra diskussion via e-post men det tar mycket längre tid.
• Du vill skapa sammanhållning i gruppen.
• Informationen som ska överföras är mycket viktig och det är centralt att alla har förstått.
• Du vill framföra kritik till en grupp.

Personligt möte

• Du vill prata om saker som är känsliga eller personliga.
• Du vill framföra kritik mot en enstaka individ.

Ett annat sätt att avgöra om du borde ha ett möte eller skicka e-post är att använda sig minnesförkortningen EPIC:

• Emotion – känslor. Känslor gör sig inte bra i e-post. Kalla istället till ett möte.
• Purpose – syfte. Om syftet är att informera/sprida information? Välj då e-post. Om syftet är att fatta beslut eller att spåna? Välj då möte.
• Interpersonal – mellanmänsklig. Vad stärker gruppens arbete bäst? Ett möte där alla kan se varandra i ögonen eller ett e-postmeddelande så att alla kan fortsätta med det de jobbar med?
• Complex – Komplex. Ju högre komplexitet desto större behov av ett fysiskt möte.

Oavsett vilka metoder du använder för att avgöra när det är lämpligt att hålla ett möte: var medveten om det personliga mötets styrka men också om hur mycket arbetstid du tar i anspråk vid ett och samma tillfälle. Gör genomtänkta val.

Diskussion

Finns det någon övergripande plan för hur information överförs på din arbetsplats? Finns det en plan med nedskrivna regler eller handlar det om en tyst överenskommelse med osynliga regler för vad som är ok och inte ok? Ta fram en plan om den finns och diskutera med med dina kollegor. Stämmer den överens med verkligheten? Skriv ner din egen uppfattning om hur information överförs på arbetsplatsen om det inte redan finns en plan. Diskutera denna med kollegorna. Håller de med om dina förslag?