Förberedelse: Tekniken
“Vaddå fel port på datorn för att koppla ihop med projektorn? Men.,. Hur ska jag då göra? Det är min tur om två minuter!”
För att slippa onödig stress bör du alltid i förväg ta reda på vilken utrustning du kommer att ha tillgång till.
Ta hjälp av kontaktpersonen och tillgänglig tekniker
Om du blivit inbjuden att hålla en presentation kommer du säkerligen ha en kontaktperson som kan svara på frågor om tekniken och lokalen. Om du vet hur lokalen ser ut och vad du kommer ha tillgång till minimerar du risken för tekniska bekymmer.
Egen dator
Kommer du att använda din egen dator? Du måste försäkra dig om att den kan kopplas upp med projektorn eller TV:n. Se därför till att prata med den som ansvarar för tekniken. Om du har en Mac kan det vara en god idé att investera i en multiportadapter för att vara på den säkra sidan.
Lånedator
Blir du erbjuden att använda datorn som finns på plats? Kanske har du din presentation på ett USB eller online? Tänk på att du kanske måste vara inloggad på vissa konton på gästdatorn för att nå din presentation. Kom ihåg att om du ska visa till exempel en film från ditt privata Youtubekonto så kommer det inte funka om du inte är inloggad. Se till att logga in på relevanta sidor före presentationen och var noggrann med att logga ut efteråt.
Internetuppkoppling
Behöver du internetuppkoppling? De flesta av oss utgår från att det finns stadig internetuppkoppling. Vi är vana att snabbt koppla upp oss på wifi utan problem, men vissa nätverk kräver verifikation via mejl. Undersök i förväg hur nätverket fungerar där du ska tala. Om du inte lyckas koppla upp dig på det lokala nätverket kan du alltid använda internetdelningsfunktionen i din mobiltelefon.
Presentationsprogrammet
Kommer du kunna visa din presentation? Om du använder en lånedator är det viktigt att alla program som krävs för presentationen stöds av datorn eller att det är lätt att nå presentationen online. Undvik till varje pris att ladda ned och installera program precis innan du ska tala.
Nedladdning eller delning av presentationen
Är du en människa som inte gillar överraskningar och vill vara förberedd på det värsta? Då kan du alltid ladda ner din presentation eller dela den med den som bjudit in dig. Skulle någonting gå fel har du på så sätt en extra möjlighet att nå den.
Projektor eller TV
Hur stor är lokalen du ska vara i? Ska din presentation projiceras på en stor duk i ett större konferenslokal eller på en TV i ett litet rum? Det kan vara bra att veta för att rätt anpassa textstorleken i din PowerPoint.
Ljudanläggning
Hur är ljudanläggningen på plats? Att visa en film på storskärm med datorns inbyggda högtalare försämrar upplevelsen. Försäkra dig om att det du behöver finns på plats.
Prata högt eller med mikrofon?
Kommer publiken att höra dig? Storleken på lokalen kan avgöra huruvida du behöver en mikrofon eller inte. Om mikrofon krävs kan det vara bra att veta i förväg om den har sladd eller inte, om det är en mygga som fästs på kläderna eller ett headset. Om du vet att du är en person som är ovan vid mikrofoner kan en mygga vara att föredra då du slipper tänka på hur nära du behöver hålla mikrofonen. Den som ofta harklar sig, hostar eller nyser bör dock använda mikrofon för att bespara sina åhörare dessa ljud. Be att få testa mikrofonen i förväg så vet du under presentationen hur nära du ska hålla den för att höras tydligt.
Även om du har en stark röst kan mikrofon hjälpa dem som har nedsatt hörsel eftersom hörslingor kan kopplas till ljudanläggningen. Prata med lokalansvarige för att veta mer kring detta.
Ljus
Hur vill du att lokalen är belyst under din presentation? Ska ljuset vara dämpat eller ska det vara så mörkt som möjligt? Kommer du ha ljus riktat mot dig?
Tänk på att strålkastarljus kan vara bländande och varmt, något som kan vara bra att veta när det gäller val av klädsel. Detta kan även vara värt att tänka på om du är en person som sminkar dig. Värme och svett kan få viss smink att smälta lite.
Kameror
Kommer din presentation att spelas in? Förväntas du tala till publiken eller rikta din uppmärksamhet mot en eller flera kameror? Be om tydliga instruktioner eller kom överens om hur inspelningen bör gå till med den som spelar in.