För verksamheter med fler än 15 medarbetare

Del 1: Inledande workshoppar

Ni genomför grundstrukturen för workshoppen som vanligt i mindre grupper om maximalt 10–12 personer, men sparar delen om vägen framåt till workshoppen i helgrupp. 

Ni avslutar istället med att sammanställa de tre viktigaste reflektionerna, insikterna och frågorna från er workshop. Skriv på ett blädderblockspapper. Detta används sedan som utgångspunkt i den verksamhetsövergripande workshop där alla medarbetare deltar.

I de inledande workshopparna är det bra om det finns en person (exempelvis en chef eller verksamhetsledare) som observerar och dokumenterar. Dessa personer kan sedan vara bordsvärdar i den kommande workshoppen.

Del 2: Gemensamma dialoger i World café

Förberedelser och övergripande instruktioner

1. Använd materialet som sammanställdes i de inledande workshopparna. En sammanställning av innehållet från de tidigare workshopparna finns antecknat på blädderblockspapper. 
   
2. Förbered ett bord per workshop som genomförts. Varje bord ska ha en sammanställning av de tre viktigaste reflektionerna, insikterna och frågorna från en workshop, blädderblockspapper och pennor. Har ni genomfört två workshoppar, så blir det två bord. Tre workshoppar, tre bord och så vidare.
   
3. Dela in deltagarna i grupper (4–6 personer per bord). Skapa nya grupper som blandar personer från de olika workshopparna för att möjliggöra nya insikter och samsyn. Det gör också att deltagare kan förklara hur samtalen gick i de inledande workshopparna. 
   
4. Om möjligt, utse en bordsvärd per bord – annars ansvarar deltagarna själva för att anteckna. Bordsvärdar är observatörerna från workshopparna. Samtalsämnena vid de olika borden är de tre viktigaste reflektionerna, insikterna och frågorna från respektive workshop. 
   
5. Bestäm hur lång varje runda ska vara (10–20 minuter). Anpassa tiden beroende på hur många bord det blir och hur lång tid ni har på er. Hur många rundor det blir beror alltså på hur många workshoppar ni genomfört innan.
   
6. Varje grupp börjar vid ett bord. Här kan du antingen välja att ha fri dialog utifrån sammanställningen som finns på bordet eller utgå från frågeställningen: Vilka reflektioner, insikter och frågor får ni av det ni tagit del av?
   
7. Varje runda avslutas med att gruppen skriver ner tankar på blädderblockspappret på bordet. 
   
8. Efter varje runda flyttar deltagarna till ett nytt bord. Låt varje grupp cirkulera kring alla bord för att ta del av alla workshoppars resultat. 
   
9. Om ni har bordsvärdar stannar en person kvar som kort berättar vad tidigare grupp samtalat om. Bordsvärden introducerar det som är fokus vid bordet och vad tidigare grupper pratat om. 

Lär dig mer om metoden World café

Möblering

Cafémöblering.

Material

Introduktion

• Presentationen
• Dator
• Whiteboard eller blädderblock för parkering
• Whiteboardpennor
• Blädderblock med spelreglerna uppsatta på flera platser i rummet

Spelregler för workshoppen

• Lyssna generöst och med nyfikenhet.
• Bidra med reflektioner, tankar och frågor.
• Tala ansvarsfullt – för dialogen framåt.
• Var öppen för nya perspektiv.
• Tänk ”vi” snarare än ”jag”.

Gemensamma dialoger i World café

• Gruppindelning på whiteboard, blädderblock eller på presentation via Powerpoint beroende på rummet
• Lappar med gruppnamn på borden: Grupp 1, Grupp 2, Grupp 3 osv
• A3 med instruktioner, frågor och fördjupande frågor
• Blädderblocksblad från de inledande workshopparna
• Blädderblocksblad för anteckningar 
• Färgpennor
• Whiteboardpennor
• Post-it-lappar om utrymmet tar slut på blädderblocksbladen

Delning från gruppdialogerna

• Blädderblockspapper som grupperna skrivit på (sätt upp så att alla kan se, om möjligt)
• Whiteboard
• Whiteboardpennor

Gemensamt samtal i helgrupp

• Whiteboard
• Dator
• Whiteboardpennor

Frågor att skriva upp på blädderblock, whiteboard eller i presentationen:

• Vilka tankar får ni av det ni nu har tagit del av? 
• Vad ger det för bild av vårt/ert läsfrämjande uppdrag?
• Vad ger det för bild av samsyn kring vårt/ert läsfrämjande uppdrag?

Vägen framåt

• Blädderblock, smartboard eller presentation
• Utskrivna mallar med frågorna nedan 
• Pennor och sudd
• Whiteboardpennor
• Dator

Frågor att skriva upp:

• Vad kan ett nästa steg vara för att definiera och formulera det läsfrämjande uppdraget?
• Vad kan ett nästa steg vara för att nå samsyn kring det läsfrämjande uppdraget?
• Om det finns samsyn och tydlig definition av uppdraget: Hur kopplar vi/ni det till konkret handling?

Avslutning

• Dator
• Material från workshoppen
• Whiteboardpennor

Utvärdering

• Utskriven enkät
• Länk till digital enkät (via mejl)
• QR-kod på presentation eller i utskrivet format
• Pennor och sudd
• Dator

Inledning

Instruktion till dig som leder: 

• Beroende på hur lång tid som har gått sedan ni genomförde de inledande workshopparna kan en upprepning av inledningen behövas. Ni behöver åtminstone gå igenom dagordningen, påminna om förväntningar, spelregler och genomföra en incheckning. 
• Genomför en incheckning vid borden. Anpassa frågan och hur pass kortfattade alla behöver vara utifrån den tid ni har.

Exempel på incheckningsfrågor: 

• Vad dyker upp i ditt huvud när du hör ordet läsfrämjande? Beskriv med ett eller två ord.
• Vad tar du med dig in i workshoppen – i kroppen eller huvudet?
• Hur känns det just nu, beskriv med en vädermetafor?
• Nämn en sak du sett eller hört den här veckan som inspirerat dig.
• Om den här workshoppen vore ett djur – vilket skulle det vara i dag?
• Hur är din energinivå i dag?
• Vad hoppas du få ut av det här samtalet?
• Vilka förväntningar har du för dagen?
• Tänk tillbaka på din sommar – vilken upplevelse skulle du vilja att vi andra också fick uppleva? Stort som smått.

Övning 1: Gemensamma dialoger i World café (tid beroende på antal grupper)

Instruktion till dig som leder: Gå igenom instruktioner för övningen och tydliggör att det inte finns några rätta svar – fokus ligger på dialogen.

Vad vi ska göra: Vi samtalar i små grupper utifrån reflektionerna från de tidigare workshopparna. Efter en stund byter vi bord och fortsätter dialoger utifrån våra nyvunna insikter.

Så här går det till:

1. Du börjar vid ett bord där en sammanställning från en workshop ligger framme.
2. Prata med de andra i gruppen – alla ska komma till tals.
3. Skriv eller rita ner reflektioner, insikter och frågor direkt på pappret på bordet.
4. Efter ca 15–20 minuter byter ni bord. Om ni har bordsvärdar: en person stannar kvar och berättar för nästa grupp vad ni pratat om.
5. Nya samtal, nya perspektiv!

Övning 2: Delning från gruppdialogerna (15–20 min)

Instruktioner

Instruktion till dig som leder: Ett bord i taget berättar om vilka reflektioner, insikter och frågor som finns vid deras bord. Finns det bordsvärdar gör de detta. Anpassa antal minuter utifrån antal grupper.

Nu ska vi börja med att samlas allihop för att ni ska få möjlighet att dela med er av och lyssna till vad era kollegor pratat om vid borden.

Ni kan utgå från anteckningar på ert bord och lägga till om det är något ni tänkt på i efterhand.

När alla grupper har delat med sig går vi över till att samtala alla tillsammans. 

Ni har ungefär 3–4 minuter [Anpassa tiden utifrån antal grupper] till ert förfogande per grupp. [Namn] håller koll på klockan.

Jag kan ställa någon förtydligande fråga.

Är det någon grupp som vill börja?

Tusen tack för att ni delar med er!

Samtalsstöd

• Vilka tankar, insikter och frågor fick ni under era samtal?
• Vad har ni kommit fram till?
• Vad innebär det här?
• Pratar ni om samma sak?
• Kan ni utveckla vad ni menar?

Övning 3: Gemensamt samtal i helgrupp (20-30 min)

Instruktion till dig som leder: 

• Anpassa tiden utifrån förutsättningarna.
• Anpassa samtalen utifrån hur stor gruppen är och hur trygga deltagarna är med varandra. Kanske funkar smågrupper och att en deltagare per bord för gruppens talan, eller så passar det bättre att alla deltar lika aktivt.
• Här är det viktigt att fördela ordet – alla ska komma till tals. Tryck på vikten av att delta i samtalen men också att ge plats för varandra. Påminn om spelreglerna om det behövs.
• Använd samtalsguiden.
• Beroende på hur samtalen går – stäm av med gruppen om de vill fortsätta samtalet eller om de vill gå vidare till den sista övningen. Informera vad den sista övningen är. Gruppen beslutar om de vill fortsätta prata eller formulera en väg framåt. Om ni väljer att parkera samtalet behöver det fortsätta i ett annat sammanhang – vem ansvarar för det?

Nu ska ni få samtala gemensamt om det ni tagit del av. Ni har ungefär 20 minuter [anpassa tiden] till ert förfogande.

Utgångspunkten är här att samtala om de reflektioner, insikter och frågor som kommit fram i era samtal kring ert läsfrämjande uppdrag och vad det innebär för er.

Vi kan börja med att ni får reflektera enskilt i ett par minuter, så samtalar vi gemensamt sedan. 

Ni kan utgå från de här tre frågorna:

• Vilka tankar får ni av det ni nu har tagit del av? 
• Vad ger det för bild av ert läsfrämjande uppdrag?
• Vad ger det för bild av samsynen kring ert läsfrämjande uppdrag?

Övning 4: Vägen framåt (12 min)

Instruktion till dig som leder: Berätta hur lång övningen är. 

Som en sista övning ska ni få fundera på vägen framåt och vad nästa steg kan vara. Fundera enskilt i två minuter över dessa frågor:

• Vad kan ett nästa steg vara för att definiera och formulera det läsfrämjande uppdraget?
• Vad kan ett nästa steg vara för att nå samsyn kring det läsfrämjande uppdraget?
• Om det finns samsyn och tydlig definition av uppdraget: Hur kopplar vi/ni det till konkret handling?

Sedan skriver ni förslag på första steg i en förberedd mall. Ni har fem minuter till det, så totalt 7 minuter. [Anpassa efter tid]

Vi säger till när det är dags att börja avsluta.

Chefen får de ifyllda mallarna och ansvarar för att ta detta vidare.

Gemensamt samtal

Vi har tid för en kort runda. Är det någon som vill dela med sig? 

• Vad kan ett nästa steg framåt vara för er?
• Hur tar chefen det här vidare?

Avslutning och utcheckning (12 min)

Tack för ert engagemang och era insatser i dag! Nu ska vi avsluta och checka ut från workshoppen.

Sammanfatta workshoppen och samtalen

Instruktion till dig som leder: Beskriv de olika momenten och vad som diskuterats. Använd workshoppens dagordning och dokumentation.

Ni har tagit del av varandras tolkningar av ert uppdrag för att samtala om det i mindre grupper och sedan i helgrupp.

Det här har ni pratat om: [Fyll i vad som sagts i stora drag]

Syfte och mål

Workshoppens syfte: Reflektera, utforska och samtala gemensamt om verksamhetens läsfrämjande uppdrag. 

Mål 1: Initiera samtal i hela arbetsgruppen om vad verksamhetens läsfrämjande uppdrag är.

Mål 2: Påbörjat ett arbete för att skapa samsyn om verksamhetens läsfrämjande uppdrag.

Vad tänker ni – har vi nått syftet och målen?

Om ni inte upplever det: Vad åstadkom ni? Vad åstadkom ni inte? Vad hindrade er? Vad behöver ni göra mer av? När ska ni göra det? 

Det här har beslutats 

Instruktion till dig som leder: Använd dokumentationen. Repetera och gå igenom vem som ska göra vad.

Håller ni med? Vad är nästa steg? Har ni missat något?

Dokumentationen

Ni får ta med er det material som ni producerat här. Vi sammanställer kortfattade anteckningar och skickar till [namn] tillsammans med presentationen. 

Parkerade diskussioner

Hur och när ska ni hantera dessa frågor? 

Nu har vi bara två saker kvar för dagen och det är att checka ut från workshoppen och göra en utvärdering (om aktuellt). 

Utcheckning

Instruktion till dig som leder: Anpassa utcheckningen utifrån hur många ni är och vilken metod som passar bäst för gruppen. Du kan låta deltagarna checka ut vid borden och låta några deltagare dela sina reflektioner i helgrupp. Du kan också använda webbtjänsten Menti där alla skriver in svaret på frågan och du delar några svar. 

För att runda av och knyta ihop den här workshoppen avslutar vi med en utcheckning. 

Den här gången svarar vi på frågan: 

Vad tar jag med mig som jag kommer att fortsätta prata om eller fundera på?

Tack så mycket för att ni delade med er och för era tankar!

Utvärdering (om aktuellt) (10 min)

Nu är själva workshoppen slut. Tusen tack för ert deltagande!

Vi vill gärna höra hur du upplevde workshoppen och vad du tar med dig från den. Ni får därför en enkät att fylla i.