Presentationens innehåll och layout

Val av teckensnitt

När det gäller val av teckensnitt finns det enligt Riksförbundet för synskadade ingen forskning som visar att tecken med eller utan seriffer skulle vara mer lättlästa. Riksförbundet för synskadade rekommenderar dock att det valda teckensnittet är tydligt och enkelt, utan onödiga krusiduller och att du ska undvika ”hårtunna” teckensnitt och ”skrivstilstypsnitt”. Vidare skriver de att du ska välja typsnitt där siffertecken är distinkta och skiljer sig från bokstavstecken, exempelvis kan siffran ett och bokstaven l se likadana ut i vissa teckensnitt. Vid en förfrågan bland personer med synnedsättning ansågs den mest lättlästa teckensnitt utan seriffer vara Arial. Arial är även standardteckensnittet för undertexter. Tänk på att det ska vara samma teckensnitt på alla slajd i presentationen. 

Val av teckenstorlek och teckensnitt

Det är svårt att ge riktlinjer om storlek. Vissa presentationsteknikexperter som David JP Phillips menar att text aldrig bör vara mindre än 24 i teckenstorlek, det vill säga ungefär dubbelt så stort som standardstorlek på brödtext i dokument som Words eller Google dokument. Det viktiga är att storleken gör innehållet enkelt att läsa. Så man kan nog säga att stort är bra. Om du känner du skulle behöva minska teckensnittet för att få med allt du vill säga har du nog för mycket text. Beroende på teckensnittets design kan vissa uppfattas som större än andra i samma storlek.

Här kan det bra att i förväg veta vad för slags skärm din PP kommer visas på. Blir det en mindre TV i ett konferensrum eller en stor duk i en konferenslokal? Din text kommer att upplevas som mindre på en liten skärm. Om du har möjlighet så testa i lokalen innan det är dags för presentationen. 

Textmängd vid presentation inför publik

Ett misstag många gör är att använda sin presentation som en teleprompter. Du ska inte stå inför en publik och läsa ord för ord vad som står i din presentation. Du finns framför din publik för att de vill lyssna och titta på dig. Om du fyller din presentation med text och läser innehållet ord för ord är du överflödig, all information hade kunnat överföras genom att mejla presentationen till publiken. Kom ihåg att du är presentationen och att PowerPoint är ditt visuella hjälpmedel. 

Vad vill du få sagt och hur kan du skriva det kortfattat? Se till att sammanfatta ditt budskap i tydliga punkter. När du gjort det, fundera på om det går att formulera om för att förkorta ännu mer utan att innehållet tappar sin innebörd.

Ju mer innehåll desto större är risken att publiken läser samtidigt som de försöker att lyssna på dig. Genom att använda några korta punkter kommer din publik att få en snabb överblick av det som står skrivet och koncentrera sig på det du säger.

Diverse PowerPoint-gurus förespråkar metoden 1-6-6. Det innebär att du ska ha en slajd per ämne, maximalt sex punkter per slajd och varje punkt ska bestå av maximalt sex ord. Andra förespråkar 1-7-7 eller 1-8-8.

Fotografier och teckningar

“En bild säger mer en tusen ord” men om din bild är av dålig kvalitet säger den ingenting trevligt. Ett dunkelt oskarpt foto kan bara försämra din presentation. Vill du få tips på hur man tar bättre fotografier kan du gå kursen Fotografera bättre.

Precis som med fotografier så bör du ha tänkt igenom ditt val av teckningar. Se till att inte blanda teckningsstilar i  din presentation eftersom det  kan upplevas som stökigt. Om du ska använda illustrationer välj gärna några med transparent bakgrund så passar de bättre in i din presentation. 

PowerPoint erbjuder en begränsad mängd bilder. Gå till Infoga>Bilder>Arkivbilder, alternativt Onlinebilder om du inte arbetar i webbversioner. Där kommer du kunna välja mellan bilder, ikoner och dekaler. Kvaliteten och valmöjligheterna är ganska begränsade där. Vi försökte hitta bilder med temat datorer och kommunikation och kände oss inte så inspirerade. Kombinationen av dem alla på samma slajd skulle nog kunna orsaka ett par “death by bad graphic” i din publik. 

Du kan självklart använda dig av annat material än PowerPoints. Tänk dock på materialets licens när det gäller upphovsrätt. Du kan hitta en lista på sajter där du kan hitta fotografier och illustrationer med olika Creative Commons-licenser i lektionen var hittar man bilder fria att använda hur man vill?

Välj inte bild utifrån att “det känns lite tomt”. Bilden bör ha ett syfte som visualiserar ditt budskap och/eller förmedlar en känsla. Välj med noggrannhet. 

Var konsekvent

Se till att vara konsekvent. Ha samma bakgrundsfärg på alla dina slajds, bestäm dig för en färgpalett för all grafik och håll dig till samma stil av fotografier och illustrationer. Ett tips är att samla allt ditt grafiska material på en slajd för att se om de skapar en helhet. Vissa foton kan vara vackra i sig men ändå inte bidra till helheten. Du kan säkerligen hitta en motsvarighet i rätt färgskala, nöj dig inte med det första du hittar. Det kan ta lite tid men det höjer det visuella intrycket på din PowerPoint.

Vår färgpalett består av den mörkblåa/lila färgen som bakgrund, vit för texten, turkos och gult som är färger som finns i Digitekets grafiska profil.  

Information med hjälp av färg

Tänk på att grafisk information inte bara ska återges med färg utan även med symboler. Någon som är färgblind kommer kanske inte att kunna orientera sig och se skillnad på till exempel röda och gröna staplar i ett stapeldiagram. Förstärk gärna information med till exempel text, mönster eller symboler.

Alternativtext

Under menyn Bild hittar du verktyget Alternativtext. En alternativtext behövs för att bildens visuella information ska kunna läsas av en skärmläsare om du till exempel skulle dela din presentation via e-post. Att skriva alternativtext är inget tillgänglighetskrav när du ska hålla en muntlig presentation men detta kommer hjälpa dig att sätta ord på bilden inför verbaliseringen. Mer om verbalisering kommer i nästa lektion. Vill du veta mer om alternativtext gå till kursen Tillgängliga bilder – att skriva alt.

Animationer av text och bild

Vill man kan man animera objekten i sin PowerPoint. Du kanske inte vill att publiken ska se all text och alla bilder direkt utan att de visas en i taget. Det kan dock finnas en poäng att låta publiken fokusera på en punkt åt gången  i din presentation. Gör det genom att markera dina punkter och gå till Animeringar> Tona> Efter stycke. Där är det återigen en fråga om “less is more”. 

Infoga film

Det går att infoga film i en PowerPoint-presentation, gå till Infoga>Onlinevideo. Välj gärna en  en film med undertext. Om du inte arbetar i PowerPoints onlineversion gå till Infoga>Video och sedan Online-video eller ”Video på min dator”.

Ange bild och filmkälla

Ange alltid källa för dina bilder och filmer på slajden. Försöka att hitta en diskret plats, oftast läggs källan under bilden eller filmen. 

Övergångar

Här kommer vi att vara lite hårda. När det gäller övergångsanimationer mellan slajden är det är väldigt enkelt: använd dem inte. De distraherar, slösar tid och några av dem ser ut att kunna framkalla epileptiska anfall. Om du trots allt ändå vill ha en övergång föreslår vi tona.