Skapa tillgänglig PDF i WordLektion två

Vi utgår från att du använder Word. Exemplen i denna kurs är från Word 365 men funktionerna är desamma i de senaste upplagorna av programvaran. 

Om du är noggrann när du skapar ditt dokument i Word så är det mesta redan gjort. 

Rubriker

Använd formatmallar och hierarkiska rubriknivåer. Rubrik 1 är huvudrubrik, rubrik 2 underrubrik och så vidare. Om du har egna formatmallar så får du se till att dessa är uppmärkta korrekt. En bra rubrikstruktur gör det lätt för en användare som navigerar med skärmläsare att hoppa i innehållet. Se därför också till att  ge rubrikerna beskrivande titlar. 

Huvudrubriken använder formatmallen Rubrik 1, H1.

Underrubriken använder formatmallen Rubrik 2, h2.

Om man skapar egna rubriker genom att ändra storlek på texten eller anpassa den med  fetstil så blir dessa inte uppmärkta som rubriker och dokumentet når inte tillgänglighetskraven. Använd formatmallarna och om dessa inte fyller dina behov går det att skapa egna. 

Gör inte så här:

Även om det går att skapa något som ser ut som rubriker genom att använda fetstil och ändra storlek på texten ska det undvikas.

Listor

Använd programmets funktion för punktlistor och numrerade listor. Skapa inte listor med egna numreringar eller ikoner. Skärmläsare kan informera lyssnaren om att det är en lista och hur många element den innehåller. 

Skapa inte egna listelement med hjälp av stjärnor eller dylikt.

Använd istället programmets funktioner för listor.

Dokumentets språk

Du ska ange dokumentets språk. Detta underlättar för den som läser med skärmläsare så att den inte försöker läsa upp svensk text med engelsk uttolkning. Det blir sällan bra. Ange språk under Granska-menyn. Om någon del av dokumentet är på ett annat språk markerar du den delen och anger språket för den delen. Det inställda språket verkar följa med när man gör inställningen i Office 365, men inte alltid i äldre versioner.

Word: Ange inmatningsspråk

Alternativ text för bilder

Alla bilder som bär på någon information ska ha en alternativ text, så kallad alt-text. Denna läses upp av skärmläsaren. Rent dekorativa bilder ska inte ha en alt-text. Läs gärna mer om hur och när man skriver dessa i Tillgängliga bilder – att skriva alt.

Högerklicka på bilden och välj “Redigera alternativtext”.

Du kan sen ange att bilden är dekorativ om så skulle vara fallet:

Word: Markera som dekorativ

Tabeller

Word är inte det bästa verktyget för att skapa komplexa tabeller som uppfyller tillgänglighetskraven. Enklare tabeller funkar dock bra, men glöm  inte att ange vilken rad som innehåller kolumnrubriker. 

Kryssruta: Upprepa som rubrikrad högst upp på varje sida.

Länkar

En del som använder skärmläsare för att orientera sig på webbsidor låter den läsa upp alla länkar på sidan. Det är således viktigt att länkarna är tydliga med vad de innehåller och vart de leder, också när de är tagna ur sin kontext. Länkar av typen nedan är svårtydbara därför att de saknar kontext.

Klicka här.

Mer info.

Information.

Mer om tillgängliga länkar på DIGG är en bättre länk då den delvis berättar vad länken handlar om och vart den leder. Vill du veta mer om hur man kan tänka kring länkar så se Digitekets kurs om hur man skriver tydliga länkar.

Färg

Färg ska inte användas som enda indikation eftersom det utestänger de som inte kan uppfatta färger. Komplettera med text eller bilder. Här har man gjort en lista över grönmarkerade och rekommenderade ord, men detta är otillräckligt eftersom skärmläsaren inte kan avkoda det.

Rödmarkerade och grönmarkerade ord i en lista.

Kontraster

Tänk på att använda tydliga kontraster mellan förgrund och bakgrund i ditt dokument. Detta gäller både grafik och text. Rubriken till bilden här nedanför har alldeles för låg kontrastnivå och är svår att läsa för någon med nedsatt syn. 

Rubriken i väldigt kontrastfattig grå färg.

Läs mer på Digiteket om text och kontrast

Läs mer på Digiteket om grafikkomponenter och kontrast

Innehållsförteckning

Om du skapar ett längre dokument är det bra att göra en innehållsförteckning med Words inbyggda verktyg för detta. Denna utgår från rubrikhierarkin och det skapas automatiskt navigeringsbara bokmärken när man konverterar dokumentet till PDF. 

Titel

För att lägga till en titel till ditt dokument, vilket krävs för att skapa fullgod  tillgänglighet, så trycker du “Arkiv” och lägger sedan till dokumentets titel under “Egenskaper”. Titeln följer med exporten men hittas då inte av PDF-granskarverktyget. I nästa kapitel ska vi titta närmare på denna granskningsfunktion. 

Metaibformation för ett Worddokument.

Författare

När du konverterar ett dokument till PDF kommer ditt namn troligtvis stå som författare.

Du kanske vill ändra detta om dokumentet kommer från en organisation, avdelning eller förvaltning. Tryck på “Arkiv” och högerklicka på ditt namn ute till vänster under “Relaterade personer”. Välj “Redigera egenskap” och skriv författarnamn. Vi valde här “Digiteket”.

Om du loggar in kan du spara dina framsteg och få personligt rekommenderade kurser.

Författare: Ola Nilsson

Publicerad: 10 december, 2020