Skapa och upprätthåll en informationsplan
Att informationen flyter på ett bra sätt på en arbetsplats är centralt för att uppnå effektivitet och undvika irritation och konflikt. Rätt människor ska få rätt information på rätt sätt vid rätt tillfälle. Att hitta balans i detta är inte alltid lätt. Om inte informationen går fram på ett effektivt sätt riskerar viktiga saker att missas och verksamheten blir lidande. Om för mycket information går fram till för många riskerar dels den riktigt viktiga informationen gå förlorad och dels kan medarbetarna bli irriterade över den våg att mer eller mindre onödig information som ständigt översköljer dem. För att undvika detta bör en informationsplan upprättas som tydligt definierar hur och när och i vilka former information överförs till vem. På de flesta arbetsplatser pågår många olika sorters parallell informationsöverföring. En informationsplan behöver därför innehålla olika sorters informationsöverföring till olika mottagare: en för intern kommunikation, en till besökare, och så vidare.
Den informationsplan som upprättas bör vara väl förankrad i verksamheten. Om man som medarbetare varit delaktig i att skapa ett system för att överföra information ökar givetvis chanserna att man håller sig till den plan som är gjord.
De flesta arbetsplatser är också i ständig omvandling. Nya personer börjar och andra slutar och parallellt med detta kan uppgifterna som man är satt att göra skifta. Detta gör att en informationsplan regelbundet bör uppdateras och förnyas. Det som fungerade för en verksamhet och en sorts anställda vid ett tillfälle kan vara mindre bra vid ett annat tillfälle. På samma sätt som många andra viktiga överenskommelser måste informationsplanen därför omprövas och förankras igen.
Se också till att den informationsplan ni har finns tillgänglig skriftligt och hänvisa till den regelbundet så att alla minns den. Detta gör det också lättare för medarbetare att hänvisa till den om de tycker att informationsöverföringen inte fungerar. “Nu kom det återigen viktig information på anslagstavlan i vårt forum. Vi har ju kommit överens om att information som rör projektets deadline måste e-postas ut så att ingen missar det”.