Andra gemensamma informationsytor

De flesta verksamheter ha emellertid fler informationsytor än e-post och möten. I denna lektion tar vi upp två andra vanligt förekommande informationsytor.

Gemensamma ytor likt kommunens interna informationssystem

Ett annat sätt att överföra information är att använda sig av gemensamma plattformar, anslagstavlor eller forum. Oftast läggs ansvaret för att ta del av informationen på mottagare i stil med “Du förväntas också hålla dig uppdaterad med informationen som förmedlas genom XXX”. Oftast är informationen på sådana sidor högst blandad. Här samsas protokoll från möten med meddelanden från HR angående rutiner och regelverk och information från kommunen eller arbetsgivaren. Det är ett opersonligt sätt att överföra information på och du som avsändare bör vara medveten om att informationen många gånger kommer att gå förlorad. Vi lever i en informationstung tid och opersonligt överförd information berör oss sällan och riskerar att glömmas bort.

Tänk också på att olika informationsytor har olika funktioner i förhållande till tid och beständighet. Gemensamma kommunala informationssystem lagar ofta information som skall vara beständigt och tillgänglig över lång tid: lagar, kommunikationsplaner, blanketter, protokoll etcetera. Det kan göra att dagsaktuell information är mindre lämplig att lägga upp på sådana informationsytor.

Var därför försiktig med dylika informationsytor och använd följande tumregel:

• Är informationen viktig för mottagaren – överför den istället i ett e-postmeddelande eller i ett möte.
• Är den gemensamma informationsytan central för verksamheten och ständigt fylld med viktig information lägg då ner den tid som behövs för att arbeta in den som sådan bland medarbetarna. Återkoppla i e-postmeddelanden och i möten till ytan och det som placeras där.

Centrala informationsytor

Många arbetsplatser har centrala informationsytor där medarbetarna kan få en snabb överblick över vad som händer, vem som gör vad, när saker ska vara klara, och så vidare. En sådan plats kallas i projektmetodiken agile-sammanhang: information radiators – läs mer om dem på bloggen Leandogs sida. En central informationsyta kan vara en mycket effektiv plats för informationsöverföring men den har också sina begränsningar.

Syftet med den centrala informationsytan är att du med en blick ska kunna ta in den nödvändiga informationen. Informationen som hamnar på denna yta måste därför passa detta syfte. Informationen på en central informationsyta måste vara:

• Visuellt överförbar
• Enkel
• Tydlig

Av samma anledning lämpar sig därför vissa sorts information illa för en central informationsyta:

• Icke-visuell information.
• Komplex och/eller komplicerad information som kräver genomläsning
• Information som är otydlig och öppen för olika tolkningar