Mappar, sändlistor, rutiner och terminologi - för organisationenLektion två

Listor och mappar

Många av de problem som tas upp i lektion 1. handlar om mass-postande till hela personalgrupper eller avdelningar. Det är problem som lätt kan tacklas genom diverse tekniska lösningar redan inbyggda i e-postprogrammet.

  1. Skapa och tillgängliggör e-postlistor så att avsändaren alltid kan skräddarsy mottagarna för en viss sorts information. Vid behov kan sändlistorna kopplas till det gemensamt överenskomna regelverket som diskuteras i lektion 1. Ett exempel: e-post som rör frånvaro skickas till frånvarolistan.
  2. Skapa specifika listor för exempelvis trivia och underhållning. Ge medarbetare en möjlighet att själva bestämma om de vill finnas på en sådan lista.
  3. Utbilda alla medarbetare i e-postprogrammet så att de själva kan skräddarsy sin inkorg så att ett e-postmeddelande automatiskt hamnar på rätt ställe. På detta sätt kan de snabbare och enklare få överblick över sin e-post och prioritera när de vill läsa och/eller besvara posten. Exempelvis: Medarbetare A tittar igenom sin inkorg. Tre olästa brev i skojlistan som kan tittas på när som helst. Ett oläst brev för helgpersonalen som inte rör medarbetaren som inte jobbar helg denna vecka och därför osett kan raderas. Ett oläst brev under prioriterat som bör läsas omgående.

Rutiner, färgkoder, symboler

Ett annat sätt att hjälpa medarbetare att hantera e-post är att komma överens om rutiner och terminologi som hjälper sorterandet. De flesta e-postprogram har diverse färger och symboler som kan användas. Exempelvis kan e-post färgkodas för att signalera brådska eller förses med markörer i stil med Outlooks förprogrammerade.

Terminologi

Avslutningsvis kan man gemensamt komma överens om en terminologi att använda i ämnesraden som på ett enkelt sätt gör det lättare för mottagaren att sortera eller prioritera. Det optimala vore att ett e-postmeddelande inte ens ska behöva öppnas för att du som läser ska kunna sortera det. Några exempel:

  • Info: hissen är avstängd
  • Fråga: var är laserpekaren?
  • Kräver svar: PDF eller JPG?
  • Instruktioner: ny kopiator
  • Sjukdom: 12 & 13 oktober

Om man tänker på ämnesraden som ett mycket kort telegram kan alla ha hjälp av det.

Om du loggar in kan du spara dina framsteg och få personligt rekommenderade kurser.

Författare: Christoffer Krämer

Publicerad: 18 mars, 2021