E-posthygien handlar om organisationen, inte individenLektion ett

Alla som någon gång har ingått i en större organisation inser att e-post är något som ofta kräver en strategi. I en grupp om fem personer som träffas öga mot öga dagligen är det kanske inte ett problem, men i en större och decentraliserad grupp kan det snabbt bli något som slukar stora mängder tid. Ett e-postmeddelande som skickas i en organisation är ju inte ett e-postmeddelande som mottages – utan en hela massa. I en organisation med 80 personer som lägger en halvtimme om dagen på att gå igenom sin inbox är det en 40-timmars arbetsvecka som går åt varje dag. Att effektivisera denna process är något alla vinner på.

Speciellt viktigt är detta eftersom onödig e-post kostar mycket mer tid än bara den faktiska tiden det tar att öppna, skumläsa, avfärda och slänga brevet. Risken finns att brevet avbrutit en process eller ett arbete som nu måster återstartas. Kostnaden räknas i faktiskt tidsförlust, men också i potentiell stress och faktiskt effektivitetsförlust på grund av hoppandet mellan uppgifter.

Att komma överens om ett gemensamt regelverk

Det första steget för att inte hamna i en situation där onödigt e-postande blivit en tidstjuv, är att införa ett tydligt regelverk för vad som får/bör skickas via e-post och vad som ska kommuniceras i andra kanaler. Detta görs lämpligtvis i ett gemensamt forum – ett APT eller i ett arbetslagsmöte. Frågan lyfts, diskuteras och ett regelverk som alla håller med om sammanställs. Vilka regler man lokalt kommer fram till varierar såklart. Varje arbetsplats har ju sina egna behov och målet är att skapa en arbetssituation som de som jobbar känner sig nöjda med.

Förslag på regler för vad vi e-postar:

  • e-post används för att överföra information – inte för diskussion

E-post är ett utmärkt medium för informations- eller filöverföring och för frågor och svar. Det är mindre lämpligt som diskussionsforum eftersom det både är svårt att överblicka och snabbt leder till en dominoeffekt av brev i allas e-postlådor.

  • e-post används inte för underhållning – annat än i avgränsade grupper

Att pausa hjärnan och att ventilera genom att skicka eller vidarebefordra bilder och andra lustifikationer fyller samma viktiga funktion som att prata vid kaffemaskinen eller med kollegorna i samma arbetsrum. Avbrottet av arbetsflödet är dock ett lika stort problem, så detta kanske bör ske i avgränsade e-postlistor.

Exempel på regler för hur vi e-postar

  • Skicka ingen e-post till någon som inte direkt berörs

Detta kan synas vara en självklar regel, men fundera på hur mycket e-post som regelbundet postas till hela grupper i stil med “Alla anställda vid Roligköpinges bibliotek”  eller “Bokuppsättarlistan”. Om jag vill berätta för mitt arbetslag att jag inte kan komma till ett möte är endast arbetslaget berörd. Ett e-postmeddelande som slarvigt skickas till hela personalstyrkan om exempelvis 40 personer ger plötsligt 35 personer som måste lägga tid på att läsa och/eller radera detta brev.

  • Svara den det berör, inte alla

Varje e-post som skickas till stora grupper riskerar kaskader av svar som når alla. Om kollega A skickar ett e-postmeddelande till 40 kollegor med en fråga om var en viss sak kan hittas och tre kollegor svarar och uttrycker att detta är de också nyfikna på och två kollegor svarar och berättar var de tror saken befinner sig, har plötsligt 200 e-postmeddelanden landat i inkorgen och måste tas om hand. Ibland kan det vara nödvändigt att skicka ett offentligt svar för att signalera att något viktigt är löst så att andra kollegor inte behöver engagera sig mer i saken men allt som oftast räcker det med svar till den som berörs. Om detta resulterar i att denna person kanske får fem liknande svar är det fortfarande att föredra framför 200 svar i hela organisationen.

  • Svara inte i en grupp om du inte tillför något

Ibland diskuteras saker via e-post och som i alla situationer medför diskussioner en vilja att både signalera medhåll och att man har avvikande åsikt. I alla sådana situationer kan det vara bra att fundera på om det man säger tillför något nytt i diskussionen eller om det bara bidrar till en växande skörd av e-post. Det finns absolut tillfällen där det är viktigt att förstärka något eller att signalera stöd i form av medhåll, men undvik att rutinmässigt upprepa det redan sagda – åtminstone till hela gruppen.

Sätt regelverket på pränt

När ni gemensamt kommit fram till ett antal regler för e-post som ni känner er nöjda med kan ni sammanställa dem i ett antal lättförståeliga punkter. Dessa punkter placeras sedan på en plats som alla har tillgång till och som nya medarbetare rutinmässigt får ta del av. Ett tips är att den sista punkten i ett sådant regelverk är att det är allas ansvar att se till att regelverket upprätthålls.

Upprätthåll och uppdatera regelverket

Genom att skapa ett gemensamt skriftligt dokument som man ger alla i uppgift att upprätthålla tar man förhoppningsvis bort stressen från den kollega som känner behov av att strama upp e-postandet i en stor grupp när det börjat spreta. Det är ju något alla kommit överens om och man kan hänvisa till den faktiska regeln “vi har kommit överens om att inte xxx” och till att det har ålagts alla att upprätthålla det gemensamt.

Med jämna mellanrum – eller när någon önskar det – kan regelverket ses över och alla som jobbar kan återigen vara en del i att skapa den e-post-situation de trivs med.

Övning

Ta en dag och se över hur e-postandet fungerar på din arbetsplats med utgångspunkt i lektionen ovan. Om du upplever att några av de problem som tas upp existerar – skriv ihop ett lämpligt förslag på åtgärder för att komma till rätta med det och lyft det i organisationen.

Om du loggar in kan du spara dina framsteg och få personligt rekommenderade kurser.

Författare: Christoffer Krämer

Publicerad: 18 mars, 2021