Mötets gyllene regler

Den här kursen handlar om möten i den grundläggande betydelsen att du har bjudit in en grupp människor som du ansvarar för. Möten kan ske analogt eller digitalt – det spelar i slutändan ingen roll. Det finns ett antal saker att tänka på som helt oavsett kommer att öka kvaliteten på dina möten och det finns på samma sätt saker att tänka på som säkerligen kommer att dra ner kvaliteten på dina möten. Att vara medveten om dessa faktorer och förbättra där det går kan vara skillnaden mellan ett blekt och ett inspirerande möte.

För det stora flertalet kommer det som presenteras här vara absoluta självklarheter. Men med tanke på hur ofta ni troligtvis sitter med på möten som ni inte riktigt förstår poängen med så torde det bli uppenbart att självklarheter inte alltid är helt självklara.

De mest gyllene av alla gyllene regler beträffande mötesplanering

Innan du ens formulerar en inbjudan till ditt möte, din presentation eller ditt informationstillfälle måste du besvara följande frågor:

Vad är syftet med att samla dessa människor? Vad vill jag åstadkomma?
Vad vill jag att mötesdeltagarna ska få veta och känna och hur vill jag att informationen ska tas emot?
På vilket sätt vill jag engagera de människor som är där?

Om du inte har mycket tydliga svar på dessa tre frågor så bör du pausa. Om du efter pausen fortfarande inte kan besvara alla tre frågor bör du av respekt för människors tid inte kalla dem till ett möte. Mycket få organisationer har ett stort överflöd av tid som måste slås ihjäl med möten. Tvärtom är de flesta som jobbar i kommunal, regional eller statlig regi hårt pressade av diverse effektiviseringssträvanden. Tänk på att en mötestid som varar en timme ska multipliceras med antalet deltagare. Om det är 40 mötesdeltagare motsvarar det en hel arbetsvecka! Om inte denna arbetsvecka används på ett konstruktivt sätt så är det oansvarigt. Om du inte själv har en mycket tydlig bild av vad som ska åstadkommas är det bättre att låta bli.

Den som direkt kan svara på de tre frågorna ovan har kommit långt i sin planering. När du vet vad du vill åstadkomma är det också lättare att välja väg, metod och hjälpmedel för att nå dit.

1. Vad är syftet med att samla människorna? Vad vill du åstadkomma?

Det är mycket viktigt att du kan besvara dessa frågor tydligt och med övertygelse. “Vi samlas för att gemensamt bestämma våra nya rutiner”, “Vi samlas för att brainstorma kring hur vårt bibliotek på ett bättre sätt kan fullfölja det demokratiska uppdraget”, “Vi samlas för att APT är arbetsplatsens lagstadgade plats för information och inflytande”. Svaret ger oftast automatiskt ledtrådar kring hur mötet bäst ska organiseras och genomföras. “Vi samlas för att gemensamt bestämma nya rutiner” innebär att det är ett möte som ska organiseras kring information/nulägesanalys, brainstorma kring förbättringar och kanske genomföras i mindre grupper innan beslut fattas i storgrupp / storgruppen. Om mötet har ett så klart uttalat syfte följer ofta vad som ska göras helt naturligt.

Det är i detta läge du som mötessammankallande måste vara ärlig mot dig själv och dina medarbetare. Om ditt svar på syftet är “Vi samlas för att jag vill informera om våra nya rutiner utan utrymme för diskussion” så är det uppenbart ingenting som behöver ett möte. Skicka e-post med informationen istället. Att kalla till möte som bygger på envägsinformation av trivial eller rutinmässig sort är att bjuda in till missnöje och visar ingen respekt för medarbetare och deras tid. “Vi samlas för att det är vårt återkommande onsdagsmöte” är inte heller ett acceptabelt syfte för ett möte. Om mötet inte har något syfte eller saknar väsentligt innehåll så är det mycket bättre att ställa in. “Vi ställer in onsdagens möte då vi inte har några punkter på dagordningen denna vecka. Vi samlas nästa vecka enligt schema”. Men det är självklart så att sociala möten på fem minuter för att hålla ihop teamet fyller en viktig funktion. Det viktiga är att det finns en tanke, en avsikt, ett mål.

2. Vad vill jag att de som är på mitt möte/lyssnar på min presentation ska känna?

Arbete är ju långt mycket mer än en intellektuell process. De flesta vill känna delaktighet, medägarskap och engagemang när de jobbar och är på möten. När du samlar människor är det viktigt att också tänka på hur du vill att de ska känna när de lämnar ditt möte. På samma sätt som ett tydligt syfte automatiskt ger tydliga ledtrådar kring hur du bör lägga upp ditt möte eller din presentation så gör en tydlig idé om vilken känsla du vill väcka samma sak. Den som leder ett möte är i någon mån alltid en ceremonimästare och påverkar hela mötet med sin egen sinnesstämning och sitt sätt. Om du vill att medarbetarna ska bli entusiastiska för ert nya projekt måste du entusiasmera under mötet – från det att de loggar in på videochatten eller stiger över tröskeln. Du måste åstadkomma det – det händer inte av sig själv. Om du vill att medarbetarna ska känna situationens allvar och stiga fram och axla sitt ansvar då är det din uppgift att inskärpa det allvaret i mötet och ge dina medarbetare de verktyg och möjligheter de behöver för att kunna ta ansvar.

Om du inför ett möte eller en presentation inte själv riktigt vet vad du vill att de som är på mötet ska känna bör du återigen ta dig en extra funderare. Om det inte finns en eftersträvansvärd känsla kanske det inte finns behov av ditt möte eller dina presentation? Kan det vara så att du faktiskt inte vet vad du vill uppnå? Då kommer både du, mötet, dina medarbetare och din verksamhet ha nytta av att du tänker igenom detta innan du samlar kollegorna.

3. På vilket sätt vill jag engagera de människor som är här?

Passivitet är döden för ditt möte. På samma sätt som det är viktigt att tänka igenom syfte och känsla inför ett möte ska du tänka på hur du aktiverar deltagarna. Alla har vi suttit på möten och nästan somnat på grund av att det saknats engagemang. Orsakerna till det kan vara att den som hållit i mötet inte förmått engagera dig eller, ännu värre, för att den som hållit i mötet faktiskt inte bett om eller organiserat mötet på ett sätt som efterfrågat ditt engagemang. Om något ska bestämmas: se till att alla är engagerade i processen. Om saker i verksamheten ska belysas, gör dem som saken gäller delaktiga i processen. Återigen, om du vet vilka som ska vara på mötet och om du vet hur du vill engagera dem så blir planeringen så mycket enklare. Om du har bjudit in en grupp men inser att du faktiskt inte är intresserad av vad de har att komma med så kan man fråga sig varför mötet överhuvudtaget äger rum. Varför fick de inte bara ett epostmeddelande istället?

Övning

Fundera på ett kommande möte som du är ansvarig för. Applicera de tre gyllene planeringsreglerna som vi pratat om under denna lektion.

Vad är syftet med att samla dessa människor? Vad vill jag åstadkomma?
Vad vill jag att de som är på mitt möte/lyssnar på min presentation ska veta och känna?
På vilket sätt vill jag engagera de människor som är där?

Skriv ner frågorna och anteckna några korta svar. Använd sedan svaren som styrmekanismer för att planera hur ditt möte ska gå till.

Genomför mötet enligt planen och följ sedan upp med en tydlig utvärdering. En utvärdering behöver inte vara lång. Det viktiga är att den ger resultat. Ställ följande fråga till mötesdeltagarna:

Vad var syftet med dagens möte?
Vilken känsla bär du med dig när du nu ska gå?
Uttrycka hur engagerad du kände dig under mötet på en skala från ett till fem genom att hålla upp handen och gradera med fingrarna.