Mötet

Sätta stämningen – dem magiska cirkeln

Redan innan dina mötesdeltagare anländer, digitalt på skärmen eller i verkligheten, så har du en plan för vad som ska hända på mötet antingen i huvudet eller nedskrivet. Baserat på föregående lektions frågor har du stakat ut en kurs för hur du ska göra för att uppnå mötets syfte, få till den rätta känslan och engagemanget. Genomförandet av den planen börjar redan i förberedelserna inför mötet. Det handlar om valet av tid, plats och form. Egentligen alla val av upplägg för mötet.

När deltagarna anländer har du möjlighet att möta dem direkt och sätta tonen för mötet. Små detaljer kan göra stor skillnad. Ditt uppträdande och bemötande kan fungera som ett slags guide eller kod för deltagarna. Underförstått och utan allt för mycket prat så kan du signalera hur man bör bete sig under mötet och vilken stämning som ska råda. Likt en ceremonimästare  har du nu skapat den magiska cirkeln i vilken alla deltagare stiger in. Begreppen den magiska cirkeln kommer ursprungligen från antropologin och vill du veta mer skriver Rebecka Eriksson, biblioteksmedarbetare från Malmö och evenemangsexpert om begreppet på Informusbloggen. För den här kursen behöver du dock bara känna till att begreppet inte har med magi att göra utan att du som mötesansvarig skapar förutsättningarna för hur mötet genomförs och hur det upplevs.

Check-in

Inte sällan kommer mötesdeltagarna med en fullpackad mental ryggsäck. Det kan röra sig om tusen och en saker. Det kan vara allt mellan himmel och jord, jobbet och hemmet. Om deltagarna förväntas vara aktiva och engagerade under kan det vara lämpligt att börja med en check-in. Låt deltagarna landa, se varandra och ha möjlighet att växla en eller två meningar. Gör det lättsamt och kravlöst om du vet att att gruppen kräver det. Medlemmarna kan vara nya för varandra, vissa medlemmar är blyga eller nervösa inför det som ska hända. Gör det personligt om det är en grupp som mår bra av det. Målet vid en check-in är att alla ska få en chans att säga något. Att bryta isen. Har de väl börjat prata om något – om det så bara rör vilken favoritglass man har så ökar chansen att de sedan också är med och bidrar i diskussioner om viktigare saker. Har man väl börjat prata är det lätt att fortsätta.

Nedan finns fyra exempel på enkla check-ins

• En känsla – en tanke. Be dem dela med sig av var de är just nu i form av en känsla eller en tanke.
• Berg- och dalbanan. Ge varje deltagare en penna och be dem rita in sig själva någonstans längs berg- och dalbanan. Be dem sedan förklara varför de känner att de är på just denna plats längs åkturen.

• Filmhjälten. Berätta för varje deltagare att de nu vare sig de vill eller inte hamnat i dramafilmen “Budgetmötet” (eller actionrullen “Handlingsplanen” eller komedin “Omorganisationen” – eller vad som är lämpligt). Fråga vilken film de hellre hade velat vara huvudpersonen i just nu om de fick välja.
• Utforskare-Köpsugen-Charterresenär-Fånge. Sätt upp ramverket så att alla kan se och ge alla en post-it att sätta i den ruta som passar dem bäst inför detta möte. Utforskaren är pepp på allt som detta möte har att ge. Den köpsugne tänker lyssna och köpa det som passar – men inte nödvändigtvis allt. Charterresenären bryr sig inte alls om mötet men är glad att slippa ifrån det vanliga jobbets rutin. Fången är på mötet mot sin vilja och vill hellre vara någon annanstans och gör något annat. I detta snabba check-in får du som mötesledare också viktig återkoppling som du kan använda för att justera ditt mötesupplägg. Om merparten känner sig som utforskare är det ju bara att tuta och köra men om en majoritet ser sig som fångar måste du undersöka orsakerna till det och prioritera om. Om mötesdeltagarna egentligen inte vill vara med på mötet så kommer ingenting ni gör tillsammans att hålla god kvalitet Det här kan vara en känslig fråga och ofta går det att ställa den anonymt, via en app, som till exempel mentimeter. Men om så skulle vara fallet så bör du kanske även fundera ett extra varv. Vad är det för arbetsmiljö ni har där medarbetare inte vågar vara ärliga med hur de upplever dina möten?

Vad är vi här för? Vad ska vi göra? Vad gäller?

När alla mötesdeltagare checkat in är det dags att ge dem det ramverk för mötet som alla behöver för att kunna slappna av och fokusera:

• Vad är vi här för?
• Hur ska mötet gå till?
• Vem ska göra vad?
• Vilka regler gäller och när är vi klara?

Regler för mötet formuleras lämpligtvis som en fråga och kan ha lite olika fokus beroende på vilken sorts möte man förväntar sig att ha. Exempelvis:

• Kan vi vara överens om att vi håller god stämning även när vi har olika åsikter?
• Kan vi vara överens om att vi tar ansvar för att lyfta saker vi upplever är problematiska eller som vi inte håller med om?
• Kan vi vara överens om att vi gemensamt tar ansvar för att alla får möjlighet att uttrycka sina tankar och känslor.

Fördelen med att påminna om och hänvisa till ett gemensamt regelverk är att det underlättar vid eventuella snedsteg längre fram. Du som mötesledare kan hänvisa till det som alla var överens om. “Nu behöver du backa lite och ge utrymme för X att få framföra sina åsikter också, på det sätt som vi var överens om att vi skulle göra på det här mötet.” En tydlig överenskommelse gör också att andra mötesdeltagare känner att de har stöd i ryggen om de behöver signalera något. “Vi var överens om att det som var problematiskt skulle lyftas och jag upplever detta som problematiskt.”

Genom att tydligt förmedla hur något ska gå till hjälper du mötesdeltagarna att slappna av och det kräver allt som oftast en mycket lite insats: en inledande presentation, en dagordning och en påminnelse om vilka regler som gäller.

Övning

Välj en vecka. För varje möte du går på denna vecka, fundera på och anteckna vad du själv uppfattar kring mötets ramar. Får du en klar bild av:

• Vad är vi här för?
• Hur ska mötet gå till?
• Vem ska göra vad?
• Vilka regler gäller och när är vi klara?

Om det är lämpligt och känns rätt, ge återkoppling till den som hade mötet. Kanske i form av beröm ”Tack för mötet. Tydligt, konkret, engagerande!”. Eller kanske i form av en fråga ”Uppfattade jag dig rätt på mötet att syftet i huvudsakligen var att xxxx?”