Avsluta – att lämna den magiska cirkel

När ditt möte är över sprids deltagarna som agnar för vinden men innan de försvinner så finns det några sista saker som du bör tänka på:

• Stäng den magiska cirkeln.
• Har alla deltagare fått med sig det som de skulle? Lämnar de mötet med en tydlig bild av vad som är nästa steg eller vad som ska göras?
• Vilken känsla vill du att människor ska ha när de går ut genom dörren?

Stäng den magiska cirkeln

Människor behöver avslut och tydliga övergångar mellan en sak och en annan. Har du som mötesansvarig tagit ditt ansvar och skapat en magisk cirkel med en tydlig känsla, tydlig gemenskap och tydliga regler, är det också viktigt att denna cirkel upplöses på ett tydligt sätt. Låt inte ett möte bara glida över i något annat eller medlemmar bara glida iväg utan att få ett korrekt avslut. Det skapar en känsla av otillfredsställelse och att något är ogjort. Några punkter att ha i åtanke för ett bra avslut kan vara:

• Tacka deltagarna för deras tid och insats.
• Bekräfta känslorna som funnits under mötet. “Idag har det varit ett jobbigt möte, det känner vi nog alla – men tack för att ni härdade ut”.
• Påminn om det som behöver påminnas om.
• Säg hej då.

I slutändan handlar det alltid om samma sak: se dina deltagare!

Har alla deltagare fått med sig det som de skulle?

Alla möten resulterar inte  i någon form av konkret uppgift eller resultat. Ibland är svaret på frågan bara att deltagarna har fått den information som du delade ut. Andra gånger går medarbetarna ut från mötet och har fått sig tilldelat en tydlig uppgift. Oavsett är det viktigt att du som mötesledare avrundar, avslutar och skickar iväg deltagarna med tydlighet. Finns det uppgifter som ska göras: repetera och stäm av så att alla som går förstår vad de ska göra. Detta kan göras på olika sätt. Muntligt, i form av en påminnelse, skriftligt i form av material att ta med sig, eller i form av en check-out där varje medarbetare kan reagera på det som de nyss fått sig tilldelat. Formen är inte viktig så länge du som mötesledare ser till att ingen lämnar ditt möte med känslan av att “vad var det där?” eller “bortslösad tid”.

Vilken känsla vill du att människor ska ha när de går ut genom dörren?

Du hade som mötesledare en tanke och ett mål kring vad du ville att mötesdeltagarna skulle känna i och med ditt möte. Har du lyckats uppnå detta eller har saker hänt på vägen som omkullkastat detta? Oavsett vilket har du en sista chans att påverka dina deltagare innan de går. Har det varit ett tufft möte där axlarna hänger: bekräfta detta och skicka med något slags uppmuntran eller beröm. Har det varit produktivt och effektivt: tacka, lyft upp och skapa gemensam stolthet. Har det varit en glädjefest rakt igenom: tacka för detta och skicka med vad som behövs för att känslan ska finnas kvar och spridas i organisationen.

Reflektion

Tänk tillbaka på det allra sista mötet du hade på jobbet, analogt eller digitalt. Med vilken känsla lämnade du det mötet?