Att hålla presentationer
Att hålla analoga eller digitala presentationer är ett ämne som i sig skulle kunna vara en egen kurs på Digiteket. Vi kommer därför bara att kort beröra några centrala punkter för att en presentation på ett möte ska bli bra.
Återigen handlar det om saker som de flesta av oss upplever som helt självklara men som vi ändå vet inte fullt ut genomsyrar allt genomförande i verkligheten.
Förbered dig
Håll inte några presentationer som du inte noga läst igenom och/eller övat innan. Professionella föreläsare som obehindrat tycks kunna presentera sitt material avslappnat och spontant gör det för det mesta inte på grund av några gudagivna presentationstalanger utan just på grund av att de förberett sig väl. Om du är väl förberedd kan du lägga mer tid på mötesdeltagarna och mindre tid på att navigera i det material som ska framföras.
Tänk på din röst och ditt kroppsspråk
Det är väl belagt att dina ord bara förmedlar en mycket liten del av det du vill förmedla. Ditt kroppsspråk är det överlägset viktigaste verktyget för att förmedla något och din rösts och dess volym och satsmelodi är ditt näst viktigaste. Du kan presentera det intressantaste man kan tänka sig och ändå få hela rummet eller videochatten att somna om du framför det utan pondus, med ryggen mot åskådarna och med en entonig och sövande röst. Som presentatör har du ansvar för helheten. Tänk på det som en show, där du ska fånga din publiks uppmärksamhet och guida dem genom mötet. Du är inte bara någon som håller ett möte, du är en presentatör.
Prata till åhörarna
Det är inte lätt att bara lyssna. Speciellt inte om materialet är nytt, komplicerat, abstrakt eller teoretiskt. För att hjälpa publiken att ta sig igenom en presentation måste du som presentatör se dem du pratar med. Bokstavligen möta deras blick och få dem att se att du pratar till just dem. Att vara delaktig som åhörare ökar kvaliteten på lyssnandet och gör hela skillnaden för en presentation. Låt blicken vandra i salen så alla känner sig sedda. Passa då även på att uppmärksamma vilka som ser fundersamma ut och som kanske behöver utrymme för att ställa en fråga,
Engagera åhörarna
Ännu högre kvalitet uppnås givetvis om du faktiskt har lagt tid på att engagera åhörarna längs vägen. Om du vet med dig att den budget du ska prata om berör tre olika avdelningar och dess personal – se då till att koppla presentationen till de medarbetare som finns i rummet. Om du ska presentera resultat från ett arbete som inkluderat medarbetare på mötet – fånga upp dem, ge dem plats i diskussionen. De är trots allt experterna och kan säkert förklara bättre än du. Din roll blir då snarare att se till att de fattar sig kort.
Underhåll
Att presentera är i någon mån alltid att underhålla. Detta innebär inte att du måste dra skämt och vara rolig men du behöver kunna bjuda på dig själv, visa självdistans och att interagera med de som lyssnar. Du ska visa att du har något att säga så att åhörarna vill fortsätta lyssna på dig. Ta aldrig din publik för givet, oavsett om du råkar vara deras chef eller inte. Om du inte klarar att underhålla dem som är i rummet kan du lika gärna göra en inspelad presentation.
Misströsta inte om du inte fångar upp alla. Det kan vara svårt att mitt i sin presentation se någon som kollar på sin mobil sedan en längre stund eller höra dem som är längst bak som pratar med varandra. Lägg inte ditt fokus på dem. Möt blicken på de mest entusiastiska så att du känner dig upplyft och vill fortsätta hålla din presentation. Vill du försöka att vinna tillbaka hela rummets uppmärksamhet kan du försök att sakta byta plats i rummet eller ändra tonläge eller även vara tyst en liten tyst. Detta kan fånga folks uppmärksamhet och du kan då försöka engagera dem igen.
Reflektion
Övar du inför presentationer? Om du gör det på vilket sätt? Framför spegeln eller kanske inför en kollega som har insikt i vad som krävs? Om du inte gör det, varför inte? Är det för att du redan är fullfjädrad, för att du inte har tid eller kanske för att dina presentationer inte kräver det alla bästa? Oavsett vilka svar du kommer fram till är det värt att fundera på.