Hur ska arbetsuppgiften utföras? Riktlinjer och rutinerLektion tre

I förra lektionen lärde du dig att göra en kartläggning och hur man kan analysera den, som ett svar på frågan VAD ska vi svara på. I denna lektion går vi igenom HUR en arbetsuppgift ska genomföras med exempel på rutiner som biblioteket kan ha.

Om en arbetsuppgift ska utföras är det också chefens ansvar att bestämma hur den ska utföras, till exempel genom att chefen, eller chefen och medarbetarna gemensamt, tar fram riktlinjer och rutiner. Chefen har alltid sista ordet i hur dessa ska se ut.

Rutinerna bör utgå från normaltillståndet, det vill säga hur uppgiften vanligtvis ska utföras, men det bör också finnas rutiner för att hantera undantagsfall. Anledningen till att utgå från normaltillståndet är att det blir lättare för bibliotekspersonalen att hantera avvikelser när de är trygga i vad som gäller normalt.

När chefen beslutar att medarbetaren har ett ansvar att besvara vissa frågor måste rutiner utformas så att alla medarbetare vet hur de ska förhålla sig.

Här är några exempel på rutiner:

  • Det är alltid användaren som trycker på knappar, medan medarbetaren handleder. Hjälp till självhjälp.
  • Gå undan till en annan dator för frågor av mer privat natur där till exempel personuppgifter ska diskuteras.
  • Man kan förenkla hjälpen med hjälpmedel. Ett exempel är att skaffa en stämpel för att vidimera kopior.
  • Hänvisa ärenden som tar längre tid till ”Boka en bibliotekarie”, IT-café, digital akut, IT-guide eller annan verksamhet som biblioteket eller annan kommunal verksamhet bedriver.
  • Anordna programpunkter och utbildningar under särskilda kampanjveckor eller vid andra tillfällen.
  • Boka in andra aktörer, till exempel banken, som vid vissa tidpunkter visar besökarna sina tjänster.
  • Ta fram tydligt informationsmaterial på olika språk för att besvara återkommande frågor. Det kan också vara korta filmer. Exempel: Hur fungerar automaten för att låna och återlämna material? Hur skriver jag ut?

Såhär gör du för att skapa rutiner och riktlinjer

För att komma fram till vilka rutiner som passar just ditt bibliotek kan det vara lämpligt att genomföra en process, där medarbetare och chef gemensamt kommer fram till vad som gäller. Återigen det är chefen som har sista ordet.

Gå igenom alla frågor i kartläggningen igen för att få syn på de rutiner som biblioteket behöver införa både vad gäller de frågor som medarbetare ska svara på och de som de inte ska svara på.

Reflektion

Nu har du fått lära dig om vilka rutiner ett bibliotek kan ha för hur en arbetsuppgift ska genomföras. 

  • Hur ser förhållningssättet och riktlinjerna ut i din organisation? Är de användbara? Om inte, uppmana din chef och dina kollegor att gå denna kurs och att chefen tar initiativ till att genomföra en kartläggning, göra en analys av resultatet och sedan ta fram nya riktlinjer!
Om du loggar in kan du spara dina framsteg och få personligt rekommenderade kurser.