Arkivsökning

Arkiv förtecknas enligt den så kallade proveniensprincipen. Det innebär att såsom arkiven skapades ska de också bevaras. För att sedan hitta i arkiven används olika förteckningssystem. Länge var det huvudsakliga förteckningssystemet i Sverige det så kallade allmänna arkivschemat från 1903 vilket var bokstavsbaserat. Det innebar exempelvis att A alltid innehöll protokoll och G räkenskaper oavsett om det handlade om Solidars företagsarkiv eller Karin Boyes personarkiv. I offentlig förvaltning har det här systemet ersatts av ett modernare och flexiblare system, men det används fortfarande i stor utsträckning för enskilda arkiv. Oavsett typ av förteckningssystem görs så kallade arkivförteckningar. Där står det vilken typ av handling saken gäller, vilken serie den tillhör och vilken volym som menas. Förutom detta har den förtecknande arkivarien möjlighet att skriva anmärkningar. Det kan vara en beskrivning av innehållet eller om något har hänt med handlingarna, till exempel en vattenskada. 

Kyrkoarkiv har ett eget förteckningssystem som är bokstavsbaserat och är från slutet av 1800-talet. Liksom det allmänna arkivschemat förtecknas alla kyrkoarkiv på samma sätt oavsett vilken församling det gäller. På bilden nedan ser du en del av arkivförteckningen från Södra Sallerups församlingsarkiv såsom det ser ut i Arkiv Digital. 

I tabellen på bilden syns vilken volym det är, vilken typ av källa det är samt mellan vilka år den sträcker sig. I det stora fältet till höger syns arkivariens anmärkningar. I mindre församlingar, som Södra Sallerup, där det inte har bott så många människor, är böckerna linjära och den ena boken följer på den andra. I större församlingar har många böcker använts samtidigt och därför tagit slut vid olika tidpunkter. Då får släktforskaren vara mer uppmärksam på vilken bok som kronologiskt blir nästa, för att kunna fortsätta följa sin släkt. Detta går vi igenom i nästa lektion. Att hitta rätt i materialet handlar mycket om att läsa och leta, men i Arkiv Digital går det att filtrera materialet och dessutom söka på fritext. Det är då  anmärkningarna i anmärkningsfältet som genererar resultat, och som syns på bilden ovan är de inte alltid så utförliga (vilket de enligt förteckningspraxis inte heller bör vara). I stora städer kan det vara väldigt användbart att söka efter kvarter eftersom det oftast står i anmärkningsfältet vilka kvarter en husförhörs- eller församlingsbok innehåller. För att söka och filtrera trycker du på knappen ”Filtrera” som finns precis under ”Volymer” och ”Arkivinfo”. 

Eftersom det i Arkiv Digital står vad det är för typ av källa finns det ingen anledning att lära sig förteckningssystemet utantill, men det kan vara bra att ha stött på det någon gång. En församlings arkiv innehåller mycket fler typer av handlingar än vad en släktforskare behöver använda. I tabellen nedan ser du vilka av de mest grundläggande handlingstypers och deras korrelerande bokstav i systemet. 

Husförhörslängder och församlingslängder har ungefär samma innehåll. Församlingslängder är den modernare versionen av de två. Vad dessa innebär går vi igenom i nästa lektion. 

Förutom arkivförteckning görs alltid en så kallad arkivbeskrivning. Där har arkivarien skrivit om arkivets historia. För en släktforskare kan där finnas nyttig information om när församlingar bildats eller slagits samman. Som vi ser nedan i exemplet Södra Sallerup står det bland annat att en brand förstört delar av arkivet, vilket förklarar att böcker saknas. 

För att hitta arkivbeskrivningen i Arkiv Digital trycker du på knappen “Arkivinfo” som du på bilden ovan hittar bredvid den mörkblått markerade knappen som heter “Volymer (62 st)”. 

Övning

• Leta upp ett församlingsarkiv du är intresserad av. I första övningen sökte du i registren efter en person. Du kan nu till exempel leta upp församlingen som personen var skriven i.
• Läs arkivbeskrivningen under fliken ”Arkivinfo”. 
• Bekanta dig med vilken typ av källor arkivet innehåller. 
• Testa att filtrera. Kan du smalna av din sökning med hjälp av funktionen?