Bakgrund
Många arbetsplatser där olika former av distansarbete är tekniskt möjligt för diskussioner kring om ett mer flexibelt arbete är möjligt. Denna diskussion har på många sätt accentuerats av covid-epidemin där olika former av distansarbete varit vanligt förekommande. I detta kapitel ger vi bakgrunden till varför region Jämtland Härjedalen valde att satsa på en omställning som möjliggjorde ökat distansarbete. Även om förutsättningarna inte ser exakt likadana ut på din arbetsplats så finns det troligtvis en viss igenkänning.
Region Jämtland Härjedalen har under flera år undersökt möjligheter till att bli mer synliga och närvarande i hela regionen och inte bara i Östersund. Strax före pandemin påbörjades projektet att etablera kommunlokala arbetshubbar för regionens medarbetare, dels för att minska resandet till och från arbetsplatsen i Östersund för dem som har långa avstånd, dels för att regionen på så sätt kan bli mer närvarande lokalt samt att möjlighet till samverkan med andra verksamheter och företag som också nyttjar hubben ökar.
Under pandemin fick ett antal medarbetare från olika regionala verksamheter möjligheten att gå kursen ”Remote Strategy”, som leddes av Östersundsbaserade The Remote Lab tillsammans med Hyper Island. Biblioteksutveckling, som redan hade en mognad och nyfikenhet kring flexibla arbetssätt, tackade ja till erbjudandet och fick skicka en medarbetare.
Det senaste året har hela Kulturutveckling hos region Jämtland Härjedalen, i vilken Biblioteksutveckling är en del, internt utbildats av medarbetaren som gick kursen i vad remote work och flexibla arbetssätt innebär i en global och generell kontext.
Vi har haft ett antal workshops där vi har undersökt våra verksamheters förutsättningar, men även gruppens och individuella medarbetares förutsättningar och önskemål. Genom öppna och ärliga samtal har både Kulturutveckling som enhet och verksamheterna inom enheten kommit fram till hur vi vill pröva oss fram att arbeta flexibelt.
Vi har kommit fram till att våra verksamheter och medarbetare är i behov av en slags hybrid lösning, där vi arbetar från det gemensamma kontoret ibland och från valfri plats ibland. Vi har dock inte känt behov av att bestämma ett visst antal dagar i veckan eller exempelvis varje måndag. Vissa möten kommer hållas digitalt medan andra föredras hållas fysiskt på plats. Det som avgör platsen är framför allt vad vi som arbetsgrupp eller medarbetare ska utföra för arbetsuppgift. Vi kom fram till att avstämningar, informationsöverföringar och koncentrationskrävande arbeten föredras att göras digitalt eller från annan plats än det traditionella kontoret, medan kreativt arbete, brainstorming och där något behöver stötas och blötas mycket föredras att göras på kontoret eller på annan plats men fysiskt tillsammans.
Kulturutveckling har utformat ett Team-kontrakt (det får du lära dig mer om i kursen!) där vi gemensamt har kommit fram till hur och var vi kommunicerar med varandra. Att arbeta remote tillsammans med andra kräver mer och tydligare struktur än när vi sitter tillsammans på samma plats. Ska vi skicka mejl internt eller ska vi i första hand kommunicera i t ex Teams eller Slack? Hur möjliggör vi så att alla medarbetare får tillgång till all information? Är det okej att skicka arbetsmeddelanden till varandra utanför arbetstid? är bara några av de frågor som vi gemensamt ställt oss och tillsammans formulerat svar på.
Precis som allt utvecklingsarbete så är flexibelt arbetssätt något som måste hållas levande – både i diskussioner och dokument och det kräver tillsyn och regelbundna utvärderingar. Att arbeta remote är ett relativt nytt fenomen för de flesta av oss och vi trevar oss fram och försöker hitta vår riktning efter pandemin. Det finns inte ett rätt sätt eller en universallösning, utan varje organisation, verksamhet och arbetsgrupp behöver nyfiket undersöka vad som känns rätt och fungerar för dem. Våga pröva och skruva på upplägg allt eftersom.