Respektera projekttriangeln

Vi lever i en tid då processer ständigt ska effektiviseras och bli maximalt kostnadseffektiva. Detta kan vara stressande och ibland önskar man att man hade rätt ord att förklara varför det som förväntas av en inte är rimligt. Projekttriangeln är ett verktyg som på ett bra och enkelt sätt hjälper till i detta fall.

Vad är projekttriangeln?

Projekttriangeln är ett enkelt sätt att visualisera relationen mellan tid, resurser och kvalitet. Den hjälper oss att se att det inte magiskt går att trolla fram bättre kvalitet på kortare tid eller varför kvaliteten sjunker när vi förväntas åstadkomma mer med minskade resurser. 

I en tid då tidsstudiemannen ersatts av New public management och systematiskt kvalitetsarbete kan det lätt kännas stressande. Vi vet att verkligheten är sådan det ofta läggs nya arbetsuppgifter och önskemål på både chefer och anställda samtidigt som inga befintliga arbetsuppgifter tas bort. Situationen kan lätt drivas till en situation där det känns ohållbart. 

Exempelvis:

  • Du är chef och måste hantera ett stort antal krav och förväntningar uppifrån. Kanske från andra, högre chefer eller kanske från politiskt håll. Det ges garantier för en viss mängd service, samtidigt som resurserna är begränsade eller till och med minskande. Du försöker efter bästa förmåga omorganisera för att på bästa sätt använda de resurser du har, men det känns som en omöjlig uppgift. 
  • Du är biblioteksanställd. Du är stressad. Du känner att du har för mycket arbetsuppgifter och att fler ständigt läggs till. Du känner att det är ohållbart i längden. 

Oavsett din position så är första steget mot en lösning att inse att du faktiskt kan göra något åt situationen du försatts i. Du är inte maktlös utan kan faktiskt verka för en förändring. Första steget dit är att signalera att situationen är ohållbar. Det gör du direkt till den det berör eller genom dina representanter, beroende på situation. 

Andra steget mot en lösning är att börja använda rätt ord, att vara tydlig och att lägga ansvaret på rätt plats. Den så kallade projekttriangeln är en bra hjälp på vägen. 

Projekttriangeln innehåller en enkel sanning som är särskilt användbar när det handlar om rationaliseringar: det finns alltid ett pris och det är sällan du både kan äta kakan och ha den kvar. Kostnaden för att uppnå två hörn av triangeln finns alltid att betala i det tredje hörnet.

Eller i korthet:

  • Du kan uppnå kvalitet med begränsade resurser – men då måste du ha gott om tid.
  • Du kan uppnå kvalitet på den tid du har till förfogande – men då behövs det rätt sorts resurser för att lyckas.
  • Du kan göra något på kort tid och med begränsade resurser – men då kommer kvaliteten att bli lidande.

Eller ännu kortare:

  • Snabbt och bra = dyrt.
  • Bra till låg kostnad = tar lång tid.
  • Snabbt och till låg kostnad= dålig kvalitet.

Genom att faktiskt acceptera att projekttriangeln bär med sig en sanning som är svår att komma runt kan du tala klarspråk. Som anställd kan du ensam eller tillsammans med andra vara tydlig  med dina chefer kring de förväntningar som finns i förhållande till de resurser som finns till förfogande. Om de ändå pressar på för att få till stånd mer jobb på samma tid, så kan du/ni  vara tydliga med att ansvaret för lägre kvalitet hamnar hos dem. Som chef kan du tala klarspråk med den som har förväntningar och ställer krav på samma sätt: det går inte att trolla fram mer resultat bara för att någon vill det. Tydlighet hjälper alla för att verksamheten som biblioteken ansvarar för ska vara hållbar i längden – och då krävs en arbetsbörda och en kravlista som är rimlig i förhållande till resurserna. 

Projekttriangeln är ingen underverktyg eller någon magisk lösning på saker. Vad den är är ett pedagogiskt verktyg för att prata om arbetsmängd, resurser och kvalitet som kan gynna den som känner att stressen är för stor och kraven orimliga. Använd den.