Framgångsfaktorer för digital kompetensutveckling

Forskarna Lars-Åke Nordén och Linda Mannila har analyserat data ur de tre självskattningstest som varit en del av projektet Digitalt först med användaren i fokus. Deras rapport nu är publicerad och Eleonor Grenholm, samordnare i Digitalt först med användaren i fokus, blev nyfiken på hur fem bibliotek arbetat under projektets gång. Representanter för fem bibliotek har intervjuats under januari månad, för att ta reda på vilka deras framgångsfaktorer varit.

Under de tre år som Digitalt först med användaren i fokus pågått har ett självskattningstest kring digitala kompetenser varit ett viktigt arbetsverktyg. Tre insamlingsperioder, som kontinuerligt hjälpt de regionala biblioteken och Digiteket att rikta och prioritera sina insatser har genomförts.

Efter den sista självskattningsperioden, oktober-november 2020, fick forskarna Lars-Åke Nordén och Linda Mannila uppdraget att analysera data ur självskattningstestet. Lars-Åke och Linda är forskare i informationsteknologi vid Uppsala universitet respektive Åbo akademi. Deras uppdrag var att analysera hur kompetenserna utvecklats under projektets gång och se om det fanns ett behov av ytterligare insatser. Rapporten Bibliotektspersonalens digitala kompetens (pdf) finns nu tillgänglig via Region Uppsala. En kortare artikel där rapporten sammanfattas hittar du också här på Digiteket: Bibliotekspersonalens digitala kompetens – resultat från självskattningstester 2018 – 2020.

Under arbetet har de identifierat ett antal folkbibliotek där en betydande andel anställda självskattat sin kompetens som hög. Dessutom har andelen högskattande ökat under projektets gång. Detta väcker förstås nyfikenhet. Är det ett resultat av ett medvetet arbete? Kan vi se några gemensamma framgångsfaktorer för digital kompetensutveckling?

Som ett kompletterande material till Lars-Åkes och Lindas kvantitativt grundade rapport har representanter för fem bibliotek intervjuats under januari månad av Eleonor Grenholm, samordnare i Digitalt först med användaren i fokus. De fem biblioteken är spridda över hela landet och finns i kommuner av olika storlekar.

Framgångsfaktorer

Biblioteken som intervjuats har alla prioriterat att stärka medarbetarnas digitala kompetenser under de senaste åren. I en analys av deras svar har nedanstående gemensamma resonemang identifierats:

  • Kompetensutveckling är inget som bara händer av sig självt, det förutsätter prioritering och ett aktivt arbete
  • Kombinera teknikutveckling och fortbildning – det skapar trygghet i arbetsgruppen
  • Knyt lärandet till att reflektera om er vardag och utforska praktiskt ny teknik
  • Nyttja och skapa formella och informella nätverk både inom biblioteksfältet och utanför.
  • Teknik har inget egenvärde i sig, utan måste användas för att utveckla hela bredden av biblioteksuppdraget
  • Lärandet leder till nya förhållningssätt, nya sätt att reflektera och en vilja att lära ytterligare

Ett prioriterat arbete

De intervjuade folkbiblioteken finns i Helsingborg, Kungälv, Sigtuna, Åre och Luleå. Samtliga berättar om ett mer eller mindre strukturerat arbete, som ofta har knutits till Stärkta bibliotek-projekt eller varit egenfinansierat. Fyra av fem har också en tydlig ansvarsfördelning, där en arbetsgrupp, enhet eller projektledare har till uppdrag att skapa former för och genomföra kompetensutvecklingen.

Framgångsfaktor: Kompetensutveckling är inget som bara händer av sig självt, det förutsätter prioritering och ett aktivt arbete.

Kombinera teknikutveckling och lärande

Lotta Ohlsson, enhetschef för Helsingborgs bibliotek, beskriver deras arbete: ”Vi har haft ett tema: tänk digitalt i allt vi gör. I samband med det har alla medarbetare en plan för att utveckla sin digitala kompetens, men också tjänster, arbetssätt och lära nya digitala verktyg. Det har absolut varit ett medvetet arbete hos oss länge.” I Helsingborg har också en enhet ett uppdrag att utveckla den interna digitala kompetensen.

Anna Dahlquist, biblioteksutvecklare i Luleå berättar om flera projekt som löpt parallellt och byggt på varandra:

”När vi startade detta 2018 hade vi ett tidigare kompetensprojekt med oss, som fungerade som katalysator. Tidigare pratade vi om ’varför gör vi det här?’. Det nya projektet hade en annan inriktning: ’Hur gör vi det här?’”.

Flertalet intervjuade pratar också om hur den digitala fortbildningen kopplas till mer övergripande strategiska diskussioner om bibliotekens roll i det digitala samhället. Det hjälper för att skapa en ”röd tråd” som i sig skapar legitimitet, konstaterar Anna.

Samtidigt hjälper biblioteksvardagen till att identifiera behov. Tomas Xavier, projektledare i Sigtuna konstaterar att kompetensbehoven ”till stor del identifieras utifrån samtal med personal och utifrån vilka frågor vi får från besökare, krav och önskemål de har och vad vi kan svara på.” Lotta i Helsingborg säger detsamma: ”Det händer hela tiden att det dagliga blottar brister: ’Vi får mycket frågor om detta’, ’Vi skulle behöva jobba vidare med…’ Då försöker vi fånga det och jobba vidare med det.”

Anna i Luleå lyfter dock ett kompletterande perspektiv: det är inte säkert att de som jobbar på bibliotek alltid vet vad de behöver kunna. Att enbart utgå från den nuvarande verksamheten riskerar att leda till att vi inte höjer blicken, därför är samtalen om bibliotekens roll i samhället så viktiga.

Ett bibliotek sticker ut i materialet. Åre bibliotek har arbetat väldigt mycket med att stärka personalens digitala kompetenser, men utan att formalisera arbetet särskilt mycket:

”Vi som grupp vågar fråga varandra, vara sårbara och orädda för teknik. Det är ingen som är efter de andra eller inte vågar – vi är en tajt grupp. Vi diskuterar mycket på fikaraster, ’Nu har kommunen varnat för det här’ – det digitala är ett naturligt samtalsämne.” säger Hanna Eskelin, bibliotekarie.

Att mer förutsättningslöst utforska kreativ teknik tillsammans i arbetsgruppen, eller med användarna är något som återkommer: ”En grupp har jobbat med 360-film och då fler har sett vilken nytta vi har med det i resten av verksamheten, inte minst i och med pandemin.” berättar Lotta i Helsingborg.

De intervjuade biblioteken har under de senaste åren genomgått ett tekniklyft. Teknik i de publika ytorna samt teknik åt personalen har köpts in. Att skapa förutsättningar för att alla ska kunna använda tekniken och handleda i den är en grund för mångas arbete.

Nadine Alvarado i Kungälv berättar att de köpt in utrustning och skapat en ny IT-miljö för användarna, i och med det finns det en förväntan om att ”alla måste handleda och finnas tillgängliga.” I Helsingborg har personalen utrustats med bärbar dator och smartphone de senaste åren: “Man behöver en egen smartphone för att kunna handleda i biblioteket”, konstaterar bibliotekschefen Catharina Isberg i Helsingborg.

Att koppla samman teknikutveckling och fortbildning tycks vara ett vinnande koncept. Tomas i Sigtuna säger: ”Jag upplever att det är mindre oro inför kommande IT-utveckling än vad det varit tidigare. Det finns en trygghet i att man vet att man kommer få utbildning, det finns ett system på plats för att hantera kunskapsutveckling. Det är positivt för utvecklingen i stort.”

Framgångsfaktor: Kombinera teknikutveckling och fortbildning – det skapar trygghet i arbetsgruppen

Grunda lärandet i vardagen

De intervjuade medarbetarna berättar om ambitiösa upplägg för lärandet i arbetsgruppen. I de mer formaliserade projekten finns det kursplaner och inplanerade lärtillfällen för all personal. Egenproducerade föreläsningar och workshopmaterial kombineras med kurser i Digiteket och andra fria lärresurser. Att samla all personal och samtala om det man lärt sig samt testa tekniken praktiskt är en viktig komponent i lärandet.

På andra bibliotek utforskar man mer förutsättningslöst tillsammans. Hanna i Åre berättar: ”Vi vill skapa eget material, vara aktiva i sociala medier, vi tycker det är spännande med robotar och filmade boktips. Vi har många diskussioner om vad vi kan förändra och vad vi vill testa. Det kanske inte är en utarbetad metod, men det finns en stor nyfikenhet och många diskussioner kring att utveckla: ’Har ni sett vad det biblioteket gör?’ Det är en positiv, kreativ anda i gruppen.”

Ur ett annat perspektiv berättar Nadine i Kungälv om en liknande resa. Mycket av deras arbete har motiverats av att reflektera kring situationer som uppstått i möten med användare, möten som ibland skapat skav: ”det grundar sig i en diskussion om hur vi ska jobba på biblioteket, vilka frågor ska vi hänvisa vidare, ska vi svara på allt? Det har varit en resa att formulera det både i personalgruppen och i ledningen. Tillsammans har vi jobbat fram riktlinjer för hur vi ska tänka. Konkreta exempel har tvingat oss att tänka. Vi var inte så metamedvetna tidigare.”

Framgångsfaktor: Knyt lärandet till att reflektera om er vardag och utforska praktiskt ny teknik

Samarbeta med andra

Två bibliotek som ingår i ett medie- och webbsamarbete tillsammans med andra bibliotek lyfter det vidgade sammanhanget som värdefullt för lärandet. Det skapar en ram för lärandet, som ofta handlar om att alla ska behärska de gemensamma e-tjänsterna. Ett sådant exempel kommer från Nadine i Kungälv: ”Vi sa att detta är miniminivån, alla ska vara bekväma i att använda och ge enklare handledning i detta. Alla ska kunna visa hur man kommer igång”. Men det lyfter också kompetenserna vidare: ”De flesta är med i olika arbetsgrupper, vi i systemgruppen har varit väldigt aktiva. Det är otroligt skönt att ha ett gäng med nio drivna systemadministratörer. Jag kan ställa vilka frågor som helst, det finns alltid kunskap i den gruppen. Det lyfter mitt eget lärande och min kompetens.”

Även andra former av interaktion med bibliotek framhålls som viktiga. I Helsingborg var de tidiga med att inrätta ett Digidelcenter och tog i och med det emot många studiebesök från andra bibliotek. Värdet av dessa möten var dubbelt. Catharina i Helsingborg berättar: ”Det ger input till oss också – vi fick idén om 3D-printing från Eslöv. I dialogerna hittar man nytt, vi kan lära enormt mycket även av ett litet bibliotek.”

Även om de intervjuade biblioteken tydligt ser att de ingår i både formella och informella nätverk och sammanhang, ligger grunden för kompetensbehoven och de kompetenshöjande aktiviteterna lokalt på biblioteken. Samarbeten, via den regionala biblioteksverksamheten eller med övriga bibliotek i mediesamarbeten ”ger muskler” och kan utgöra en ”hävstång” för att kunna ta del av och erbjuda mer verksamhet, men det är det kollegiala lärandet, där medarbetarna lär varandra, som är den mest centrala aktiviteten.

Men varför stanna vid samverkan inom biblioteksfältet? Flera bibliotek nämner hur de under de senaste åren närmat sig andra kommunala förvaltningar, framförallt när de märker att frågor som egentligen hör hemma hos annan aktör ofta kommer till biblioteket.

Henrik Thureson, bibliotekschef i Sigtuna konstaterar att detta arbete ”inte bara handlar om vår verksamhet. Det är viktigt för oss, men det gör att vi också kan ta en roll i att driva digitaliseringsfrågor i förvaltningen och i hela kommunen.” I Luleå har en referensgrupp som består av representanter för olika förvaltningar, näringsliv och föreningar kopplats till kompetensprojektet: ”Det ger en jättebra stomme och är en viktig nyckelfaktor som hjälper oss att identifiera behov och möjligheter” säger Anna.

Framgångsfaktor: Nyttja och skapa formella och informella nätverk både inom biblioteksfältet och utanför

Arbeta med hela bredden av biblioteksuppdraget

Det pågår fortfarande interna diskussionerna om huruvida biblioteken bör beakta digitalisering som en viktig förändringskraft i sin egen utveckling. Det kommer ofta till uttryck i ett ifrågasättande av huruvida biblioteket verkligen ska stödja medborgarna vad gäller användningen av e-tjänster och andra interaktionsformer med andra myndigheter och privata aktörer. Och om det är så – behöver alla göra det? Diskussioner kring digital handledning förs på flera intervjuade bibliotek. 

Den interna diskussionen huruvida det är rimligt att ha ett så stort utvecklingsfokus på just digitalisering har gjort att arbetet förtydligats något i Helsingborg. Catharina i Helsingborg berättar: ”Delar av verksamheten tyckte inte att vi jobbade nog mycket med läsning, vi är bättre på att säga det nu: Man använder tekniken i sitt läsfrämjande arbete, skapar berättelser, visar upp med hjälp tekniska verktyg. Tekniken och läsningen främjar varandra. Det är lätt att tänka att teknik är teknik, men teknik är hjälpmedel. Vi försöker koppla berättandet till tekniken.”

Liknande resonemang har Anna i Luleå och ger ett exempel på hur utforskandet av podd som kommunikationsform ledde till att verksamheten skapande en bokpodd, som nu drivs av ordinarie personal.

Samtidigt är det viktigt att slå fast att stödja medborgarnas informationsbehov är en kärnverksamhet oavsett format. Catharina i Helsingborg konstaterar att det ”handlar om att förhålla sig till information och förstå hur informationslandskapet fungerar. Vi ska inte vara experter på det myndigheterna arbetar med, men visst ska vi lotsa användarna. Tidigare skedde detta i pappersform, nu sker det digitalt. Det är bara nya gränssnitt.”

Framgångsfaktor: Teknik har inget egenvärde i sig, utan måste användas för att utveckla hela bredden av biblioteksuppdraget

Lärande leder till nytt lärande

De fem intervjuade biblioteken har arbetat hårt med att höja de digitala kompetenserna under de senaste åren – och resultatet syns inte bara i självskattningstestet utan också i verksamheten.

Verksamheter har utvecklats, ofta till följd av kompetensutvecklingen men också reaktivt, utifrån förändringar i omvärlden. Catharina i Helsingborg reflekterar: ”Att utvecklas i takt är svårt, antingen är vi före eller efter, det finns alltid en otakt. Men ibland blir det akutläge, viss utveckling sker inte förrän det är absolut nödvändigt. Det kanske inte gick innan, men sen plötsligt går det jättebra, som användandet av digitala möten i och med pandemin.”

En stor förändring knyter de intervjuade till attityder och förhållningssätt:

”I och med att vi fått ett återkommande tillfälle som etablerats finns det en förväntning på att man ska få lära sig mer.” konstaterar Tomas i Sigtuna.

I Helsingborg ser man en förändring i hur man förhåller sig till lärandet: ”Det har skett en förflyttning – medarbetarna pratar om att man lär sig tillsammans nu. Det kan vara tillsammans med kollegor, eller med användarna i aktiviteter och i handledningstillfällena” säger Lotta.

Kungälv återkommer till att man idag är bättre på att reflektera kring vardagen och lära sig av den och Hanna i Åre konstaterar att man var förberedd när pandemin krävde att verksamheten ställde om: ”Jag tror inte vi varit lika snabb vad det gäller att växla om utan det här tidigare arbetet. Även om det känns helt naturligt nu, så tror jag absolut det hjälpt. Vi hade kanske inte alla kunskaper, men vi har mentalt förberett oss på att detta går att undersöka och kolla upp, det är en digitalt mognad.”

Framgångsfaktor: Lärandet leder till nya förhållningssätt, nya sätt att reflektera och en vilja att lära ytterligare

Digitalt först med användaren i fokus har gett en ram och en legitimitet till de intervjuades uppdrag. Lärandet behöver alltid utgå från verksamhetens behov, men externa resurser såsom materialet på Digiteket och de regionala bibliotekens lärtillfällen är stöd ”som man kan luta sig mot och som lyfter frågan för bibliotek generellt. Uppdraget har skapat en bred acceptans och intresse för detta. Förut resonerades det mer som att vi tar det sen. Det synsättet har förändrats, det vi gör spelar stor roll.” avslutar Tomas i Sigtuna.

Tack till Hanna, Henrik, Tomas, Catharina, Lotta, Catharina, Nadine och Anna som reflekterat kring det lärande som skett på respektive bibliotek de senaste åren.

Reflektionsfrågor

Samtalen utgick från nedanstående frågor. Om ni vill reflektera kring ert lärande, kan de kanske vara till hjälp:

  • Har ni aktivt prioriterat att stärka medarbetarnas digitala kompetenser de senaste åren?
  • Hur har arbetsgruppen arbetat med att identifiera vad ni behöver lära er mer om?
  • Hur har ni organiserat lärandet? Vilka är de viktigaste sätten som medarbetarna utvecklar sina kompetenser hos er?
  • Är kompetensutvecklingen på något sätt kopplat till medarbetarsamtal eller avstämningar med chef?
  • Samarbetar ni med något annat folkbibliotek eller det regionala biblioteket när det gäller detta?
  • Har de tjänster och den verksamhet som ni erbjudit utvecklats i takt med kompetensutvecklingen?
  • Har ni upplevt något som är svårt eller markt ett hinder i detta arbete som ni beskrivit för mig?
  • Biblioteken har varit under ett starkt utvecklingstryck de senaste åren: en snabb samhällsutveckling, stärkta bibliotek, Digitalt först med användaren i fokus och pandemin bland annat. Finns det något ni tänker där just Digitalt först har hjälpt er att utvecklas där ni är just nu?