Digitala studiebesök

Corona-epidemin med dess reserestriktioner har förändrat förutsättningarna för många delar av våra verksamheter. Verksamheter och aktiviteter som vi tidigare svårligen kunde tänka oss som digitala, har vi tvingats utforska i rask takt. Ett av dessa är studiebesök.

Digitala studiebesök

Bild: Medarbetare från Uppsala och Håbo besöker Umeå stadsbibliotek som arbetar med tjänstedesign

 

Biblioteksutveckling Region Uppsala arbetar just nu med ett projekt som heter ”Med användaren i fokus”. Projektet syftar till att utveckla kunskaperna kring tjänstedesignmetoder, tillsammans med biblioteken i Uppsala län. Målet är att skapa lärresurser till Digiteket som kommer alla till del.

Eftersom många bibliotek redan idag arbetar med detta, behöver projektets deltagare förstås lyssna in vad som sker på bibliotek runt om i landet. Men går det att göra, fast man inte kan resa dit? Det visade sig gå utmärkt! Biblioteksutveckling Region Uppsala bjuder in till en rad digitala studiebesök under maj och juni. Men vad skiljer ett digitalt studiebesök från ett fysiskt?

Emma Rolander, projektledare för Med användaren i fokus, svarar:

Inom projektet hade vi planerat in ett antal fysiska studiebesök till biblioteksverksamheter som jobbar med tjänstedesign i närområdet, men så kom rese- och mötesrestriktionerna i mars och vi fick ställa in dem. När så hela vår arbetsvardag ställdes om till digitala möten så fick vi tänka om. Vi insåg att med tanke på att vårt fokus med studiebesöken var att få reda på mer om hur de jobbat och jobbar med tjänstedesign, borde det vara fullt möjligt att ställa om och hålla dessa digitalt, också.  Som en bonus hade vi då också möjlighet att röra oss mycket längre från Uppsala och ta del av fler erfarenheter.

Hur går ett digitalt studiebesök till?

Våra studiebesök är entimmesmöten där vi samtalar om arbetet med tjänstedesign på det bibliotek vi möter. Vi har valt ett upplägg där vår tjänstedesignscoach i projektet, Jeanin Day från Inuse, håller en intervju och resten av oss som deltar flikar in frågor i chatten. Upplägget är valt för att lägga så lite press som möjligt på biblioteket vi besöker. De behöver inte förbereda någon presentation eller visning om de inte vill, utan förväntas bara samtala.

Vilka är vinsterna med att göra ett digitalt studiebesök, jämfört med ett fysiskt studiebesök? Och vad går man miste om?

För oss finns det flera vinster. Bland annat är det tidseffektivt och kräver inga resor vilket förenklar för oss som deltar. Vi försöker hålla ramen på en timme vilket gör att det är betydligt enklare för alla inblandade att kunna delta. Eftersom man deltar via sin digitala enhet kan du såklart delta oavsett om du befinner dig på jobbet eller jobbar hemma. Entimmesupplägget gör också att mötet blir mer stringent och vi går rakt in på ämnet för dagen. Att vi lägger upp det som en intervju gör att de som tar emot oss inte behöver förbereda sig lika mycket om de hade behövt göra om vi hade kommit på besök. Vi har också möjlighet att möta bibliotek som ligger längre bort från oss geografiskt. Nu genomför vi studiebesök både i Umeå och i Landskrona.

En nackdel är ju förstås att vi inte får tillfälle att besöka själva verksamheterna och uppleva deras fysiska miljöer. Överlag med digitala möten tar man ju också bort en del av det otvungna samtal som sker när människor möts, vilket ofta genererar intressanta frågor och diskussioner samt bygger relationer. Det gäller absolut här också. I samband med studiebesök kan det ju uppstå intressanta diskussioner både med de man besöker och bland oss deltagare, och både på plats och under resan dit.

Hur funkar det rent tekniskt?

Vi möts i ett vanligt Teams-möte där man deltar antingen från egen dator eller bibliotekets mötesrum. Det bibliotek som vill har möjlighet att presentera bilder, med andra samtalar vi bara. Hittills har det fungerat bra, även om det såklart ställer krav på att vi alla har tillgång till bra uppkoppling.

Är detta något ni kommer att fortsätta med även efter det att pandemin och reserestriktionerna upphört?

Det tror jag absolut utifrån våra positiva upplevelser hittills.  Det kommer att ge oss en större möjlighet att anordna intressanta samtal med verksamheter på andra platser i landet. Särskilt när vi vill mötas kring ett särskilt tema eller verksamhet som inte kräver upplevelse av den fysiska miljön.

Ida Hedin, bibliotekarie på Bibliotek Uppsala, deltar i de digitala studiebesöken. Hur är det att delta i ett digitalt studiebesök?

De digitala studiebesök jag har deltagit i har varit mycket bra! Vi har haft en moderator eller mötesledare som är insatt i området och som kunnat ställa relevanta och bra frågor till personerna som studiebesöks. Det tror jag är en framgångsfaktor. Det har gjort mötena väldigt strukturerade och tydliga.

Hur skiljer sig ett digitalt studiebesök, jämfört med ett fysiskt studiebesök?

Det är väldigt fokuserat och effektivt! Det är lätt att hålla tiden, ingen vill ju låta kollegor från hela landet sitta och vänta! Det kräver naturligtvis bra teknik och god uppkoppling. Det man kan missa är ju kroppsspråk och ansiktsuttryck. Det kan vara svårare att ha en spontan diskussion i ett digitalt möte. Det kan kännas som en större grej att ställa en fråga. Men det gissar jag mest är en vanesak. Ett studiebesök angående en specifik fråga, som inte gäller fysisk utrustning, funkar alldeles utmärkt i digital miljö. Det kan ev. vara svårare om man 

till exempel ska titta på inredning, färgval etc. Det är naturligtvis en stor vinst tidsmässigt att inte behöva resa. Det är ju också möjligt att besöka platser som ligger långt bort, som vanligtvis kanske skulle väljas bort eftersom det helt enkelt tar för lång tid att resa dit. Inspelningsfunktionen i mötesverktygen gör det ju också möjligt att gå tillbaka och lyssna till vad som sas i efterhand. Fler kollegor kan ju också ta del av studiebesöken, antingen när de pågår eller i efterhand.

Vad är värdet i ett studiebesök (fysiskt eller digitalt) för dig i ditt jobb?

Att höra hur kollegor på andra arbetsplatser arbetar och hur andra organisationer arbetar. Det kan vara inspirerande och även ge en välbehövlig knuff att komma igång med nya projekt. Också viktigt att del av kollegors goda och mindre goda erfarenheter för att förhoppningsvis kunna ta vara på det som är bra och undvika att upprepa saker som inte fungerat. 

 

Författare: Eleonor Grenholm